{"id":1542,"date":"2023-01-20T12:00:00","date_gmt":"2023-01-20T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/?p=1542"},"modified":"2023-01-24T08:00:47","modified_gmt":"2023-01-24T07:00:47","slug":"microsoft-teams-un-outil-indispensable-pour-collaborer-en-ligne","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/microsoft-teams-un-outil-indispensable-pour-collaborer-en-ligne\/","title":{"rendered":"Microsoft Teams : un outil indispensable pour collaborer en ligne"},"content":{"rendered":"\n

Depuis que le t\u00e9l\u00e9travail est devenu une habitude plut\u00f4t qu\u2019une exception, les outils de collaboration en ligne n\u2019ont cess\u00e9 de se d\u00e9velopper afin de r\u00e9pondre aux besoins d\u2019un travail en \u00e9quipe r\u00e9ussi. L\u2019Universit\u00e9 de Lausanne a opt\u00e9 pour l\u2019application Microsoft Teams qui s\u2019int\u00e8gre avec la suite Microsoft 365 qui est d\u00e9j\u00e0 utilis\u00e9e par une majorit\u00e9 des membres de la communaut\u00e9 UNIL. D\u00e9couvrez les fonctionnalit\u00e9s et avantages d\u2019utiliser ce produit pour collaborer en \u00e9quipe et d\u00e9bloquer un nouveau potentiel !<\/p>\n\n\n\n

Discuter et chatter pour mieux collaborer<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Teams permet d\u2019accueillir vos conversations de fa\u00e7on structur\u00e9e: fini les fils de discussion interminables, avec des emails souvent envoy\u00e9s en r\u00e9pondant \u00e0 tous.<\/p>\n\n\n\n

En effet, Teams vous permet, tout comme d\u2019autres logiciels de chat tel que Whatsapp ou encore Signal, de discuter par message, par conversation audio ou encore par vid\u00e9o avec n\u2019importe quelle personne de l\u2019UNIL qui utilise aussi Teams. De plus, l\u00e0 o\u00f9 Teams se d\u00e9marque du simple logiciel de chat, c\u2019est qu\u2019il vous permet de s\u00e9parer vos projets en cr\u00e9ant diverses \u00e9quipes et diff\u00e9rents canaux et donc de discuter en groupe. Vous pouvez ensuite utiliser la fen\u00eatre de chat dans vos \u00e9quipes pour mener des conversations rapides avec vos coll\u00e8gues. Mais vous pouvez aussi passer un appel vocal ou lancer une visioconf\u00e9rence instantan\u00e9ment depuis cette m\u00eame fen\u00eatre. Ce genre de fonctionnalit\u00e9 est tr\u00e8s pratique lorsqu\u2019il s\u2019agit par exemple de se mettre d\u2019accord sur une date ou pour prendre des d\u00e9cisions \u00e0 plusieurs sans devoir \u00e9changer une foule d\u2019emails.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Les formations disponibles<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Vous souhaitez utiliser Teams, mais vous ne savez pas par o\u00f9 commencer ? Votre compte UNIL vous donne acc\u00e8s \u00e0 la plateforme de formation Linkedin Learning qui propose de nombreux cours sur l\u2019utilisation du logiciel Teams.<\/p>\n\n\n\n

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L’essentiel de Microsoft teams<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
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Le comit\u00e9 de r\u00e9daction du blog du Ci utilise r\u00e9guli\u00e8rement Teams pour planifier ses r\u00e9unions, proposer des articles et valider des publications.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Partager des fichiers en toute simplicit\u00e9 et les \u00e9diter<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Besoin de partager un fichier ? Teams vous permet de partager des fichiers directement sur le chat pour que vos coll\u00e8gues puissent y avoir instantan\u00e9ment acc\u00e8s. De plus, s\u2019il s\u2019agit d\u2019un fichier Microsoft (Word, Excel ou Powerpoint), toute l\u2019\u00e9quipe pourra l\u2019ouvrir et l\u2019\u00e9diter directement depuis Teams simultan\u00e9ment. Une fonctionnalit\u00e9 id\u00e9ale lorsqu\u2019il faut rapidement pouvoir corriger un document avant, pendant ou apr\u00e8s une r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n

C\u00f4t\u00e9 s\u00e9curit\u00e9, tous ces fichiers sont stock\u00e9s dans le cloud suisse de Microsoft et crypt\u00e9s avec des cl\u00e9s priv\u00e9es \u00e0 l\u2019Universit\u00e9 de Lausanne. Teams est donc une bien meilleure solution et alternative aux outils de travail collaboratif comme Google Docs ou Dropbox qui ne r\u00e9pondent pas aux standards de s\u00e9curit\u00e9 fix\u00e9s par l\u2019UNIL.<\/p>\n\n\n\n

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Le comit\u00e9 de r\u00e9daction du blog du Ci utilise r\u00e9guli\u00e8rement Teams pour corriger les articles afin de s\u2019assurer de travailler sur la m\u00eame version et pouvoir les publier rapidement.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Remplacer son t\u00e9l\u00e9phone physique<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Vous avez la possibilit\u00e9, via le syst\u00e8me de t\u00e9l\u00e9phonie de Teams, de remplacer compl\u00e8tement votre t\u00e9l\u00e9phone physique et acc\u00e9der au syst\u00e8me de t\u00e9l\u00e9phonie de l\u2019UNIL sur n\u2019importe quels smartphones ou ordinateurs suite \u00e0 une demande en ligne. Vous pouvez donc rester joignable via votre num\u00e9ro UNIL depuis votre ordinateur chez vous sans passer par un complexe syst\u00e8me de transfert.<\/p>\n\n\n\n

