La gestion du cycle de vie des machines de l’UNIL évolue: plus durable et plus facile

par Serge Paschoud et Carole Kaiser, gestion et achats, Ci-UNIL

Le Ci prend diverses mesures pour améliorer le bilan énergétique et la gestion du parc informatique de l’UNIL.

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Résumé des services durant le cycle de vie

Votre machine de travail est essentielle pour réaliser vos tâches. La gestion du cycle de vie du parc informatique est donc une des priorités du Centre informatique et de nombreux services y sont associés (cf. figure ci-dessous). Bien que la majorité de ces services concernent les employés et partenaires de l’UNIL, les étudiants ne sont pas oubliés: des machines sont conseillées par l’intermédiaire de nos partenaires offrant certains rabais, et le guichet du help desk est là pour aider à leur maintenance, et donc prolonger leur durée de vie.

Cette gestion évolue régulièrement vers une gestion plus durable et plus facile pour l’utilisateur.

Services accompagnant le cycle de vie d’une machine à l’UNIL (S. Paschoud)

Achat et entretien

Achat

L’UNIL a quelques principes et critères importants pour minimiser l’empreinte écologique du matériel informatique qu’elle achète:

  • achat de matériel professionnel permettant une utilisation prolongée du matériel et minimiser l’empreinte écologique de la fabrication
  • attention portée aux labels existants dans l’informatique [cf. note 1]
  • intégration au catalogue d’imprimantes en fonction de leur consommation électrique ou sur les cartouches d’encres.
  • proposition d’accessoires moins gourmands en énergie (souris avec fil).

Entretien

Depuis janvier 2020, le Ci prend en charge financièrement les réparations justifiées économiquement jusqu’à 6 ans après l’achat de la machine. La garantie couvre 3 ans, puis le Ci couvre également 3 ans depuis 2020. L’institut peut naturellement décider de réparer à ses frais un appareil après ces 6 ans.

Répartition de la prise en charge des réparations durant la vie professionnelle de la machine (S. Paschoud)

Toutefois, pour des raisons de durabilité, le Ci recommande l’utilisation d’une machine tant qu’elle remplit les besoins métiers et tant qu’elle supporte les OS actuels (MacOS, Windows). Le but de la mesure est donc d’inciter un renouvellement moins fréquent des machines, ce qui devrait avoir les effets suivants:

  • améliorer le bilan écologique
  • diminuer les coûts d’achat informatique des unités budgétaires.

 

Question fréquente
Si le Ci paye les réparations jusqu’à une durée de vie totale de 6 ans, dois-je remplacer mes machines au bout de 6 ans, et non 5 comme précédemment?
Non! Contrairement à une légende urbaine à UNIL, il n’y a pas de lien strict entre la durée de l’entretien payée par le Ci et la décision d’achat. Chaque institut reste libre de remplacer ses machines au bout de 5, 6, 7… ans en fonction de leurs budgets, des OS supportés et de leurs besoins. Cette prise en charge sur 6 ans est simplement une incitation à conserver des machines plus longtemps et soulagera le budget informatique.

 

Seconde vie ou recyclage

La fin de l’utilisation professionnelle d’une machine à l’UNIL ne signifie pas qu’elle soit inutile. Dans notre université la majorité des machines ont une seconde vie. Une machine peut être en effet:

  • reprise par le collaborateur (achat, donation)
  • offerte à une association
  • proposée à un revendeur de matériel d’occasion (nouveauté).

Cette dernière option a été rajoutée pour du matériel encore fonctionnel dont aucun usage n’a été trouvé par l’UNIL et pouvant être utile à d’autres, tout en assurant un effacement des données selon des normes très strictes.

Les machines ne sont jetées que lorsqu’elles sont hors d’usage, ou définitivement trop âgées pour intéresser quelqu’un. Dans ce cadre, le recyclage, organisé avec UNIBAT, se fait selon les règles strictes édictées par SWICO.

Digitalisation des demandes de service

La facilité d’utilisation d’un service augmente fortement son usage. Pour illustrer ce point souvenez-vous de la révolution Google : 1 simple case vide au milieu d’un écran vide pour taper vos requêtes, alors que les concurrents noyaient l’important dans une fatras de textes et d’images. Mais ne rêvons pas. Nous ne sommes pas au niveau de Google mais nous progressons. Jahia, notre outil de publication des sites institutionnels UNIL, permet désormais la création de formulaires web [cf. note 2] et nous en profitons. Nous avons donc supprimé plusieurs formulaires PDF ou papier. Le lien vers l’ensemble des formulaires est en note [3] en fin d’article.

Service « machine en fin de vie »

Lorsqu’un ordinateur n’est plus utilisé, diverses démarches doivent être faites et toutes sont désormais accessibles à travers trois formulaires web:

  • Etape 1: déterminer le prix de la machine (1 formulaire)
  • Etape 2: avec le prix, vous demandez de racheter votre machine, après en avoir informé votre supérieur hiérarchique (1 formulaire)
    Si vous n’utilisez plus votre machine mais ne désirez pas la reprendre, vous transférez tout simplement cette machine au support de quartier du Ci, ou à votre correspondant informatique
  • Pour les machines à l’inventaire mais dont l’UNIL n’est pas propriétaire: informer le Ci que la machine doit être sortie de l’inventaire (1 formulaire)

Service « inventaire matériel informatique »

Pour la tenue de l’inventaire du parc informatique permettant sa gestion (support, réparation, etc.), divers formulaires numériques ont été ajoutés:

  • demande d’accès à l’inventaire du Ci (partiel) pour les personnes gérant leur parc informatique
  • demande de mise à l’inventaire de machines privées utilisées professionnellement, utile uniquement pour l’accès à certains logiciels
  • demande de mise à l’inventaire de machines institutionnelles mais qui n’ont exceptionnellement pas été achetées par la centrale d’achats, dans le but de profiter des services du Ci.

Conclusion

Bien qu’il n’y ait pas de révolution dans la gestion du cycle de vie des machines à l’UNIL, nous nous assurons que cette gestion évolue toujours dans le sens d’une utilisation plus durable du parc informatique de l’UNIL, ainsi que vers une simplification des procédures pour les utilisateurs.

Nous ne pourrons toutefois pas y arriver sans l’aide des différents services et facultés qui gèrent leurs budgets informatiques et décident des remplacements et des réparations. Il est en effet de leur responsabilité de s’assurer que les machines soient utilisées le plus longtemps possible (oui, une machine stockée sur une étagère ne sert à rien et se dévalue) avant leur remplacement ou qu’elles soient réparées plutôt que jetées, surtout si c’est le Ci qui paie.

 

Notes: