Boîte à outils

Cette boîte à outils soutiendra votre organisation et fournira des conseils pour l’implantation du résumé de sortie. L’expérience montre qu’il est possible de mettre en place un groupe pilote dans un délai de six mois.

Suivre un processus en 4 étapes:

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Préparer

La première étape de l’implantation du résumé de sortie consiste à comprendre ce qu’est l’outil, quels sont vos processus actuels en matière d’enseignement au patient, quels sont les obstacles et les facilitateurs potentiels, et comment le résumé de sortie peut vous aider à atteindre vos objectifs. Pendant que vous vous préparez, gardez à l’esprit que le résumé de sortie peut.. :

1. Organiser et simplifier le processus de préparation à la sortie.
2. Favoriser la prise de conscience et la compréhension des patients et de leurs proches grâce aux conseils et enseignements.
3. Devenir une aide à laquelle les patients peuvent se référer à la maison.

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Comprendre le résumé de sortie et vos processus actuels

Le résumé de sortie est un ensemble de lignes directrices sur les meilleures pratiques visant à garantir que les patients et leurs familles obtiennent des informations pertinentes et pratiques dont ils ont besoin pour gérer leurs soins à domicile après leur sortie de l’hôpital. Chaque organisation reprend les lignes directrices du résumé de sortie et adapte l’outil et le processus pour répondre aux besoins spécifiques de ses patients. Discutez avec les patients et leurs familles, le personnel et les autres parties prenantes pour comprendre la situation actuelle.

Tout d’abord, comprenez le problème :

Y a-t-il des lacunes dans la compréhension des instructions par les patients ou dans la cohérence de votre processus sur la préparation à la sortie de l’hôpital ?
Cherchez-vous à améliorer les mesures liées à la satisfaction des patients ou à leur expérience des transitions dans les soins ?

Deuxièmement, comprenez votre processus actuel :

Nous vous suggérons de commencer par passer en revue les pratiques actuelles en matière de communication d’informations clés aux patients et à leurs familles. Qui donne les instructions aux patients ?À quel moment ? De quelle manière ? Les patients reçoivent-ils actuellement des documents à rapporter chez eux ? De quoi s’agit-il ? Comment la technologie est-elle actuellement utilisée dans ce processus ? Y a-t-il des informations ou des tâches communes ou répétitives qui peuvent être supprimées ou automatisées ? D’autres initiatives peuvent-elles être mises à profit ?

Comprendre vos pratiques actuelles peut vous aider à déterminer comment le Résumé de Sortie s’intégrera dans votre processus avec un impact minimal sur la charge de travail et vous permettre de minimiser la gestion du changement. En outre, ce processus peut aider à identifier d’autres bénéfices en termes d’amélioration du processus de sortie. Lors de l’évaluation de l’état actuel de vos processus, pensez aux éléments suivants :

Le contenu – Les informations données aux patients
Conception – Comment ces informations sont-elles présentées ?
Processus – Qui assure actuellement l’enseignement des instructions de sortie ?

Créer un groupe de travail

Désigner un responsable. Nous recommandons qu’un membre du personnel dispose d’un peu de temps pour guider la conception et l’implantation du Résumé de Sortie pendant une période pouvant aller jusqu’à un an. Il est utile que le responsable ait des fonctions cliniques auprès de la population de patients, ce qui lui permet de comprendre l’expérience du patient et de sa famille, de connaître les processus en vigueur au sein de l’organisation et de se familiariser avec le personnel impliqué dans l’enseignement à la sortie.

De nombreuses parties prenantes sont également concernées par le processus et les instructions données aux patients à leur sortie de l’hôpital. Créez un groupe de travail composé de diverses parties prenantes, dont des patients et des familles. Bien que le PODS ait été créé en collaboration avec de nombreux patients et familles, lorsque vous l’adaptez aux besoins de votre population locale et de vos processus, il est utile d’inclure les patients et les familles dès le début et tout au long du projet.

Barrières et facilitateurs

Identifiez les barrières et les facilitateurs organisationnels dès le départ afin de planifier en amont et d’employer des stratégies pour réduire les obstacles et garantir le succès. Penser à la durabilité dès le début contribue au succès à long terme. Le modèle de durabilité du NHS décrit les domaines liés au processus d’implantation d’une intervention, au soutien du personnel et aux facteurs organisationnels qui contribuent à la durabilité.

