Règlement d’Usage de l’Économat

1. Généralités

1.1 Qu’est-ce que l’économat ?

L’économat a pour mission de fournir aux services centraux de la Direction le petit matériel de bureau nécessaire à leurs activités quotidiennes.
⚠️ Le mobilier de bureau (chaises, lampes, armoires, etc.) doit être commandé via le service UNIBAT.

1.2 Catalogue en ligne

Le catalogue de l’économat comprend quatre catégories d’articles :

• Articles en stock : disponibles via le catalogue en ligne.
• Articles hors stock : commande via un bulletin électronique spécifique.
• Articles ergonomiques : commande obligatoire auprès des infirmier·ères.
  • Tél. interne : 2578
  • infirmierst@unil.ch
• Articles en libre-service : disponibles en libre accès dans la cave du bâtiment Unicentre.

1.3 Armoire-tampon

Deux armoires de dépannage sont disponibles en local 218 – Unicentre.
Elles contiennent du petit matériel courant (stylos, papiers, classeurs…) en libre accès.
Les armoires-tampon sont réapprovisionnées une fois par semaine.

Elles contiennent également du matériel recyclé, trié et encore en bon état d’usage.
Nous encourageons vivement la communauté à privilégier l’utilisation de ce matériel dans une démarche écoresponsable.

1.4 Commandes

Seules les commandes électroniques (via le catalogue ou le bulletin) sont prises en compte.
Une confirmation est envoyée à la personne commanditaire dès que la commande est enregistrée et en cours de traitement.

1.5 Commandes en grandes quantités

Pour des volumes importants (quantité supérieure au maximum indiqué par article), la procédure est la même que pour les articles hors stock.
Ces commandes sont facturées au service concerné (voir points 1.2 et 5.2).

2. Utilisateur·trices de l’économat

2.1 Unités concernées (au 17.07.2025)

• Direction
• Bureau de l’égalité des chances
• Service des ressources humaines
• Service des affaires sociales & mobilité étudiante
• Service financier
• Service orientation & carrière
• Système d’information & statistiques
• Ressources informationnelles & archives
• Service des immatriculations
• Service des relations internationales
• UNISEP
• Collège des sciences
• Service Culture et Médiation scientifique
• ALUMNIL
• UNIBAT
• Service de la recherche
• Le ColLaboratoire
• Centre de compétence en durabilité
• Bureau des grades
• Espace santé – Matériel ergonomique

2.2 Responsables économat

Chaque unité désigne une personne responsable économat, interlocuteur·trice privilégié·e entre l’usager·ère et la personne gestionnaire de l’économat.

2.3 Accès à l’intranet

L’accès à l’intranet s’effectue via votre edu-ID UNIL.
Une personne remplaçante peut être désignée par la personne responsable, sur simple demande auprès de la gestion de l’économat.

3. Horaires

3.1 Heures d’ouverture

Lundi à vendredi : 08h00 – 17h00
(heures d’ouverture de la Réception de l’Unicentre)

3.2 Fermetures annuelles

L’économat est fermé deux fois par an (été et décembre) pour :

• L’inventaire semestriel
• La synchronisation avec la DAL (Centrale d’achat de l’État de Vaud)

Durant ces périodes, aucune commande n’est traitée, mais les armoires-tampon restent actives.

4. Délais de livraison

4.1 Articles en stock

⏱ Livraison dans un délai de 48h après confirmation de la commande.

4.2 Articles hors stock / grandes quantités

📦 En fonction des fournisseurs, les délais varient de 5 à 10 jours ouvrables après confirmation de la commande.

4.3 Retards

Les retards éventuels sont communiqués par courriel à la personne responsable économat de l’unité concernée.

5. Facturation

5.1 Articles en stock

Les coûts sont pris en charge par le budget de la Direction, dans le cadre des commandes standards et urgentes.

5.2 Articles hors stock / grandes quantités

Les coûts sont facturés au service demandeur.

6. Matériel recyclable

Dans une démarche de réduction des déchets et de valorisation du matériel encore fonctionnel, l’économat récupère le matériel de bureau usagé mais encore en bon état.

Si vous disposez de fournitures ou de petit mobilier de bureau encore utilisables, merci de nous contacter afin de les remettre à l’économat.
Ce matériel est ensuite :

• soit intégré dans les armoires-tampon après tri et vérification,
• soit proposé à l’Association des étudiant·es de l’UNIL, afin de lui donner une seconde vie.