{"id":700,"date":"2019-10-01T14:17:25","date_gmt":"2019-10-01T12:17:25","guid":{"rendered":"http:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/?p=700"},"modified":"2019-10-01T14:17:25","modified_gmt":"2019-10-01T12:17:25","slug":"pourquoi-je-ne-peux-pas-transferer-un-dossier-sur-gedunil","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/2019\/10\/pourquoi-je-ne-peux-pas-transferer-un-dossier-sur-gedunil\/","title":{"rendered":"Pourquoi je ne peux pas transf\u00e9rer un dossier sur GEDUNIL"},"content":{"rendered":"
Description<\/h6>\n

Vous avez organis\u00e9 vos documents sur votre ordinateur en cr\u00e9ant une arborescence avec diff\u00e9rents dossiers et souhaitez transf\u00e9rer ces dossiers sur GEDUNIL. Le syst\u00e8me ne vous permet pas de faire ce transfert. Pourquoi ?<\/p>\n

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Explications<\/h6>\n

Ce fonctionnement n’est ni un bug temporaire, ni une limite technique du syst\u00e8me. Cette pratique de transfert des dossiers n’est souhaitable ni d’un point de vue technique, ni du point de vue du Records Management<\/a>, discipline qui garantit l\u2019existence et l\u2019accessibilit\u00e9 des documents, leur authenticit\u00e9, leur fiabilit\u00e9, leur int\u00e9grit\u00e9, et leur exploitabilit\u00e9 (page wikipedia<\/a>). Le Records Management permet \u00e9galement \u00e0 l’institution de se conformer au cadre l\u00e9gal (PDF)<\/a> dans lequel elle \u00e9volue en mati\u00e8re de gestion documentaire.<\/p>\n

Travailler en local sur son ordinateur et transf\u00e9rer ensuite les dossiers sur GEDUNIL lorsque le partage est n\u00e9cessaire est une pratique qui comporte des risques pour l’institution. En voici une liste non exhaustive:<\/p>\n

    \n
  1. Si vous devez vous absenter de mani\u00e8re prolong\u00e9e, les documents stock\u00e9s sur votre ordinateur seront inaccessibles<\/li>\n
  2. Les documents stock\u00e9s sur votre ordinateur le sont souvent \u00e0 plusieurs endroits \u00e0 la fois (dossier local, bo\u00eete mail, etc.), ce qui g\u00e9n\u00e8re un encombrement des bo\u00eetes mails, des serveurs et de la m\u00e9moire de l’ordinateur.<\/li>\n
  3. Les documents stock\u00e9s sur votre ordinateur le sont souvent dans diff\u00e9rentes versions, surtout si ceux-ci circulent par mail. Comment s’assurer alors que vous travaillez bien sur la version \u00e0 jour du document ?<\/li>\n
  4. Plusieurs \u00e9tudes le prouvent: le temps perdu \u00e0 rechercher des documents et des dossiers mal class\u00e9s en entreprise est consid\u00e9rable (environ 20% du temps de travail<\/a>). Si votre coll\u00e8gue est \u00e0 la recherche d’un document qui est stock\u00e9 sur votre ordinateur, il aura en plus pass\u00e9 beaucoup de temps \u00e0 chercher pour rien.<\/li>\n
  5. Vous pouvez perdre votre ordinateur, ou il peut subir un dommage mat\u00e9riel. Si les documents sont stock\u00e9s sur la m\u00e9moire, ils risquent d’\u00eatre perdus.<\/li>\n
  6. Enfin, votre ordinateur n’offre pas les garanties attendues par l’institution au niveau du respect de la confidentialit\u00e9 de certaines informations.<\/li>\n<\/ol>\n

    Techniquement, les raisons pour ne pas autoriser ce transfert sont multiples. En voici quelques-unes:<\/p>\n

      \n
    1. Le dossier que vous souhaitez t\u00e9l\u00e9charger peut potentiellement contenir des fichiers non reconnus par GEDUNIL. Dans ce cas, votre chargement pourrait \u00eatre incomplet voire \u00eatre refus\u00e9 (notamment quand ces fichiers ont \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9s par des outils\u00a0 MacOSX only).<\/li>\n
    2. La taille totale des documents de votre dossier peut potentiellement d\u00e9passer les limites autoris\u00e9es par GEDUNIL. Dans ce cas, votre chargement pourrait \u00eatre incomplet et s\u2019arr\u00eater sans que vous ne sachiez quelles sont les donn\u00e9es transf\u00e9r\u00e9es et celles qui ne le sont pas.<\/li>\n<\/ol>\n

      Pour toutes ces raisons, l’organisation de documents en local avant le transfert vers GEDUNIL est une mauvaise pratique documentaire, et ne peut \u00eatre encourag\u00e9e.<\/p>\n

      Solution<\/h6>\n

      La pratique encourag\u00e9e est d’enregistrer vos documents sur GEDUNIL d\u00e8s leur cr\u00e9ation ou leur r\u00e9ception. Le syst\u00e8me GEDUNIL vous offre les avantages suivants:<\/p>\n