Serval 2.75 améliore son interface et met les chercheurs aux commandes

par Séverin Blanc, chef de projet, et Christian Ruchat, analyste développeur, Ci-UNIL

Serval, le dépôt institutionnel de l’UNIL et du CHUV, fait évoluer son interface graphique et simplifie ses processus en donnant le contrôle aux chercheurs.

© Alexdndz – Dreamstime.com

Les grandes étapes de l’évolution de Serval

Serval doit encore changer son socle technologique afin de pouvoir continuer à  garantir l’évolution et l’amélioration de la plateforme durant ces  prochaines années.

Comme si la mise en place technique et la complexité d’une migration de plus de 160’000 publications ne suffisaient pas, il est également prévu d’intégrer de multiples demandes d’évolutions métier sur la plateforme. Un projet ambitieux planifié sur plusieurs années. C’est là que Serval 2.75 est né. Un projet de 10 mois pour concrétiser d’importants changements métier tout en repoussant momentanément le changement technologique.

En novembre 2018, la Direction de l’UNIL valide les principes suivants qui seront la base de Serval 2.75:

  1. Le but principal de Serval est d’être un outil de valorisation et de partage optimisé pour les chercheurs
  2. les évaluations périodiques des chercheurs seront basées sur le contenu de Serval
  3. la validation institutionnelle des métadonnées est supprimée
  4. la Direction recommande que tous ses chercheurs aient un profil ORCID et publient systématiquement en mentionnant ce dernier.

À travers ces 4 points, la Direction via le Dicastère Recherche souhaite mettre en avant l’Open Access et orienter Serval vers une version optimisée pour les chercheurs.

Simplification: les chercheurs aux commandes, la validation cède la place à la vérification

1er changement en mars 2019, la bibliothèque de photos Unimédia qui avait été jusqu’alors hébergée sur Serval est retirée du serveur. Le décor est posé, Serval s’affirme en se dédiant uniquement à l’hébergement des publications scientifiques de l’UNIL et du CHUV.

Puis dans le courant du mois de mai, afin de mettre en avant l’Open Access, les changements nécessaires ont été effectués pour que Serval devienne compatible avec le Plan S. Il s’agit d’une initiative visant à promouvoir l’Open Access par un consortium international de bailleurs de fonds pour la recherche. La mise en application avait été fixée au 1er janvier 2020 avant d’être repoussée à 2021 en cours d’année.

La validation, qui rallongeait considérablement le processus de publication et qui était source de lenteurs et donc de critiques, a été supprimée en août 2019. Cette opération était effectuée manuellement par un groupe restreint de personnes, les validateurs. Lors de pics où de nombreux documents étaient publiés, elle devenait malencontreusement un goulet d’étranglement. Cette étape a été supprimée simplifiant et accélérant le processus de publication. Le rôle de validateur a quant à lui évolué en vérificateur garantissant ainsi la continuité de la qualité des publications.

En complément à cette suppression le processus a été simplifié passant de 5 états de visibilités (personnel, UNIL, web, à valider, serval) à 2 états (brouillon et public). L’utilisation s’en trouve simplifiée et plus intuitive.

Précédemment, les publications en états à valider et serval ne pouvaient pas être modifiées par les auteurs et les agents de saisie. Le changement de paradigme en passant d’une validation à une vérification a permis de laisser aux auteurs et agents la possibilité de modifier les publications aussi bien en état brouillon que public. A contrario, seuls les auteurs ont le droit de passer leurs publications à l’état public.

Une nouvelle interface de saisie plus simple et plus efficace: au revoir validation, bienvenue vérification

La saisie a récemment été entièrement revue afin de la rendre plus intuitive pour les chercheurs. À la création d’une nouvelle publication, l’utilisateur est invité à répondre si la publication dispose d’un identifiant ou non.

En répondant par la positive:

Le masque de saisie qui suivra sera minimum: 3 sections composées de quelques champs. Cela diffère drastiquement de l’ancienne saisie.

