Comment tirer le maximum de votre agenda Exchange ?

par Manuel Girardin, coordinateur de support informatique, Ci-UNIL

Voilà 3 ans que l’UNIL travaille avec l’agenda de Microsoft : tour du propriétaire d’un outil devenu indispensable et rappel de quelques bonnes pratiques parfois méconnues.

© sidmay – Fotolia

En 2014, l’UNIL passe sur le système Microsoft Exchange, un outil intégré de gestion de la messagerie, des notes, des contacts et… de l’agenda, dont il est question dans cet article. Avec ce changement, l’UNIL a gagné un outil simple à installer. En quelques clics, votre compte est configuré. Il n’est plus nécessaire de connaître par cœur les noms de serveurs pop et imap ou les url longues comme le bras de MyAgenda, l’ancien système d’agenda utilisé à l’UNIL. En plus, la communauté universitaire dispose d’un outil qui synchronise enfin les contacts, les notes et les rappels.

A première vue, le principe de fonctionnement de l’agenda Exchange ne semble pas différer beaucoup de MyAgenda. On y saisit ses rendez-vous et ceux-ci se synchronisent alors avec le serveur, ce qui permet de les retrouver sur d’autres périphériques liés à son compte. A l’heure des clouds, rien que de très normal. Qui plus est, même si nous travaillons désormais avec Exchange, nous utilisons toujours l’application Calendrier (sur Mac), et avons adopté Outlook (sur Windows) pour nous y connecter. Alors, si tout ou presque est pareil avec le système Exchange (à l’exception du logiciel Thunderbird qui a été abandonné, par l’UNIL et par son créateur Mozilla), pourquoi écrire un article sur ce sujet ?

« One Cal to rule them all » : ActiveSync vs calDAV

C’est que, avec le passage à Exchange, un changement discret mais important s’est glissé dans l’utilisation de l’agenda. Au contraire de son prédécesseur MyAgenda, qui reposait sur le standard CalDAV et dont le concept était d’utiliser plusieurs calendriers parallèles, l’agenda d’Exchange repose sur le concept d’un calendrier unique, dans lequel tout devrait être inscrit. Il est accompagné d’un système d’invitation lié à un outil de calcul de disponibilités, qui permet de prévoir le meilleur moment pour une réunion. Pour organiser une séance, il suffit alors de saisir le nom des participants, d’utiliser l’outil de calcul de disponibilités pour voir si les participants sont disponibles et d’envoyer une demande de rendez-vous à une date définie par le résultat du calcul.

Inviter un ou plusieurs utilisateurs via l’application Calendrier sur Mac. Grâce à l’outil de calcul des disponibilités, le vu ou la croix grise à côté de l’utilisateur indiquent s’il est théoriquement disponible pour la séance. Une grosse limite à cet outil : tout le monde ne saisit pas ses rendez-vous sur l’agenda !

Ça n’a l’air de rien, mais le changement de paradigme avec l’ancien outil MyAgenda est important. Dans la conception de Microsoft, tout se note donc dans un seul agenda, nommé « Calendrier ». Des catégories, sous forme de couleurs, peuvent être utilisées pour différencier les types de rendez-vous. Enfin, on utilise le système d’invitation pour proposer des réunions à ses collègues. Dans la théorie, c’est idéal. Dans la pratique, ça l’est moins.

En effet, dans leur utilisation de tous les jours, rares sont les personnes qui notent absolument toutes leurs activités dans leur agenda. Le système d’invitation a beau calculer toutes les possibilités, si l’utilisateur n’a pas saisi ses rendez-vous, le calcul ne sert pas à grand-chose. Autre problème de taille : les catégories dans un même calendrier ne marchent que sur l’application Microsoft Outlook. Eh oui ! impossible de mettre plusieurs couleurs dans les événements de son calendrier dans l’application Calendrier sur Mac.

Comme l’utilisation d’Outlook pour Mac n’est pas supportée par notre service – en fonction de nos politiques de support et suite à des essais non concluants effectués en collaboration avec l’équipe du vice-recteur Benoît Frund en charge du dicastère Campus et durabilité, que nous remercions au passage – voilà les utilisateurs Mac un peu embêtés pour différencier les catégories de rendez-vous dans leur calendrier. Une astuce existe cependant : il est possible de mettre un préfixe devant les événements pour les reconnaître et les rechercher facilement. Ce n’est pas idéal, mais ça a le mérite d’être simple. Quant à l’outil de calcul des disponibilités et au système d’invitation, leur utilisation présente des avantages évidents, pour autant qu’on les utilise à bon escient.