Les recherches conduites jusqu’à présent ont mis en évidence les barrières et les facilitateurs suivants:

Des priorités concurrentes et un manque de temps et de ressources	1) Des champions et un soutien aux niveaux clinique et exécutif. 2) Une culture qui valorise l’expérience du patient, où d’autres initiatives peuvent être mises à profit.
L’acceptation du personnel lorsqu’il est absent est un obstacle et lorsqu’il est présent est un facilitateur	Impliquer les patients et les familles tout au long du processus et se centrer sur leurs besoins. Inclure le personnel de première ligne dans les cycles de gestion.
Une mauvaise conception qui ne s’intègre pas dans le flux de travail actuel. Une dynamique d’équipe complexe, un taux de rotation élevé et des sorties compliquées.	1) Consacrer du temps, dès le début, à la compréhension de la situation actuelle. Utiliser les PODS pour optimiser le processus et l’intégrer dans le flux de travail. 2) Entrer en contact avec d’autres personnes qui ont mis en œuvre le PODS avec des flux de travail et des groupes de patients similaires.
Les délais informatiques et les enregistrements électroniques qui limitent les informations pouvant être incluses et la manière dont elles sont présentées.

Adapter

Votre groupe de travail est maintenant prêt à commencer à concevoir et à adapter le Résumé de Sortie. Travaillez avec votre personnel et vos patients pour déterminer comment adapter les meilleures pratiques du Résumé de Sortie aux besoins de vos patients, de leurs proches aidants et de votre personnel. En plus des meilleures pratiques, vous pouvez utiliser notre modèle du Résumé de Sortie tel quel ou comme point de départ pour développer votre Résumé de Sortie. Lors de la conception, pensez aux trois principaux éléments de l’utilisation du Résumé de Sortie :

Le contenu : Les informations à inclure.
La conception : Comment le formulaire est créé et se présente.
processus : La manière dont les informations sont communiquées au patient et à sa famille.

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Contenu

Réfléchissez aux informations importantes contenues dans un formulaire Résumé de Sortie. Y a-t-il des éléments que vous souhaitez modifier ou ajouter ? Certains hôpitaux modifient la formulation du modèle pour refléter les nuances de leur population de patients. Voici quelques exemples d’adaptation du formulaire Résumé de Sortie :

Les hôpitaux desservant une population souffrant de troubles mentaux ont modifié la section “Changements dans ma routine” en “Mes objectifs et l’aide de la communauté pour les atteindre” et la section “Où aller pour plus d’informations” en “Mes soutiens après la sortie”.
De nombreux hôpitaux de réadaptation ont élargi la section “Changements dans mes habitudes” pour énumérer les activités de la vie quotidienne, avec des cases à cocher indiquant si le patient a besoin d’aide pour chaque tâche.
De nombreux hôpitaux ont ajouté des listes de rappels.

Il y a un compromis à faire entre la personnalisation et la standardisation. Pour les pathologies pour lesquelles il existe de nombreuses instructions standard, vous pouvez pré-remplir le Résumé de Sortie avec le contenu correspondant à la pathologie en question. Une autre question à se poser est celle de l’intégration de la section “Médicaments à prendre”. Certains hôpitaux la laissent séparée et incluent une case à cocher dans le Résumé de Sortie pour s’assurer qu’ils passent en revue la liste des médicaments avec le patient. D’autres incluent une liste de médicaments adaptée au patient.

Conception

Pensez à l’aspect de vos Résumé de Sortie. Cette étape est particulièrement difficile et importante lorsqu’il s’agit de l’implantation dans un système électronique. Faites de votre mieux pour utiliser des titres clairs et une police de caractères de grande taille. Si vous le pouvez, prévoyez la traduction des titres dans les langues courantes parlées par vos patients. D’autres aspects de la conception peuvent être pris en considération :

Utiliser l’automatisation et des plateformes de stockage pour minimiser les clics et la saisie.
Utiliser des cases à cocher pour s’assurer que les informations importantes sont incluses, comme les médicaments et la prise de rendez-vous.
Inclure autant d’icônes que possible (pour les titres de section, les numéros de téléphone, etc.).
Prévoir un espace pour que le patient puisse prendre des notes.
Envisager d’imprimer le Résumé de Sortie sur du papier de couleur afin que les patients puissent les identifier facilement lorsqu’ils sont chez eux.

Environ la moitié des hôpitaux qui implémentent le PODS utilisent un formulaire papier et l’autre moitié l’intègrent dans leur système électronique. Nous avons constaté que, bien qu’il soit tout à fait possible de l’intégrer dans le système électronique et que l’intégration elle-même ne prenne pas beaucoup de temps, il y a souvent d’autres priorités en matière de technologies de l’information. Si vous envisagez de mettre en place un système électronique, prenez contact avec le service informatique dès le début.

