{"id":1195,"date":"2021-10-12T10:23:43","date_gmt":"2021-10-12T08:23:43","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/?p=1195"},"modified":"2021-10-14T13:19:58","modified_gmt":"2021-10-14T11:19:58","slug":"organiser-dossiers","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/2021\/10\/organiser-dossiers\/","title":{"rendered":"Organiser les dossiers d&rsquo;activit\u00e9s du service: mode d&#8217;emploi"},"content":{"rendered":"\n<p>Dans le domaine de la gestion de l\u2019information et des archives, on consid\u00e8re que l\u2019unit\u00e9 de base est le dossier administratif, et non la pi\u00e8ce (le fichier, l\u2019e-mail). Une pi\u00e8ce isol\u00e9e, ou un document class\u00e9 dans un dossier sans rapport avec celui-ci est inutilisable. Autrement dit, les documents se comprennent dans le contexte de l\u2019activit\u00e9 qu\u2019ils sous-tendent. <\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p>Sur votre syst\u00e8me de gestion des documents et sur votre outil de messagerie, UNIRIS recommande la cr\u00e9ation d\u2019une arborescence de dossiers selon les \u00e9tapes suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Lister les t\u00e2ches pour lesquelles on produit et re\u00e7oit des fichiers&nbsp;dans un format proche de son cahier des charges.<\/strong><\/li><\/ol>\n\n\n\n<p><em>Exemples<\/em>&nbsp;: participer aux projets du service, r\u00e9pondre aux questions d\u2019\u00e9tudiant\u00b7e\u00b7s, assurer la coordination avec des organismes externes \u00e0 l\u2019institution, etc.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"2\"><li><strong>Une t\u00e2che list\u00e9e correspond \u00e0 un dossier.<\/strong><\/li><\/ol>\n\n\n\n<p><em>Astuce<\/em>&nbsp;: il est possible de s\u2019 inspirer de la troisi\u00e8me colonne <a href=\"https:\/\/unil.ch\/uniris\/files\/live\/sites\/uniris\/files\/documents\/unites\/UNIL_POL_RM_Plan_Classement_2016.pdf\">du plan de classement de l\u2019UNIL<\/a> qui comprend une liste non exhaustive des dossiers d\u2019activit\u00e9s possibles.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"3\"><li><strong>Cr\u00e9er au besoin des sous-dossiers par nom d\u2019\u00e9tudiant\u00b7e\u00b7s, par nom de projets, par ann\u00e9e<\/strong><\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Ces sous-dossiers sont destin\u00e9s \u00e0 \u00eatre cl\u00f4tur\u00e9s \u00e0 terme : un projet se termine, une demande d\u2019\u00e9tudiant\u00b7e se cl\u00f4ture, une ann\u00e9e s\u2019ach\u00e8ve.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"4\"><li><strong>Se limiter \u00e0 cette arborescence. La cr\u00e9ation de dossiers \u00e0 grande profondeur d\u2019arborescence est une pratique d\u00e9conseill\u00e9e.<\/strong><\/li><\/ol>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans le domaine de la gestion de l\u2019information et des archives, on consid\u00e8re que l\u2019unit\u00e9 de base est le dossier administratif, et non la pi\u00e8ce (le fichier, l\u2019e-mail). Une pi\u00e8ce isol\u00e9e, ou un document class\u00e9 dans un dossier sans rapport<\/p>\n","protected":false},"author":1001960,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":{"0":"post-1195","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","6":"category-records-management"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1195","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1001960"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1195"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1195\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1195"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1195"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1195"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}