{"id":1623,"date":"2023-03-27T08:00:00","date_gmt":"2023-03-27T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/?p=1623"},"modified":"2023-03-31T07:19:14","modified_gmt":"2023-03-31T05:19:14","slug":"les-boites-email-partagees-debarquent-a-lunil","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/les-boites-email-partagees-debarquent-a-lunil\/","title":{"rendered":"Les boites email partag\u00e9es d\u00e9barquent \u00e0 l\u2019UNIL"},"content":{"rendered":"\n

Le Centre informatique a r\u00e9cemment entrepris des travaux pour moderniser les demandes de comptes informatiques UNIL via des formulaires en ligne. Il en a aussi profit\u00e9 pour mettre en place un nouveau syst\u00e8me de boites email partag\u00e9es qui viendra progressivement remplacer les comptes g\u00e9n\u00e9riques lorsque cela est possible.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u2019est-ce qu\u2019une boite email partag\u00e9e ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De plus en plus d’entreprises de toutes tailles optent pour les boites email partag\u00e9es. Cette option permet \u00e0 plusieurs utilisatrices et utilisateurs de partager la m\u00eame adresse email, offrant de nombreux avantages par rapport aux comptes g\u00e9n\u00e9riques. En effet, les comptes g\u00e9n\u00e9riques n\u00e9cessitent une connexion via un nom d\u2019utilisateur et un mot de passe, cela implique de partager ce mot de passe avec toutes les personnes de l\u2019\u00e9quipe et, en cas de changement dans cette \u00e9quipe, les proc\u00e9dures pour limiter l\u2019acc\u00e8s \u00e0 la personne qui quitte ses fonctions sont relativement lourdes. Il faut changer le mot de passe et reconfigurer toutes les boites email, ce qui peut prendre un temps consid\u00e9rable.<\/p>\n\n\n\n

Les boites email partag\u00e9es, quant \u00e0 elles, permettent \u00e0 chaque personne d’utiliser son propre compte UNIL pour acc\u00e9der \u00e0 la boite email partag\u00e9e, gr\u00e2ce \u00e0 une autorisation attribu\u00e9e par l\u2019administratrice ou l’administrateur en charge de la boite partag\u00e9e. Cela r\u00e9duit consid\u00e9rablement les risques de piratage ou d’acc\u00e8s non autoris\u00e9s, car il suffit alors de retirer la personne du groupe et le reste de l\u2019\u00e9quipe ne doit pas reconfigurer compl\u00e8tement les acc\u00e8s. Fini donc les nombreux post-it et autres notes pour vous souvenir du nouveau mot de passe de la boite \u00ab secretariat-cool@unil.ch \u00bb !<\/p>\n\n\n

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\"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Il est parfois difficile de se souvenir de tous les mots de passe des comptes partag\u00e9s !<\/p>\n\n\n\n

Un des autres avantages est l\u2019am\u00e9lioration de la collaboration entre les membres de l’\u00e9quipe, mais aussi la flexibilit\u00e9 qu\u2019apporte ce syst\u00e8me. Lorsque plusieurs personnes ont acc\u00e8s \u00e0 la m\u00eame boite email, il est plus facile de travailler ensemble sur des projets et de r\u00e9pondre de mani\u00e8re efficace. Les membres de l’\u00e9quipe peuvent lire et r\u00e9pondre aux messages de la boite en temps r\u00e9el, ce qui facilite la communication et la coordination. De plus, une boite partag\u00e9e poss\u00e8de \u00e9galement un calendrier <\/strong>avec les m\u00eames fonctionnalit\u00e9s que celui d\u2019une boite personnelle. Tous les membres du groupe correspondant ont donc un acc\u00e8s complet au calendrier qui peut \u00eatre utilis\u00e9 comme calendrier partag\u00e9 pour annoter et planifier les \u00e9v\u00e9nements de l\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9videmment, beaucoup de ces fonctionnalit\u00e9s sont disponibles avec les comptes g\u00e9n\u00e9riques, n\u00e9anmoins les boites email partag\u00e9es simplifient et am\u00e9liorent tous les processus qu\u2019implique le partage d\u2019une adresse email avec l\u2019effet positif d\u2019am\u00e9liorer grandement la s\u00e9curit\u00e9 de vos boites partag\u00e9es. Cela repr\u00e9sente donc une situation gagnante pour de nombreuses personnes \u00e0 l’UNIL qui sont souvent amen\u00e9es \u00e0 travailler avec des boites email g\u00e9n\u00e9riques.<\/p>\n\n\n\n

Les boites email partag\u00e9es \u00e0 l\u2019UNIL<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Qu\u2019on se le dise tout de suite, les comptes g\u00e9n\u00e9riques UNIL d\u00e9j\u00e0 cr\u00e9\u00e9s ne vont pas imm\u00e9diatement disparaitre avec l\u2019arriv\u00e9e des boites partag\u00e9es. En effet, dans un premier temps, seules les nouvelles boites email partag\u00e9es profiteront de ce nouveau syst\u00e8me. Les comptes g\u00e9n\u00e9riques existants resteront donc actifs en parall\u00e8le. \u00c0 noter qu\u2019une migration est pr\u00e9vue lorsque cela sera possible et le Centre informatique informera les personnes concern\u00e9es au moment de la transition.<\/p>\n\n\n\n

