{"id":1019,"date":"2022-04-12T15:02:02","date_gmt":"2022-04-12T13:02:02","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/?p=1019"},"modified":"2022-08-16T13:58:51","modified_gmt":"2022-08-16T11:58:51","slug":"la-signature-numerique-debarque-a-lunil-pour-simplifier-les-commandes-informatiques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/la-signature-numerique-debarque-a-lunil-pour-simplifier-les-commandes-informatiques\/","title":{"rendered":"La signature num\u00e9rique d\u00e9barque \u00e0 l\u2019UNIL pour simplifier les commandes informatiques"},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading\">La signatures num\u00e9rique en r\u00e9sum\u00e9<\/h2>\n\n\n\n<p>Contrairement \u00e0 une croyance bien ancr\u00e9e, l\u2019apposition d\u2019une signature manuscrite scann\u00e9e sur certains documents n\u2019a pratiquement aucune valeur juridique. Bien que cette pratique soit repandue \u00e0 l\u2019UNIL, un outil permettant l\u2019apposition de signature avec une valeur juridique a \u00e9t\u00e9 introduit \u00e0 l\u2019UNIL (voir ci-dessous). Mais d\u2019abord, qu\u2019est-ce une signature num\u00e9rique ?<\/p>\n\n\n\n<p>Par rapport \u00e0 la signature manuscrite, la signature num\u00e9rique existe en diff\u00e9rents niveaux de validit\u00e9 l\u00e9gale (ou force probante) en fonction de sa s\u00e9curisation et certification. Le sch\u00e9ma ci-dessous, simplifi\u00e9, montre les trois niveaux principaux mais plusieurs variantes existent.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img alt=\"\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"618\" src=\"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-1024x618.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1024\" srcset=\"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-1024x618.jpg 1024w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-300x181.jpg 300w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-768x464.jpg 768w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-1536x927.jpg 1536w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-540x326.jpg 540w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-1080x652.jpg 1080w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021-1320x797.jpg 1320w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/Aperc\u0327u-signatures-e\u0301lectroniques_Innosuisse_2021.jpg 1708w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><figcaption>Image 1 : Types de signatures \u00e9lectroniques existantes. Source : <span style=\"text-decoration: underline\"><a href=\"https:\/\/www.innosuisse.ch\/inno\/fr\/home\/a-propos\/portail-soumission\/signatures-electroniques.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.innosuisse.ch\/inno\/fr\/home\/a-propos\/portail-soumission\/signatures-electroniques.h<\/a><a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.innosuisse.ch\/inno\/fr\/home\/a-propos\/portail-soumission\/signatures-electroniques.html\" target=\"_blank\">t<\/a><a href=\"https:\/\/www.innosuisse.ch\/inno\/fr\/home\/a-propos\/portail-soumission\/signatures-electroniques.html\">ml<\/a><\/span><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>Ces signatures doivent \u00eatre certifi\u00e9es par l\u2019un des quatre organismes autoris\u00e9s par la conf\u00e9d\u00e9ration. Ces certifications vont bien au-del\u00e0 des signatures auto certifi\u00e9es par divers produits (ADOBE sign, Docusign,\u2026) qui en passant r\u00e9cup\u00e8rent g\u00e9n\u00e9ralement une grande quantit\u00e9 de donn\u00e9es. Dans le cas de l\u2019UNIL, l\u2019application de signature \u00e9lectronique est g\u00e9r\u00e9e par la fondation Switch et la certification se fait par SWISSCOM.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>La signature num\u00e9rique, LA solution pour num\u00e9riser nos processus&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Malheureusement non. La signature num\u00e9rique est un outil indispensable pour finaliser certains processus que l\u2019on d\u00e9sire num\u00e9riser, toutefois c\u2019est largement insuffisant pour la num\u00e9risation d\u2019un processus pour les raisons suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Une signature \u00e9lectronique n\u2019est jamais un processus complet. Dans de nombreux cas, les t\u00e2ches qui pr\u00e9c\u00e8dent et suivent la signature doivent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9es (formulaire, archivage, d\u00e9finition des r\u00f4les, etc.) ce qui repr\u00e9sente un travail important tant organisationnel qu&rsquo;informatique.<\/li><li>L\u2019utilisation d\u2019une signature num\u00e9rique doit \u00eatre approuv\u00e9e par le service juridique de l\u2019UNIL. Il existe en effet diff\u00e9rents types de signatures (voir ci-dessous) et un mauvais choix pourrait avoir des cons\u00e9quences importantes car des documents critiques (un contrat de travail par exemple) pourraient ne pas \u00eatre l\u00e9galement valide.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>A contrario, de nombreux processus ne demandent pas de signature \u00e9lectronique formelle bien que l\u2019on pense souvent le contraire. Le processus concernant les activit\u00e9s accessoires par exemple a \u00e9t\u00e9 num\u00e9ris\u00e9 il y a d\u00e9j\u00e0 longtemps sans signature \u00e9lectronique. Pour ces processus, le travail est souvent plus organisationnel que technique.