SWITCHdrive offre une suite bureautique pour collaborer en ligne

par François Bavaud, coordinateur de support, et Christopher Greiner, coordinateur de services, Ci-UNIL

SWITCHdrive s’améliore : avec OnlyOffice, le service propose maintenant une suite bureautique en ligne. Microsoft Office pour travailler, OnlyOffice pour collaborer.

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Une suite bureautique complète

OnlyOffice est une application web open source intégrée à SWITCHdrive – le dropbox des hautes écoles suisses – qui vous permet de créer et d’éditer des fichiers Microsoft Office directement depuis votre navigateur. Au moment de la publication de cet article, l’application gère les documents textuels (Word), les feuilles de calcul (Excel) et les présentations (PowerPoint).

Depuis l’interface web de SWITCHdrive, ouvrir ou créer un document vous redirige automatiquement vers l’interface d’OnlyOffice.

drive.switch.ch : l’explorateur web de SWITCHdrive pour travailler seul ou en équipe sur des documents Word, Excel ou PowerPoint à l’aide de son navigateur, gratuitement. A la première connexion vous devrez créer un compte SWITCH edu-ID, qui sera utilisé pour un nombre croissant de services dans les hautes écoles suisses.

OnlyOffice embarque toutes les fonctionnalités classiques d’une suite bureautique comme Microsoft Office. Un long document Word avec table des matières, illustrations, notes de bas de page ne lui fait pas peur. Ni une feuille de calcul bourrée de graphiques. Si le logiciel s’améliore constamment, il ne supporte pas certaines fonctionnalités avancées (macros VBA, manipulation de tableaux croisés dynamiques limitée à la mise en forme…).

Édition d’un document de plus de 100 pages avec OnlyOffice qui contient table des matières, illustrations et notes de bas de page : on se croirait sur Word.

OnlyOffice se base sur le même format de fichiers que la suite Office de Microsoft (OOXML). Il est donc parfaitement compatible avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. En revanche, si vous êtes un amateur de logiciel libre et que vous ne jurez que par LibreOffice, le clone open source et gratuit de Microsoft Office, vous pouvez ouvrir vos fichiers, mais vous ne pouvez pas les modifier. Cependant, vous avez la possibilité de les convertir avec OnlyOffice. La situation est identique si vous avez encore de vieux fichiers Office (fichier actuel : .docx, ancien .doc). L’application crée un nouveau fichier au format qui lui convient. Toutefois, il faut rester vigilant. Il se peut que des informations (format, mise en page, etc.) soient perdues lors de la conversion.

En synthèse vous continuez à utiliser Microsoft Office installé sur votre ordinateur pour travailler au quotidien, et utilisez OnlyOffice pour les projets menés en collaboration.

Un outil de collaboration en ligne et en temps réel

L’une des plus grandes forces d’OnlyOffice réside sans doute dans ses fonctionnalités liées à la collaboration. Si vous en avez marre des échanges de mails interminables, de votre collègue qui détruit malencontreusement des heures de travail en écrasant votre fichier sur le serveur ou des fichiers nommés «?séminaire version 12.321.45?», alors OnlyOffice est fait pour vous.

En partageant un fichier sur SWITCHdrive avec d’autres personnes, vous leur permettez aussi de le modifier avec OnlyOffice. Mais ce n’est pas tout?! Plusieurs personnes peuvent travailler sur le fichier en même temps. OnlyOffice vous montre les modifications en temps réel et le nom des personnes qui travaillent sur le document.

Travailler à plusieurs sur le même document est enfin facile. Plus de problème de versions, de compatibilité, d’abonnement payant à souscrire ou d’envoi de fichiers par mail : un navigateur web suffit, et il est même possible de rédiger en équipe en temps réel, en voyant qui écrit quoi.

Il est aussi possible de commenter des passages et d’activer le «?suivi des modifications?» pour mieux suivre l’évolution du document.

Finalement, l’application intègre un chat qui vous permet de discuter avec les personnes travaillant sur le document. Bien pratique quand la batterie de son téléphone est déchargée.

Note importante : Si vous comptez utiliser cette fonctionnalité avec vos collègues, il est impératif d’éditer les documents uniquement depuis OnlyOffice. En effet, si un membre du groupe modifie le fichier en local sur son ordinateur pendant que vous travaillez depuis un navigateur, vos modifications pourraient être perdues.

SWITCHdrive, le meilleur service de stockage en ligne??

Pour les membres des institutions d’éducation en Suisse, SWITCHdrive est le meilleur système de stockage en ligne. Tout d’abord, vous avez accès à 50 Go sans sortir votre porte-monnaie, l’UNIL offrant ce service à sa communauté. Google Drive vous offre 15 Go et Dropbox seulement 2 Go. Contrairement à ses concurrents, SWITCHdrive ne déduit de votre quota les dossiers partagés ou la poubelle. De plus, contrairement à SWITCHdrive, les services de stockage basés aux États-Unis ne respectent pas la loi fédérale sur la protection des données et ne respectent pas les exigences légales de l’UNIL (Directive 6.9, art. 5). Si vous utilisez un service de SWITCH, vous avez l’assurance que vos données sont en sécurité sur des serveurs en Suisse.

SWITCH améliore régulièrement son service. Avec la nouvelle version de SWITCHdrive sortie le 24 août 2019, le système de partage a été revu. Il est maintenant possible de refuser un partage. C’est une amélioration importante au niveau de la sécurité, des personnes que vous ne connaissez pas ne pourront pas vous partager des fichiers dangereux sans votre accord. Le partage par lien public a lui aussi été amélioré. Vous avez maintenant la possibilité de donner des droits d’accès étendus (ajouter ou modifier des fichiers) ou de créer des boîtes de dépôt (uniquement ajouter des fichiers). La sauvegarde des versions a également été améliorée, pratique pour remonter à une version antérieure d’un document.

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