De plus, certains comptes g\u00e9n\u00e9riques de l\u2019UNIL sont utilis\u00e9s pour g\u00e9rer des fonctionnalit\u00e9s plus complexes qu\u2019une \u00ab simple \u00bb boite email. Si c\u2019est le cas pour un de vos comptes, ne vous inqui\u00e9tez pas, ces comptes ne sont pas concern\u00e9s par le passage aux boites email partag\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019UNIL propose donc d\u00e9sormais 3 types d’adresses g\u00e9n\u00e9riques :<\/h3>\n\n\n\n

L\u2019Alias<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

L\u2019Alias est souvent utilis\u00e9 pour faciliter la transmission d\u2019une adresse, par exemple pour r\u00e9duire la longueur d\u2019une adresse personnelle avec nom de famille tr\u00e8s long. L’email g\u00e9n\u00e9rique est donc un alias de l’adresse email personnelle<\/strong>. Dans ce cas, les messages envoy\u00e9s \u00e0 l’email g\u00e9n\u00e9rique sont d\u00e9pos\u00e9s directement dans la boite personnelle et on ne peut r\u00e9pondre qu\u2019avec son adresse personnelle. C’est le cas le plus simple et celui qu’il faut choisir si une seule personne doit lire les messages qui sont envoy\u00e9s \u00e0 l’adresse g\u00e9n\u00e9rique.<\/p>\n\n\n\n

Pour cela, le requ\u00e9rant doit simplement envoyer un message \u00e0 helpdesk@unil.ch<\/a> en demandant la cr\u00e9ation d’un alias pour sa boite personnelle en pr\u00e9cisant l’email g\u00e9n\u00e9rique d\u00e9sir\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

La boite email partag\u00e9e<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Si vous avez besoin qu\u2019une \u00e9quipe acc\u00e8de \u00e0 une adresse et puisse r\u00e9pondre en tant qu\u2019une seule entit\u00e9 avec la m\u00eame adresse, par exemple \u00ab secretariat-cool@unil.ch \u00bb, il vous faut une boite email partag\u00e9e. Ces boites sont par exemple souvent utilis\u00e9es par des secr\u00e9tariats qui doivent centraliser toutes les demandes et doivent pouvoir r\u00e9pondre de la part de secr\u00e9tariat. L’email g\u00e9n\u00e9rique est donc celui d’une boite email partag\u00e9e<\/strong>. Cette derni\u00e8re peut \u00eatre consult\u00e9e par une ou plusieurs personnes auxquelles le droit d’acc\u00e8s a \u00e9t\u00e9 donn\u00e9. Les personnes ayant acc\u00e8s \u00e0 la boite partag\u00e9e peuvent aussi envoyer des messages avec l’adresse g\u00e9n\u00e9rique comme adresse d’exp\u00e9diteur. L’outil de gestion des groupes permet de cr\u00e9er soi-m\u00eame une telle boite, et est accessible \u00e0 toute personne ayant acc\u00e8s aux applications de l’intranet administratif. Les membres du groupe correspondant sont celles et ceux qui ont le droit acc\u00e8s \u00e0 la boite.<\/p>\n\n\n\n

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Pour plus de d\u00e9tails sur la cr\u00e9ation et l’utilisation d’une telle boite, nous vous conseillons le wiki du Centre informatique<\/a> qui vous explique entre autres comment cr\u00e9er une boite partag\u00e9e<\/a> depuis la gestion des groupes, mais aussi comment les utiliser<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Les groupes cr\u00e9\u00e9s dans l’outil de gestion des groupes ont une dur\u00e9e de validit\u00e9 de 1 an<\/strong>. Chaque responsable de groupe est averti par email de la prochaine expiration un mois avant.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

La liste de diffusion \u00e9lectronique<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Si vous avez besoin d\u2019une adresse unique pour contacter plusieurs personnes, mais ces personnes ne doivent pas r\u00e9pondre avec la m\u00eame adresse, alors une liste de diffusion peut \u00eatre plus simple que la boite partag\u00e9e. Par exemple \u00e0 l\u2019UNIL, l\u2019adresse \u00ab\u00a0tous-unil@unil.ch\u00a0\u00bb est une liste de diffusion. L’email g\u00e9n\u00e9rique est donc celui d’une liste de diffusion \u00e9lectronique<\/strong>. Une telle liste peut \u00eatre cr\u00e9\u00e9e depuis l’outil de gestion des groupes.<\/p>\n\n\n\n

Concr\u00e8tement, comment \u00e7a se passe ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Une fois que vous aurez acc\u00e8s \u00e0 la boite partag\u00e9e, vous avez deux choix pour consulter cette boite :<\/p>\n\n\n\n