<\/p>\n
L\u2019information li\u00e9e au contenu du document ne prend de la valeur que dans la mesure o\u00f9 on peut l\u2019associer au contexte dans lequel elle s\u2019inscrit ainsi qu\u2019aux r\u00e8gles de structuration et de pr\u00e9sentation du document. Il est donc essentiel de pr\u00e9server une s\u00e9paration claire entre les quatre \u00e9l\u00e9ments constitutifs d’un document num\u00e9rique afin de garantir aux documents num\u00e9riques une ind\u00e9pendance par rapport aux \u00e9volutions technologiques, d’assurer leur p\u00e9rennit\u00e9 et de favoriser les \u00e9changes automatiques d\u2019information.<\/p>\n
C\u2019est au niveau des propri\u00e9t\u00e9s d’un document, autrement dit de ses m\u00e9tadonn\u00e9es que l\u2019on retrouve les informations, principalement li\u00e9es au contexte et \u00e0 la structure du document, mais \u00e9galement \u00e0 son contenu (mots cl\u00e9s, r\u00e9sum\u00e9, etc.).<\/p>\n
Renseigner les propri\u00e9t\u00e9s d’un fichier : une perte de temps ?<\/h6>\n
Il est bien s\u00fbr facile de faire un glisser-d\u00e9poser de son fichier sur GEDUNIL sans prendre la peine de remplir les m\u00e9tadonn\u00e9es requises par le syst\u00e8me. N\u00e9anmoins, il s’agit d’une mauvaise pratique documentaire. Les propri\u00e9t\u00e9s des dossiers et des fichiers, comme les m\u00e9tadonn\u00e9es de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, sont utiles \u00e0 plus d’un titre, aussi bien au niveau de votre travail personnel et de votre service qu’au niveau institutionnel.<\/p>\n
Pour les collaborateurs et leur service<\/strong>, les propri\u00e9t\u00e9s de fichiers sont des aides essentielles. Elles leur sont utiles<\/p>\n D’un point de vue institutionnel<\/strong>, les propri\u00e9t\u00e9s de fichiers permettent d’identifier et de contextualiser les gens, les processus et les syst\u00e8mes qui cr\u00e9ent, g\u00e8rent, maintiennent et utilisent ces documents ainsi que les proc\u00e9dures qui les gouvernent. Elles permettent ainsi d\u2019administrer la gestion des acc\u00e8s et de l\u2019utilisation des informations en documentant les activit\u00e9s faites sur les documents num\u00e9riques (m\u00e9tadonn\u00e9es d\u2019administration technique).<\/p>\n Dans le contexte du Records management, les m\u00e9tadonn\u00e9es \u00ab sont des donn\u00e9es d\u00e9crivant le contexte, le contenu, la structure des documents d\u2019archives et leur gestion dans le temps \u00bb (clause 3.12 de la norme ISO 15489 sur le Records Management). Les m\u00e9tadonn\u00e9es peuvent donc servir \u00e0 l\u2019identification d\u2019un document ou d\u2019un dossier, mais elles peuvent \u00e9galement \u00eatre utiles \u00e0 l\u2019\u00e9valuation de leur pertinence afin de garder la trace de leurs caract\u00e9ristiques pour une utilisation \u00e0 long terme. Elles sont essentielles pour la gestion du document et du dossier tout au long de leur cycle de vie.<\/p>\n Pour plus d’informations, voir le guide M\u00e9tadonn\u00e9es r\u00e9dig\u00e9 par Uniris.<\/a><\/p>\n Faire un clic droit sur le nom du fichier et s\u00e9lectionner \u00ab\u00a0Propri\u00e9t\u00e9s\u00a0\u00bb.<\/p>\n Les propri\u00e9t\u00e9s requises pour un document g\u00e9n\u00e9ral sont les suivantes:<\/p>\n\n\n
Comment faire ?<\/h6>\n
![\"Renseigner](\"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/files\/2019\/09\/proprietes-300x246.png\")