La crise du COVID a révélé un Ci plus agile et plus collaboratif que jamais

par Patrice Fumasoli, rédacteur en chef, Ci-UNIL

Avec la crise du COVID l’UNIL a dû accélérer la numérisation de plusieurs activités. Le Ci a lancé en très peu de temps quantité de nouveaux services, en travaillant main dans la main avec des partenaires internes ou externes. Petite rétrospective sélective.

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Le 16 mars 2020, le jour où l’UNIL s’arrêta

Coup de tonnerre, une génération qui n’a connu qu’une grande liberté de déplacement et de réunion découvre une Suisse soumise aux lois draconiennes de gestion des pandémies. Chacun doit rester chez soi, les supermarchés ne vendent plus que les biens de première nécessité. La guerre est déclarée contre un nouveau virus pernicieux en raison de son long temps d’incubation.

Enseigner à distance

La stupeur passée une course contre la montre s’est engagée à l’UNIL et dans le monde, partout où des mesures similaires se mettaient en place. Il fallait endiguer une pandémie, pas arrêter de vivre.

Sur la planète UNIL la transmission du Savoir est une raison d’être. Le Ci (en excellente collaboration avec le CSE) a recherché dans l’urgence des solutions d’enseignement à distance.

L’UNIL avait encore une approche traditionnelle en la matière. Des solutions numériques d’appui à l’enseignement étaient déjà largement répandues, comme Moodle par exemple (supports de cours, forums, quizz), mais aucune solution d’enseignement à distance de masse n’était déployée.

Nous avons commencé par déployer Webex, une solution cloud qui permet de faire des visiconférences et de l’enseignement à distance.

Comme la pression sur les infrastructures était très forte, nous avons recherché d’autres outils du même type, histoire d’avoir toujours au moins un outil qui fonctionne. Zoom a été déployé dans la foulée, ainsi que Microsoft Teams. La publication des cours enregistrés a ensuite été faite sur Ubicast, une solution de vidéo à la demande pour l’enseignement.

Le Ci, le CSE et Unicom ont mis à profit l’été pour améliorer la captation des cours, en particulier la qualité vidéo et audio. De nombreuses salles ont ainsi été équipées, le CSE a mis au point un système de régie et de montage des cours donnés en grands auditoires. L’université prévoyait une rentrée en mode hybride, entre cours en présentiel et cours à distance. Le Ci avait également développé un système de jetons de présence, afin de limiter la présence sur site au tiers des étudiants. Afin de ne prétériter personne le Ci a également mis au point un système de prêts d’ordinateurs, voire de modems 4G, pour les étudiants qui n’avaient pas un équipement informatique suffisant pour cette nouvelle façon de suivre ses cours (en collaboration avec le CSE, le SASME et la faculté des HEC, que nous remercions tous chaleureusement ici).

La pandémie faisant un retour en force avec l’arrivée du froid, le canton de Vaud a déclaré l’état de nécessité le 4 novembre 2020 au soir. L’UNIL doit donc à nouveau donner ses cours exclusivement à distance. Mais contrairement à mars les moyens techniques sont là ; même si certaines infrastructures ont connu des soucis de jeunesse, les enseignants et étudiants commencent à prendre leurs marques.

Rechercher à distance

Pour tout ce qui concerne le calcul et le stockage l’essentiel des infrastructures mises récemment à disposition de l’UNIL par le Ci sont heureusement utilisables à distance. Par contre les expériences en laboratoire ou certains TP (de médecine notamment) nécessitent les infrastructures du campus. Heureusement l’état de nécessité décrété en novembre autorise ce genre d’exceptions. La recherche, cette autre mission essentielle de l’UNIL, peut donc continuer à avancer dans les meilleures conditions possibles, malgré ces circonstances sans précédent.

Travailler à distance

En parallèle des urgences de l’enseignement et de la recherche le fonctionnement administratif et technique de l’UNIL devait également être garanti, ne serait-ce que pour permettre à ces deux activités essentielles de continuer.

Lors du confinement de mars le Ci a dû modifier toute son organisation et ses procédures pour basculer tout son support et sa gestion de parc à distance. 7 lignes téléphoniques simultanées ont été ouvertes pour notre hotline, et malgré un quadruplement du volume de demandes habituel les temps d’attentes ont diminué. Le matériel a été livré différemment, les mises à jour aussi, le personnel qui n’avait jamais fait de télétravail a dû être équipé et formé au fil de l’eau. Mais chacun y a mis du sien et la transition s’est faite le mieux possible.

Microsoft Teams et MS365, en particulier la suite bureautique en ligne, ont été déployés dans ce cadre, selon la logique « Zoom pour enseigner, Teams pour travailler ». L’objectif était de proposer des outils efficaces pour travailler à distance et en collaboration, de la visioconférence au chat en passant par la rédaction de documents à plusieurs mains. Cette galaxie d’outils issus du cloud de Microsoft va encore se renforcer ces prochains mois, voire années suivant leur complexité (je pense par exemple à la téléphonie). Le Ci prend aussi un soin particulier à respecter les directives du Préposé cantonal à la protection des données, pour par exemple stocker les données dans les datacenters suisses de Microsoft, avec des clés de cryptage propres à l’UNIL et gérées par elle.

Le meilleur remède contre le coronavirus: travailler ensemble

Le Ci – et l’UNIL ! – au fil de cette crise ont dû apprendre à travailler vite, au gré de l’évolution de la situation sanitaire et des contraintes. La palette d’outils va encore évoluer, entre nouveautés et consolidation et donc suppression d’éventuels doublons. Tout n’a pas été parfait, il a souvent fallu finir de monter la locomotive alors qu’elle roulait déjà, mais l’essentiel est là: notre université peut continuer à enseigner, rechercher et travailler pour le marathon qui s’annonce. Et les collaborations qui se sont nouées tous azimuts sont d’ores et déjà un legs positif que le COVID nous laissera.