Processus

Utilisez le Résumé de Sortie pour aider les personnes qui dispensent un enseignement aux patients et à leur famille. Il s’agit d’un outil particulièrement précieux pour soutenir l’utilisation de la technique du teach back, qui consiste à demander au patient et à leurs proches aidants de répéter ce qu’ils ont compris. Par exemple, un soignant peut dire : “Pouvez-vous m’expliquer ce que vous feriez si vous commenciez à vous sentir essoufflé ? Je veux m’assurer que je l’ai bien expliqué” . Il a également été démontré que le Résumé de Sortie améliore la confiance du personnel et la cohérence des instructions de sortie. Une fois intégré à vos procédures de sortie, il n’alourdit pas la charge de travail et permet souvent de gagner du temps tout en garantissant un processus cohérent. Pour vous assurer que votre nouveau processus n’entraîne pas de duplication du travail, tenez compte des éléments suivants :

Qui remplit chaque section du PODS et à quel moment ?
Qui passe en revue chaque section du PODS avec le patient et leurs proches aidants et quand ?
Comment vous assurerez-vous que le PODS a été rempli et revu ?

Certains hôpitaux confient le Résumé de Sortie à un seul intervenant, d’autres le remettent au patient pour qu’il le remplisse avec l’aide du personnel au cours de son hospitalisation, et d’autres encore en partagent la responsabilité avec une équipe pluridisciplinaire. La plupart des hôpitaux passent en revue le Résumé de Sortie avec le patient un jour ou deux avant sa sortie, mais certains commencent dès l’admission et d’autres profitent de l’occasion pour organiser une réunion avec la famille ou l’équipe. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode.

Former

Une fois que tout est conçu, il est temps de former le personnel aux nouveaux processus et outils que vous utiliserez. À ce stade, vous avez déjà des champions au sein du personnel et vous pouvez les impliquer, ainsi que les conseillers des patients et des familles, dans cette partie du processus. En plus de l’intégrer dans la formation du nouveau personnel, vous pouvez envoyer des ressources en ligne et organiser des déjeuners-conférences.

Il peut être utile de commencer par un examen de certains des résultats actuels de votre organisation et des domaines d’opportunité mis en évidence, ainsi que par un examen des objectifs du Résumé de Sortie et des preuves qui le sous-tendent pour expliquer pourquoi vous implémentez le Résumé de Sortie.

Découvrez la vidéo de présentation du résumé de sortie

Contenu et design

Le Résumé de Sortie est destiné au patient et à leurs proches aidants et doit se concentrer sur les informations qui sont importantes pour eux lorsqu’ils rentrent chez eux. Il doit être rédigé dans un langage simple, destiné au patient, et ne doit pas être trop long. Si vous créez un contenu du Résumé de Sortie standardisé, faites-le réviser par les patients et leurs familles.

Utiliser des mots courants
Éviter les acronymes
Être conscient de ce qui est pertinent pour que le patient puisse agir
Être cohérent dans l’utilisation des mots
Utiliser des analogies
Être attentif aux concepts mathématiques qui peuvent ne pas avoir de sens pour les patients

Exemples de traduction des termes complexes:

Jargon médical	Vulgarisation
Hypertension	Pression sanguine élevée

Processus

Les résumés de sortie doivent être délivrés en présence de la famille en utilisant la technique du teach back, qui consiste à demander au patient d’expliquer avec ses propres mots ce qu’il a compris. Il est important d’engager le patient et sa famille dans une conversation sur leur sortie et de leur demander s’ils disposent de l’aide dont ils auront besoin à la maison et s’ils comprennent bien les instructions relatives à leur sortie. Au cours de la conversation, il convient de se rappeler les conseils suivants :

Saluez le patient et se présenter
Établissez un contact visuel
Parlez lentement et utilisez un langage simple
Sollicitez des questions en demandant : “Vous avez reçu beaucoup d’informations, quelles sont les questions que vous avez encore à poser ? Ne demandez pas “Avez-vous des questions ?” Cela conduit souvent à un “non” rapide, même si la personne a des questions.
Lors de l’enseignement en retour, utilisez des questions ouvertes.

Considérations particulières

Certains patients ayant des difficultés de communication, des troubles cognitifs, des connaissances limitées en matière de santé, divers handicaps ou des obstacles financiers risquent davantage de ne pas comprendre ou de ne pas suivre les instructions relatives à leur sortie. Réfléchissez à votre population de patients et à ce qui pourrait être intégré dans votre processus d’adaptation du Résumé de Sortie pour les aider.

Interrogez les patients sur leur vie familiale et demandez-leur s’ils sont à l’aise avec les instructions de suivi que vous leur donnez.
Impliquez des amis ou des membres de la famille lorsque vous donnez des instructions.
Travaillez avec votre équipe interprofessionnelle – par exemple, un orthophoniste peut identifier des stratégies pour aider à la communication et les travailleurs sociaux peuvent connaître les ressources communautaires qui pourraient être utiles au patient et à sa famille.
Demandez aux patients s’ils veulent mettre leurs lunettes ou leur appareil auditif ou utiliser leur téléphone pour enregistrer la conversation.
Utilisez les services disponibles, tels qu’un interprète professionnel, si la langue préférée du patient n’est pas l’anglais.
Renseignez-vous sur leur traitement médicamenteux et leur capacité à se rendre à leurs rendez-vous de suivi et envisagez de leur prescrire des versions génériques qui peuvent être moins coûteuses, de donner la priorité à certains rendez-vous de suivi ou de trouver des services de santé plus proches de leur domicile.

Implanter

Vous êtes maintenant prêt à implémenter le Résumé de Sortie ! Mettez-le en place et commencez à l’utiliser.

Le Résumé de Sortie étant une initiative d’amélioration de la qualité, il s’agira d’un processus itératif au cours duquel vous évaluerez et affinerez le processus au fur et à mesure. Comme précédemment, il est important d’obtenir l’avis des parties prenantes au cours du processus itératif, en particulier des patients et du personnel de première ligne qui s’engagent dans le processus d’adaptation et implémentation du Résumé de Sortie. Les patients et leurs proches aidants – pour s’assurer que le processus répond à leurs besoins. Le personnel de première ligne – pour s’assurer qu’il s’intègre dans le flux de travail quotidien.

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Promouvoir le résumé de sortie

Promouvoir le système du Résumé de Sortie et susciter l’enthousiasme des gens.

En général, c’est facile parce que le Résumé de Sortie est passionnant et qu’il s’agit avant tout du patient et de sa famille. Cela étant dit, certaines organisations qui ont implémenté le Résumé de Sortie ont fait preuve d’une grande créativité, en publiant des messages sur les médias sociaux, en créant des t-shirts pour les champions du Résumé de Sortie, etc.

Évaluation

Pensez au suivi et à l’évaluation. Considérez les mesures déjà utilisées pour recueillir des données dans votre hôpital et qui pourraient être pertinentes pour le Résumé de Sortie.

Par exemple, au Canada une enquête sur l’engagement des patients comportait des questions spécifiques sur la sortie de l’hôpital. Parmi les questions de cette enquête, voici quelques-unes que le résumé de sortie est susceptible d’améliorer:

Au cours de ce séjour à l’hôpital, les médecins, les infirmières ou d’autres membres du personnel vous ont-ils dit si vous auriez l’aide dont vous aviez besoin lorsque vous quitteriez l’hôpital ?
Pendant ce séjour à l’hôpital, avez-vous reçu des informations écrites sur les symptômes ou les problèmes de santé à surveiller après votre départ de l’hôpital ?
Avant de quitter l’hôpital, avez-vous bien compris tous les médicaments qui vous ont été prescrits, y compris ceux que vous preniez avant votre séjour à l’hôpital ?
Avez-vous reçu suffisamment d’informations de la part du personnel de l’hôpital sur ce qu’il fallait faire si vous étiez inquiet au sujet de votre état de santé ou de votre traitement après avoir quitté l’hôpital ?

Suivez l’état d’avancement pendant le processus d’implémentation

Le Résumé de Sortie est-il distribué de manière cohérente ?

Quelle est la qualité du contenu et du processus ?

Vous pouvez suivre le pourcentage de patients qui reçoivent le Résumé de Sortie et effectuer des audits occasionnels pour vérifier la qualité et accroître vos efforts de formation si nécessaire. Il est également utile de consulter ou d’interroger les patients, les proches aidants et le personnel pour voir comment les choses se passent et quelles sont les améliorations à apporter.

Amélioration qualité

Après l’implantation du Résumé de Sortie, comme pour toute initiative d’amélioration de la qualité, il y aura probablement des choses qui n’ont pas fonctionné.

Des méthodes de gestion de projet et d’amélioration de processus ( ex: les cycles PDSA – Plan/Do/Check/Act), les réunions quotidiennes ou hebdomadaires et la gestion du changement seront utiles.

De nombreux hôpitaux ont appris de leurs projets précédents ce qui fonctionne pour eux.