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>La commande de mat\u00e9riel informatique num\u00e9ris\u00e9e<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-columns is-layout-flex wp-container-core-columns-is-layout-9d6595d7 wp-block-columns-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-column is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\" style=\"flex-basis:66.66%\">\n<p>Le processus de commande de mat\u00e9riel informatique a \u00e9t\u00e9 choisi pour tester la signature \u00e9lectronique \u00e0 l\u2019UNIL. Ce processus est en effet largement r\u00e9pandu, demande de nombreuses signatures, ne demande pas de workflow ou de GED (gestion \u00e9lectronique de documents) particulier tout en n\u2019\u00e9tant pas critique pour le fonctionnement de l\u2019UNIL. De plus, l\u2019obtention de signature manuscrite est rallong\u00e9e en moyenne en cas de t\u00e9l\u00e9travail. Dans cette application, une signature num\u00e9rique de type \u00ab \u00e9lev\u00e9e \u00bb est utilis\u00e9e (voir image 1). Pour ce processus, une petite application d\u00e9velopp\u00e9e en interne permet de faire le lien avec la signature \u00e9lectronique. Elle permet les \u00e9tapes suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>L\u2019envoi d\u2019une commande PDF aux personnes qui doivent la valider. \u00c0 terme, le formulaire de commande sera \u00e9galement int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 l\u2019application, mais le formulaire PDF reste en vigueur pour le moment. (image 2<\/li><li>La signature par les personnes en charge des approbations techniques ou budg\u00e9taires. Les personnes appel\u00e9es \u00e0 signer sont inform\u00e9es par mail.<\/li><li>L\u2019envoi \u00e0 la centrale d\u2019achat du Centre informatique qui confirme sa r\u00e9ception.<\/li><li>La confirmation par la centrale d\u2019achat que la commande est valide.<\/li><\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-column is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\" style=\"flex-basis:33.33%\">\n<div class=\"wp-block-group has-border-background-color has-background\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h4 class=\"wp-block-heading\">N.D.L.R.<\/h4>\n\n\n\n<p>Formellement, le processus num\u00e9ris\u00e9 est le processus de demande d\u2019achat aboutissant \u00e0 la centrale d\u2019achat du Ci qui cr\u00e9e la commande d\u00e9finitive aupr\u00e8s des fournisseurs. Toutefois, pour une meilleure compr\u00e9hension, le terme commande est conserv\u00e9 pour cet article.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p>Dans la pratique, l\u2019application a \u00e9t\u00e9 con\u00e7ue de mani\u00e8re \u00e0 modifier le moins possible le processus actuel et s\u2019adapter aux diff\u00e9rentes mani\u00e8res de proc\u00e9der existantes dans les diff\u00e9rentes facult\u00e9s \/ services.<\/p>\n\n\n\n<p>Les avantages principaux du processus num\u00e9ris\u00e9 devraient \u00eatre les suivants&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Forte r\u00e9duction du temps pour obtenir les signatures et envoyer la commande \u00e0 la centrale d\u2019achat. En cas de blocage, un rappel peut \u00eatre envoy\u00e9. L\u2019exp\u00e9rience dans d\u2019autres institutions montre que l\u2019on peut passer de plusieurs jours \u00e0 quelques heures en moyenne.<\/li><li>Possibilit\u00e9 d\u2019annuler une commande sans devoir r\u00e9cup\u00e9rer le document papier.<\/li><li>Toutes les demandes peuvent \u00eatre retrouv\u00e9es dans le portail avec date, signataires, etc.<\/li><li>L\u2019application permet de g\u00e9rer les personnes ayant le droit de faire ces demandes, ou de les signer.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img alt=\"\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"302\" src=\"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-1024x302.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-1031\" srcset=\"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-1024x302.png 1024w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-300x88.png 300w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-768x226.png 768w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-1536x453.png 1536w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-2048x603.png 2048w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-540x159.png 540w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-1080x318.png 1080w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-1980x583.png 1980w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/processus_signature-1320x389.png 1320w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><figcaption>Image 2&nbsp;: processus simplifi\u00e9 de la demande d\u2019achat. Le processus de commande formelle aupr\u00e8s des fournisseurs par la centrale d\u2019achat (non sch\u00e9matis\u00e9) vient directement apr\u00e8s.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>La mise en place de ce nouveau processus de commande d\u2019achat informatique se fera par \u00e9tapes \u00e0 l\u2019UNIL durant l\u2019ann\u00e9e 2022. Les facult\u00e9s et services seront contact\u00e9s par la centrale d\u2019achat pour les accompagner sur le nouveau processus.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Comment signer \u00e9lectroniquement&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Cette signature ne peut \u00eatre faite que par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019une application d\u00e9di\u00e9e, telle celle propos\u00e9e par Switch. Bien que les fonctionnalit\u00e9s varient d\u2019une application \u00e0 l\u2019autre, ainsi que le niveau de certification, elles sont g\u00e9n\u00e9ralement faciles d\u2019utilisation, m\u00eame sans formation.