{"id":3067,"date":"2025-12-05T07:27:19","date_gmt":"2025-12-05T06:27:19","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/?p=3067"},"modified":"2026-01-16T12:08:48","modified_gmt":"2026-01-16T11:08:48","slug":"le-service-culture-et-mediation-scientifique-modernise-son-systeme-de-planification-et-de-reservation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/le-service-culture-et-mediation-scientifique-modernise-son-systeme-de-planification-et-de-reservation\/","title":{"rendered":"Le Service Culture et M\u00e9diation scientifique modernise son syst\u00e8me de planification et de r\u00e9servation"},"content":{"rendered":"\n

Contexte<\/h2>\n\n\n\n

Le Service Culture et M\u00e9diation scientifique (SCMS) propose des programmes culturels et de m\u00e9diation scientifique \u00e0 destination du grand public dont L\u2019\u00c9prouvette qui propose des activit\u00e9s p\u00e9dagogiques et pratiques dans de nombreux domaines de la science. Pour g\u00e9rer ces activit\u00e9s, le SCMS utilisait une application cr\u00e9\u00e9e en interne et int\u00e9gr\u00e9e \u00e0 Sylvia, qui est notre syst\u00e8me de gestion des \u00e9tudes.<\/p>\n\n\n\n

Dans le cadre de la modernisation de Sylvia, la strat\u00e9gie est de ne conserver que les applications directement li\u00e9es \u00e0 la gestion des \u00e9tudes dont le d\u00e9veloppement en interne se justifie. Les applications pouvant \u00eatre substitu\u00e9es par des solutions standards du march\u00e9 plus adapt\u00e9es, plus \u00e9volutives et plus flexibles sont sorties de Sylvia. L\u2019application pour la gestion de L\u2019\u00c9prouvette faisant partie de cette cat\u00e9gorie, elle a donc \u00e9t\u00e9 remplac\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

But de la nouvelle solution<\/h2>\n\n\n\n

Dans le cadre de son activit\u00e9 de m\u00e9diation scientifique, le SCMS propose de multiples ateliers pour des publics allant des enfants aux adultes en passant par les activit\u00e9s scolaires. Ces ateliers sont anim\u00e9s par plus d\u2019une centaine d\u2019animateurs \u00e0 temps partiel. Ce fonctionnement par petites \u00e9quipes rend la planification, la coordination, la gestion des ressources, le suivi des disponibilit\u00e9s des animateurs et toutes les d\u00e9marches administratives en g\u00e9n\u00e9ral particuli\u00e8rement complexe. Le nouveau syst\u00e8me devait donc permettre un suivi fin, plus ais\u00e9 et plus rapide des diff\u00e9rentes contraintes li\u00e9es \u00e0 l\u2019organisation, le suivi des ateliers et les interactions avec le public.<\/p>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me de r\u00e9servation en place n\u2019\u00e9tait plus adapt\u00e9 aux besoins du public. Pour les particuliers, le processus d\u2019inscription se r\u00e9v\u00e9lait complexe : absence de liste d\u2019attente, absence de jauge maximale, interface peu intuitive, impossibilit\u00e9 de r\u00e9gler les ateliers en ligne et obligation de payer en esp\u00e8ces le jour de l\u2019activit\u00e9, etc. Du c\u00f4t\u00e9 des \u00e9tablissements scolaires, la proc\u00e9dure de r\u00e9servation \u00e9tait particuli\u00e8rement lente, retardant l\u2019envoi des confirmations d\u00e9finitives. Le dispositif ne correspondait plus aux standards actuels. L\u2019objectif du projet \u00e9tait donc de simplifier les d\u00e9marches, faciliter l\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information, diversifier les modes de paiement et r\u00e9duire les d\u00e9lais de traitement.<\/p>\n\n\n\n

\"L'ancienne
L’ancienne interface de commande de l’\u00c9prouvette<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

L\u2019organisation des ateliers demandait \u00e9galement une coordination complexe et donc une perte de temps pour les \u00e9quipes. Les nouveaux outils devaient donc permettre une planification plus ais\u00e9e pour les organisateurs et d\u2019augmenter les capacit\u00e9s d\u2019animation du SCMS par la m\u00eame occasion.<\/p>\n\n\n\n

La solution combine une application, une billetterie et un outil de planification<\/h2>\n\n\n\n

Premi\u00e8rement, le produit MAPADO est utilis\u00e9 comme solution de billetterie. Il int\u00e8gre les fonctionnalit\u00e9s n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion des r\u00e9servations, \u00e0 leur suivi, au contr\u00f4le de la fr\u00e9quentation des ateliers ainsi qu\u2019au traitement des paiements et \u00e0 la gestion de la base de donn\u00e9es des participants. C\u2019est \u00e9galement lui qui interagit avec les participants, \u00e0 travers le site web du SCMS.<\/p>\n\n\n\n