Peur d\u2019\u00eatre joignable 24h\/24 pour le boulot ? L\u2019application Teams vous permet de configurer des heures de disponibilit\u00e9 afin de ne pas \u00eatre d\u00e9rang\u00e9 en dehors de vos heures de travail. Et vous avez toujours le choix de quitter l\u2019application pour \u00e9viter tout contact.<\/p>\n\n\n\n

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Teams vous permet de composer n’importe quel num\u00e9ro, que la personne que vous cherchiez \u00e0 contacter poss\u00e8de un compte Teams ou non.<\/figcaption><\/figure>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
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Teams vous permet de facilement d\u00e9finir vos disponibilit\u00e9s afin de ne pas \u00eatre d\u00e9rang\u00e9 lorsque vous \u00eates en dehors de vos heures de travail.<\/figcaption><\/figure>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

La visioconf\u00e9rence avec des bonus !<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Comme mentionn\u00e9 plus haut, une des fonctionnalit\u00e9s principales de Teams est la visioconf\u00e9rence. Tout comme Zoom ou tout autre outil du genre, Teams vous permet de facilement planifier des s\u00e9ances en visioconf\u00e9rence. De plus, Teams s\u2019int\u00e8gre parfaitement avec les calendriers Outlook de l\u2019UNIL et peut donc facilement vous proposer des cr\u00e9neaux horaires qui pourront satisfaire toute votre \u00e9quipe. <\/p>\n\n\n\n

Toutes les fonctionnalit\u00e9s int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 Teams restent disponibles durant la visioconf\u00e9rence, vous pouvez donc modifier un ordre du jour, \u00e9crire un PV, partager une pr\u00e9sentation ou m\u00eame poser une question \u00e0 une autre \u00e9quipe pendant la s\u00e9ance.<\/p>\n\n\n\n

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La visioconf\u00e9rence sous Teams vous permet de discuter en \u00e9quipe facilement !<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Des applications pour des fonctionnalit\u00e9s suppl\u00e9mentaires<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Teams permet l\u2019int\u00e9gration d\u2019applications externes afin de r\u00e9pondre \u00e0 certains besoins sp\u00e9cifiques. Vous pouvez, par exemple, rajouter la possibilit\u00e9 d\u2019utiliser un tableau blanc interactif pendant vos s\u00e9ances ou ajouter une fonctionnalit\u00e9 de gestion des t\u00e2ches du type Kanban \u00e0 votre \u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n

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Le comit\u00e9 de r\u00e9daction utilise les fonctionnalit\u00e9s de l\u2019application \u201d Tasks par Planificateur et To Do\u201d pour la gestion des t\u00e2ches et pour g\u00e9rer la publication de ses articles.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Toutes ces applications rajoutent des fonctionnalit\u00e9s qui sont les bienvenues lorsqu\u2019il s\u2019agit de g\u00e9rer un projet enti\u00e8rement \u00e0 distance. Une grande librairie est disponible directement dans l\u2019application Teams, n\u00e9anmoins une majorit\u00e9 de ces applications ne r\u00e9pondent pas n\u00e9cessairement aux standards de l\u2019UNIL (par exemple l\u2019utilisation d\u2019un cloud suisse) et doivent \u00eatre examin\u00e9es par une \u00e9quipe technique avant d\u2019\u00eatre d\u00e9bloqu\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

\"application
L\u2019application \u00ab Whiteboard \u00bb permet de dessiner, coller des Post-it et \u00e9crire comme si vous \u00e9tiez dans une salle physique. Il ne reste plus qu\u2019\u00e0 apprendre \u00e0 dessiner\u2026 <\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

En conclusion<\/h2>\n\n\n\n
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Avec le logiciel Teams, l\u2019UNIL poss\u00e8de un outil solide, qui permet de naviguer plus facilement entre les complications inh\u00e9rentes au t\u00e9l\u00e9travail et les besoins de plus en plus complexes de la bonne gestion d\u2019une \u00e9quipe et de projets. Les nombreux outils qu\u2019il propose sous une m\u00eame application facilitent son utilisation et nous \u00e9vitent de devoir jongler entre plusieurs logiciels. Teams et ses applications int\u00e9gr\u00e9es ont le potentiel de vous faire gagner beaucoup de temps si vous les utilisez adroitement.<\/p>\n\n\n\n

Tout comme lorsque l\u2019email est arriv\u00e9 dans nos bureaux, les outils tels que Teams impliquent n\u00e9cessairement un temps d\u2019adaptation et de transition. Ils ne remplaceront jamais compl\u00e8tement l\u2019utilisation de votre bo\u00eete mail mais, avec un peu de temps et de bonne volont\u00e9, pourront devenir un outil indispensable pour une communication en \u00e9quipe efficace !<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Les bonnes pratiques<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Comme tout logiciel, la prise en mains de Teams n\u00e9cessite un temps d\u2019adaptation. De plus, il est important de mettre en place des proc\u00e9dures avec vos coll\u00e8gues afin de vous accorder sur les types de conversations et de fichiers qui doivent passer par Teams au profit d\u2019une autre m\u00e9thode de communication comme par exemple l\u2019email.<\/p>\n\n\n\n

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Formation : 10 conseils pour gagner en efficacit\u00e9<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Liens utiles<\/h3>\n\n\n\n