« Les invitations, c’est vachement bien ! Mais tu veux pas nous faire un Doodle d’abord ? »

Le système d’invitation est bien pratique. L’intérêt ici est que, aussitôt que le destinataire de l’invitation accepte le rendez-vous dans sa messagerie ou son agenda, celui-ci apparaît automatiquement dans son calendrier. L’organisateur est alors assuré qu’il n’y aura pas d’erreur lors de la saisie d’un lieu ou d’une date ou encore d’une heure, puisque l’événement est le même partout. De plus, si l’événement devait être annoté ou annulé, il suffirait à l’organisateur d’y ajouter des éléments ou de le supprimer dans son calendrier pour que tous les participants soient prévenus automatiquement des dernières modifications ou de sa suppression.

Il suffit donc qu’une personne fasse le travail pour que tous les participants soient prévenus. Pas mal, non ? Attention tout de même à éviter de changer l’événement toutes les 5 minutes, sinon c’est le spam garanti !

Le concept de Microsoft a bien sûr ses limites et il faut en tenir compte. Autant il est possible d’envoyer une invitation à un utilisateur sans avoir convenu d’une date pertinente au préalable (au pire, ce dernier refusera et il faudra alors convenir d’un nouveau moment adéquat), autant ceci devient rapidement malaisé à partir de deux destinataires. Pourtant, si l’on veut réussir à organiser une séance, il est nécessaire de proposer des choix pertinents de dates et d’heures.

Du coup, partant du principe que vos contacts n’ont pas tous un calendrier à jour, comment diable leur proposer des dates de rendez-vous pertinentes sachant que l’outil de calcul de disponibilités ne peut que rarement remplir son rôle? Avec un sondage via Doodle, pardi ! Un descriptif, 3-4 dates à choix (pas plus!), une date butoir d’inscription à la séance et le tour est joué. En effet, c’est une fois la date choisie via Doodle que le système d’invitation d’Exchange est très pratique : en quelques clics, il vous permet de confirmer la date, le lieu et les notes de la séance à tous les participants ayant répondu favorablement au sondage. Ils recevront une invitation par mail, tandis que l’organisateur recevra un mail pour chaque invité qui répondra à l’invitation (favorablement ou non).

Une fois l’invitation envoyée, un double clic sur le rendez-vous permet de voir en un coup d’œil qui a répondu et qui ne l’a pas fait. De son côté, le participant ne voit que sa réponse. Dans le présent exemple, les deux invités ont répondu affirmativement (vu vert).

Accéder au calendrier d’un collègue

Les invitations peuvent cependant ne pas convenir à toutes les situations. Lorsqu’il s’agit de travailler avec un collègue d’un même service ou d’assurer la gestion administrative du calendrier d’un chef de service par exemple, il peut être nécessaire d’avoir un accès direct au calendrier de celui-ci, soit pour voir ses rendez-vous, soit parfois même pour en saisir à sa place. Dans ce cas-là, on parle de partage de calendrier.

Exchange permet de partager son propre calendrier avec un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Ce ou ces derniers peuvent ensuite afficher et/ou éditer le calendrier directement dans leur application de gestion des agendas, que ce soit Calendrier sur Mac, Outlook sur Windows ou via l’interface web owa.unil.ch.

Cependant, là encore, attention aux limites de l’outil. Notons d’abord que sur les périphériques mobiles, seule l’utilisation d’owa.unil.ch permet d’afficher les calendriers partagés. Ensuite, seuls cinq calendriers au maximum devraient être affichés dans les différentes applications, pour des raisons de performance et de stabilité : quelle qu’elle soit, aucune application ne peut en gérer correctement plus de cinq sur le long terme.

Mais c’est surtout dans l’attribution des droits qu’il faut être vigilant, sous peine de se retrouver avec une gestion des calendriers chaotique et des applications qui paniquent. Ainsi, pour éviter des erreurs d’interprétation, le Ci recommande que l’attribution des droits se fasse exclusivement depuis le portail owa.unil.ch, selon le tableau ci-dessous.

Type de droits Utilisation Nom du partage sur Exchange
Lecture Permet à la personne bénéficiaire du partage de lire les rendez-vous du calendrier partage. Aucune saisie n’est possible. Tous les détails
Lecture + écriture

Permet à la personne bénéficiaire du partage de lire et de saisir des rendez-vous dans le calendrier partagé.