<\/p>\n\n\n\n<p>Lorsque vous devez signer un document, un mail vous est envoy\u00e9 pour vous donner acc\u00e8s au document depuis votre navigateur (image 3). Pour continuer, deux choix s&rsquo;offrent \u00e0 vous : soit refuser de signer soit apposer votre signature, la placer au bon endroit et valider le document. La proc\u00e9dure est donc simplifi\u00e9e \u00e0 l&rsquo;essentiel avec ces 3 boutons.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img alt=\"\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"696\" src=\"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures-1024x696.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-1042\" srcset=\"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures-1024x696.png 1024w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures-300x204.png 300w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures-768x522.png 768w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures-540x367.png 540w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures-1080x734.png 1080w, https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/files\/2022\/04\/etapes_signatures.png 1109w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><figcaption>Image 3&nbsp;: Vue de l\u2019\u00e9tape de signature d\u2019un document dans l\u2019application de SWITCH.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>La facilit\u00e9 d\u2019utilisation est un crit\u00e8re important pour l\u2019adoption d\u2019un outil dans une institution comme l\u2019UNIL. Bien qu\u2019il n\u2019y ait pas beaucoup de fonctionnalit\u00e9s compl\u00e9mentaires, cette application poss\u00e8de l\u2019essentiel avec une tr\u00e8s grande facilit\u00e9 d\u2019utilisation.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Des nouveaut\u00e9s appel\u00e9es \u00e0 se r\u00e9pandre \u00e0 l\u2019UNIL<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Autant l\u2019utilisation de signature num\u00e9rique que la num\u00e9risation des processus sont appel\u00e9es \u00e0 se r\u00e9pandre \u00e0 l\u2019UNIL. Toutefois, la num\u00e9risation de ce processus de commande nous a appris plusieurs choses&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>La signature num\u00e9rique n\u2019est pas suffisante pour num\u00e9riser un processus, et pas n\u00e9cessairement requise.<\/li><li>La num\u00e9risation d\u2019un processus doit \u00eatre r\u00e9fl\u00e9chie ce qui n\u00e9cessite souvent des adaptations organisationnelles. Si une seule t\u00e2che reste sous format papier, y compris l\u2019archivage, la num\u00e9risation n\u2019est pas efficace.<\/li><li>La num\u00e9risation d\u2019un processus standardise fortement le processus et peut poser des probl\u00e8mes si les habitudes diff\u00e8rent d\u2019une entit\u00e9 \u00e0 une autre.<\/li><li>Les aspects juridiques sont essentiels.<\/li><li>L\u2019impl\u00e9mentation du nouveau processus num\u00e9ris\u00e9 ne doit pas \u00eatre n\u00e9glig\u00e9 et prend du temps.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Durant 2022, le Ci prendra contact avec les personnes concern\u00e9es pour expliquer et mettre en place ce processus num\u00e9ris\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group has-background\" style=\"background-color:#bbdef0\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Liens utiles<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.bakom.admin.ch\/bakom\/fr\/page-daccueil\/suisse-numerique-et-internet\/communication-numerique\/signature-electronique.html\" target=\"_blank\">Loi en vigueur sur la signature \u00e9lectronique<\/a> (Lois, ordonnances et prescriptions techniques)<\/li><li><a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.sas.admin.ch\/sas\/fr\/home\/akkreditiertestellen\/akkrstellensuchesas\/pki1.html\" target=\"_blank\">Liste des organismes reconnue<\/a> selon la loi sur la signature \u00e9lectronique<\/li><\/ul>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:75px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"has-secondary-color has-text-color has-small-font-size\">Image d\u2019en-t\u00eate: <a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/unsplash.com\/@karishea\" target=\"_blank\">Kelly Sikkema<\/a> sur unsplash.com<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Apr\u00e8s la mise en place de formulaires web \u00e0 la centrale d\u2019achat, la num\u00e9risation continue avec les commandes informatiques qui utilisent un nouvel outil de signature num\u00e9rique int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 une application interne.<\/p>\n","protected":false},"author":1002203,"featured_media":1045,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"template-full-width-cover.php","format":"standard","meta":{"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[3,9],"tags":[18],"class_list":["post-1019","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-authentification-et-comptes","category-materiel-et-logiciel","tag-affiche"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1019","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1002203"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1019"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1019\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1045"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1019"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1019"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/newsci\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1019"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}