La récupération de données a elle aussi évolué, notamment avec l’intégration d’Unpaywall, un service qui recherche une version libre des articles scientifiques. Enrichissant ainsi les services tiers du même type comme Crossref pour les DOI (Digital Object Identifier), PubMed pour les PMID (numéro d’identifiant PubMed), le service pour les personnes et celui pour la structure de l’UNIL. La totalité de ces opérations peut prendre du temps, mais le bénéfice est important en regard d’une saisie manuelle.

Le nombre de champs obligatoires a été réduit afin de simplifier la saisie. Malgré cette interface minimaliste, l’utilisateur qui le souhaite peut accéder à la totalité des champs avant la sauvegarde finale. Cela permet de concilier dans la même interface une saisie simple et une saisie complète.

Une page de révision a également été ajoutée afin que l’utilisateur puisse contrôler l’intégralité des champs avant la sauvegarde de la publication.

En répondant par la négative:

L’utilisateur accède à une saisie sans reprise de données.
Ce formulaire a également été simplifié. Exit donc les 4 onglets spécifiques, tout se fait sur la même page. Le nombre de champs affiché a drastiquement diminué simplifiant la saisie tout en offrant comme précédemment un accès optionnel à tous les champs avant la sauvegarde finale.

La saisie des personnes a été également entièrement revue et certaines améliorations ajoutées:

De même pour les liens:

Serval 3.0 pour refaire le socle technologique

Après plusieurs années à se concentrer sur la partie métier, la prochaine étape consistera à faire évoluer technologiquement Serval. Il faudra commencer par valider la nouvelle plateforme technologique qui constituera le cœur de la prochaine version. Il faudra ensuite reporter les fonctionnalités existantes sur cette dernière ainsi que préparer la migration des données.
Serval va donc continuer à évoluer, à l’image de la Science qu’il sert.

Le point de vue du Dicastère Recherche et Relations internationales

par Micaela Crespo, responsable Open Access UNIL

L’UNIL a pour mission, entre autres, de transmettre les connaissances et développer la science par l’enseignement et la recherche ainsi que de favoriser le développement de la vie intellectuelle et la diffusion de la culture. L’UNIL contribue donc par la recherche qu’elle mène, au développement, au progrès et à la prospérité de la collectivité, ce qui la rend garante de l’intégrité du patrimoine scientifique qui en est généré.

Dans cet esprit, l’UNIL soutient et encourage le principe du libre accès électronique (Open Access) à la connaissance scientifique sur le plan national et international. La stratégie nationale sur l’Open Access préconise que la totalité des travaux scientifiques financés par l’argent public doive être disponible en libre accès d’ici 2024. À l’UNIL, qui héberge une grande variété de disciplines scientifiques, une approche unique pour l’Open Access ne pourrait jamais réussir. Une stratégie flexible qui garantit aux chercheurs leur liberté académique est donc obligatoire.

Cette stratégie mixte dépend énormément de notre dépôt institutionnel pour le Green Open Access (soit l’auto-archivage du manuscrit d’auteur et son ouverture après embargo). L’UNIL avait donc besoin d’un outil performant permettant aux chercheurs de suivre cette voie.

Des changements ont donc été proposés pour améliorer deux facteurs clefs : la visibilité des travaux déposés et la facilité de dépôt (simplification du workflow, simplification des niveaux de visibilité pour les notices, possibilité de modifier les notices dans tous les états par les auteurs…)

Toutes ces fonctionnalités s’inscrivent dans la logique de rendre Serval comme outil client – avec les chercheurs au centre.

En savoir plus sur Serval 2.75

13 novembre – Nouvelle interface de saisie

22 août 2019: Arrêt de la validation, réduction du nombre d’états de visibilité et correction des notices possible

16 mai 2019: champ « fonds de recherche » et co-premier / co-dernier auteur

8 mai 2019: champ unique pour les personnes, champs « Open Access » et « APC » et modification de la présentation dans l’étape des métadonnées

5 mars 2019: Ajout du champ « licence » et retrait de l’embargo sur les métadonnées.

22 février 2019: Archivage d’Unimédia et retrait de Serval