Les avantages de cet outil sont, pour le public, des processus similaires \u00e0 d\u2019autres sites de r\u00e9servation connus, ce qui facilite son utilisation. De plus, comparativement au syst\u00e8me pr\u00e9c\u00e9dent, il y a une augmentation du nombre de fonctionnalit\u00e9s comme l\u2019int\u00e9gration des diff\u00e9rents types de paiement. Pour les collaborateurs, l\u2019outil permet un suivi des ventes en temps r\u00e9el ainsi qu\u2019un suivi de la relation client (CRM) qui \u00e9tait absent dans le syst\u00e8me pr\u00e9c\u00e9dent.<\/p>\n\n\n\n

\"panier
Le \u00ab\u00a0panier\u00a0\u00bb dans la nouvelle interface MAPADO<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Deuxi\u00e8mement, le produit de planification ORFEO, sp\u00e9cialis\u00e9 dans les m\u00e9tiers du spectacle, est un outil \u00e0 usage interne du SCMS et qui doit simplifier la gestion et les t\u00e2ches de l\u2019ensemble des personnes impliqu\u00e9es dans les activit\u00e9s de L\u2019\u00c9prouvette. Il permet, par exemple, une meilleure planification des heures de travail, la r\u00e9colte et le suivi des indisponibilit\u00e9s, et le suivi des heures de travail effectu\u00e9es pour chacun des animateurs. Cet outil propose \u00e9galement une application mobile pour les animateurs dont le travail n\u2019est pas cantonn\u00e9 \u00e0 un bureau.<\/p>\n\n\n\n

A noter que ces applications \u00e9tant d\u00e9j\u00e0 utilis\u00e9es par La Grange, le besoin de formation est donc faible et l\u2019UNIL \u00e9vite de disperser ses comp\u00e9tences dans de multiples outils diff\u00e9rents.<\/p>\n\n\n\n

\"liste
Le r\u00e9sum\u00e9 de vos commandes dans la nouvelle interface MAPADO<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Les avantages de la nouvelle solution<\/h2>\n\n\n\n

Fini le cash dans votre poche \u00e0 apporter le jour de l\u2019atelier. Le paiement se fait d\u00e9sormais \u00e0 la r\u00e9servation, avec diff\u00e9rentes cartes, y compris TWINT. Vous pouvez donc aller \u00e0 l\u2019activit\u00e9 sans devoir vous pr\u00e9occuper de cet aspect.<\/p>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me indique les activit\u00e9s qui sont compl\u00e8tes et ne permet pas une r\u00e9servation au-del\u00e0 du nombre maximum, ce qui n\u2019\u00e9tait pas le cas avant. Plus de risque qu\u2019une r\u00e9servation soit refus\u00e9e apr\u00e8s-coup. A noter que le public a \u00e9galement acc\u00e8s \u00e0 divers outils standards comme son historique, l\u2019usage d\u2019un panier, etc.<\/p>\n\n\n\n

Pour les \u00e9coles qui r\u00e9servent une activit\u00e9, il n\u2019est plus n\u00e9cessaire d\u2019attendre des semaines avant de recevoir une confirmation pour l\u2019activit\u00e9, parfois trop tardivement. Les t\u00e2ches de planification qui se faisaient apr\u00e8s la r\u00e9servation sont d\u00e9sormais faites en amont. La confirmation est donc imm\u00e9diate au moment de la r\u00e9servation. L\u2019enseignant peut donc r\u00e9server et s\u2019organiser sans devoir chercher une solution alternative en cas de non-confirmation.<\/p>\n\n\n\n

\"site
Le site de l’\u00c9prouvette avec la nouvelle interface<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Bien que le site web principal ait peu chang\u00e9, les pages d\u00e9di\u00e9es aux diff\u00e9rentes activit\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 remani\u00e9es pour int\u00e9grer les informations suppl\u00e9mentaires. Je ne peux donc que vous encourager \u00e0 aller voir le site de L\u2019\u00c9prouvette pour y d\u00e9couvrir leurs activit\u00e9s et le nouveau programme. Naturellement, pour se rendre compte du fonctionnement de la nouvelle solution, il faut participer \u00e0 une activit\u00e9. C\u2019est donc l\u2019occasion d\u2019aller d\u00e9couvrir un nouveau domaine pour vous ou pour vos enfants parmi les nombreuses activit\u00e9s propos\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

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Des questions, commentaires ou souhaits de pr\u00e9cisions techniques ?<\/p>\n\n\n\n

L\u2019\u00e9quipe du programme vous lira avec plaisir \u00e0 l\u2019adresse modernisation.sylvia@unil.ch<\/a> !<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

En savoir plus<\/a><\/h3>\n\n\n\n