{"id":198,"date":"2019-07-31T10:00:31","date_gmt":"2019-07-31T08:00:31","guid":{"rendered":"http:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/?page_id=198"},"modified":"2022-05-04T14:29:11","modified_gmt":"2022-05-04T12:29:11","slug":"unite","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/wp.unil.ch\/gedunil\/espaces-gedunil\/unite\/","title":{"rendered":"Espace d’unit\u00e9"},"content":{"rendered":"

Ces espaces sont d\u00e9di\u00e9s \u00e0 la gestion documentaire des unit\u00e9s administratives et structurelles de l’UNIL (Direction, facult\u00e9s, \u00e9coles, services centraux).<\/p>\n

Leur organisation est fig\u00e9e selon le plan de classement administratif de l’UNIL<\/a>, permettant une organisation de l’information commune aux unit\u00e9s et aux Archives<\/a>.<\/p>\n

Il est possible d\u2019explorer une page de d\u00e9monstration<\/a>\u00a0 de l\u2019un de ces espaces.<\/p>\n

Les fonctionnalit\u00e9s de base<\/h5>\n

Les fonctionnalit\u00e9s sp\u00e9cifiques \u00e0 l’espace d’unit\u00e9 sont:<\/p>\n

La bo\u00eete de r\u00e9ception<\/h6>\n

Cette bo\u00eete de r\u00e9ception permet d’envoyer des scans ou des e-mails directement sur GEDUNIL\u00a0 pour traitement ou pour information \u00e0 toute personne ayant acc\u00e8s \u00e0 cet espace. Les e-mails peuvent ensuite \u00eatre class\u00e9s selon l’entr\u00e9e correspondante du plan de classement.<\/p>\n

Le calendrier<\/h6>\n

On peut indiquer les \u00e9v\u00e8nements importants pour l’\u00e9quipe ou les vacances sur le calendrier GEDUNIL. Celui-ci peut \u00eatre synchronis\u00e9 avec le logiciel de messagerie outlook et son calendrier.<\/p>\n

\"calendrier
calendrier d’unit\u00e9 apparaissant sur outlook<\/figcaption><\/figure>\n
Les documents utiles<\/h6>\n

La fonctionnalit\u00e9 \u00ab\u00a0documents utiles\u00a0\u00bb est un espace de partage hors plan de classement regroupant les documents les plus utilis\u00e9s par l’entit\u00e9 (mod\u00e8les, formulaires, liens utiles, etc.).<\/p>\n

\"exemple
exemple de page \u00ab\u00a0documents utiles\u00a0\u00bb<\/figcaption><\/figure>\n
Les doclibs (biblioth\u00e8ques de documents)<\/h5>\n

Un espace unit\u00e9 contient autant de biblioth\u00e8ques de documents<\/a> (doclibs) qu’il y a d’entr\u00e9es au plan de classement.<\/p>\n

Les droits d’acc\u00e8s sont discut\u00e9s avec les responsables administratifs de l’unit\u00e9 et param\u00e9tr\u00e9s pour chaque doclib au moment de l’attribution de cet espace.<\/p>\n

\"

plan de classement d’un espace unit\u00e9 : chaque entr\u00e9e est cliquable et m\u00e8ne vers une doclib<\/figcaption><\/figure>\n
Les listes<\/h5>\n

Aucune liste<\/a> n’est disponible sur la configuration de base de l’espace entit\u00e9. N\u00e9anmoins, il est tout \u00e0 fait possible de cr\u00e9er des listes selon les besoins utilisateurs (exemple: liste des collaboratrices et collaborateurs avec date de d\u00e9but \/ date de fin \/ acronyme).<\/p>\n

Configurations possibles<\/h4>\n

La configuration de base doit \u00eatre la plus stable possible pour ces documents qui ont une valeur archivistique importante pour l\u2019UNIL. Certaines modifications sont cependant possibles et doivent \u00eatre discut\u00e9es avec l\u2019\u00e9quipe GEDUNIL au cas par cas :<\/p>\n

    \n
  • \n
      \n
    • supprimer des outils dont l’\u00e9quipe n’a pas l’utilit\u00e9<\/li>\n
    • ajouter des\u00a0 calendriers \/ des bo\u00eetes de r\u00e9ception<\/li>\n
    • autres: \u00e0 discuter avec l’\u00e9quipe GEDUNIL<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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