A utiliser avec précaution, toute personne disposant de ce droit peut supprimer n’importe quel événement du calendrier sans que son titulaire n’en soit prévenu !

Editeur
Contrôle complet

Permet à la personne bénéficiaire du partage un total contrôle du calendrier partagé (lecture et saisie des événements, réponse aux invitations, envoi d’invitations)

N’utiliser que dans un seul et unique cas de figure : la délégation complète de la gestion d’un calendrier d’un directeur à son ou sa secrétaire personnel(le).

Délégué

Deux types de partage sont encore disponibles sur Exchange, soit « Disponibilité uniquement » et « Détails limités ». L’utilisation de ces deux partages n’est pas recommandée car ils ne sont pas gérés par les applications des ordinateurs Mac, majoritaires à l’UNIL.

Ainsi, l’utilisation des partages sur l’agenda est sensible et nécessite une bonne réflexion avant d’être configurée. En cas de doute, il est important de faire appel à notre service de help desk et à nos spécialistes.

Une utilisation à uniformiser et une infrastructure à consolider

En suivant ces quelques conseils, l’utilisation de l’agenda Exchange se fait sans (trop de) heurts. Reste que le système a connu quelques hoquets depuis ses débuts à l’UNIL. Si certains sont imputables à des partages et délégations mal définis, d’autres le sont aux choix effectués lors de la migration vers Exchange. Il convient de reconnaître que tout n’a pas été parfaitement pensé lors de la migration de MyAgenda vers Exchange. Après discussion avec les utilisateurs, il avait été décidé que tous les paramètres de configuration et de partage de MyAgenda, même les paramètres historiques qui n’étaient plus utilisés depuis belle lurette, devaient être maintenus. Le but était de faire du « 1 pour 1 », soit un transfert invisible aux yeux des utilisateurs. Au final, ce choix n’était pas le meilleur, quand on sait que les deux outils ne sont pas basés sur le même concept central (agenda unique vs agendas multiples). Nous avons donc fait du neuf avec du vieux, et ce n’était pas forcément une bonne idée. L’expérience a montré que, dans bien des cas, la meilleure façon de résoudre des problèmes avec l’agenda Exchange a été de supprimer tous les partages hérités de MyAgenda ou ajoutés après la migration, et d’en recréer des nouveaux si nécessaire.

Du côté de l’infrastructure serveur, il faut également reconnaître que certains éléments étaient manquants, concernant principalement la partie messagerie. Mais comme Exchange est un tout, l’agenda a également été touché par ces limites. Fin 2016, une étude interne a montré qu’un module manquait sur notre LoadBalancer F5, sorte de grosse machine qui répartit le trafic web vers les serveurs UNIL. Le module APM manquant sera ajouté dans le courant de l’année 2017 et permettra de mieux gérer les requêtes effectuées sur les serveurs Exchange. Ainsi, il ne laissera passer que 40 % de celles-ci, soit celles qui sont effectuées par des utilisateurs encore actifs à l’UNIL. Les 60 % restantes, soit des requêtes envoyées par des applications d’utilisateurs qui ont quitté l’UNIL, sont alors ignorées. Comme elles n’arrivent plus directement sur les serveurs Exchange, ceux-ci ne sont plus à même de traiter les requêtes des utilisateurs actifs. En résumé, si vous quittez l’UNIL, désactivez votre compte Exchange sur votre ordinateur ou votre téléphone intelligent, nos serveurs vous en seront reconnaissants !

Conclusion

Cet article est bien sûr loin de traiter tous les usages possibles de l’agenda Exchange. Reste que les cas pratiques abordés dans ce texte en couvrent une bonne partie. S’il ne fallait en retenir que quelques points, les voici :

  • Utiliser les outils livrés avec le système, tant sur Mac (Calendrier) que sur Windows (Microsoft Outlook)
  • Penser à utiliser des outils d’organisation de meeting en parallèle aux outils d’invitation d’Exchange (Doodle par exemple).
  • Limiter les partages. Par défaut, le système permet à tout utilisateur UNIL de savoir si vous êtes disponible à un horaire donné, sans pour autant qu’il puisse voir le contenu de l’événement. Dans bien des cas, c’est amplement suffisant.
  • Appeler le help desk en cas de doute sur la marche à suivre ou les modifications à apporter à ses délégations.