Office 2016 – Une interface magnifaïk, mais pas seulement

par Jacqueline Frey, spécialiste bureautique, Ci-UNIL

La nouvelle collection 2016 de Microsoft est simple, élégante, épurée, sans chichi ni froufrou… aurait-elle enfin passé entre les mains d’une relookeuse ?

© Sergey Nivens – Fotolia

La mise en beauté

Ceci pourrait être le slogan de la nouvelle version d’Office sur Mac…
image : © Cathlin – Fotolia

Sur Mac, on constate d’emblée que l’interface d’Office 2016 a été complètement relookée. Elle ressemble à s’y méprendre à l’interface d’Office 2016 sur PC, les fonctionnalités étant organisées selon la même logique.

Le ruban a été optimisé et regroupe pratiquement toutes les commandes nécessaires au travail. L’interface est moderne, nette, colorée mais pas trop.

Il s’agit sur Mac d’une nouvelle version majeure car de nouvelles fonctionnalités ont vu le jour et bon nombre de fonctionnalités existantes ont été améliorées (par exemple Office 2016 Mac sait enfin utiliser correctement les volumes réseau : fini les documents qui passaient sans crier gare en lecture seule).

Bien entendu, toutes les applications de la suite sont impactées par ces changements, mais Word est toutefois le logiciel ayant le plus bénéficié de changements (sans doute grâce à sa silhouette en W).

Dans quelles boutiques ?

Office 2016 pour Mac est désormais disponible sur notre serveur BigMac. En ce qui concerne la version pour Windows, vous la trouverez sur notre serveur Softboss, comme d’habitude.

L’essayage

Les interfaces étant particulièrement bien taillées, la prise en main d’Office 2016 n’exigera pas de gros efforts de la part des utilisateurs des versions précédentes.

Depuis mi-mars, les formations sont données sur la version 2016. N’hésitez donc pas à vous inscrire aux cours Excel, Word, PowerPoint et Outlook proposées par le Ci.

Les pièces fortes de la collection 2016

Les macros-commandes

Il est possible d’éditer des macros dans une fenêtre Visual Basic Editor (onglet Affichage > Macros). Si le VBA n’est pas votre tasse de thé, sachez que l’enregistreur de macros fonctionne bien mieux qu’avant et vous permet d’automatiser des actions. Cet enregistreur est disponible dans l’onglet Affichage (bah oui…) sous le bouton Macros. Si vous vous prenez de passion pour les macro-commandes ou que vous souhaitez simplement vous distinguer, demandez l’affichage du très chic onglet Développeur en allant dans Word > Préférences > catégorie Affichage.

Bla-bla-bla ou les fils de commentaires

Commenter des commentaires, ça fait un peu « pis j’lui ai dit, pis y m’a dit… » mais c’est ce que Word et PowerPoint proposent dans l’onglet Révision. Très utile lors d’un travail en commun sur un document déposé dans un dossier partagé.

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Remarquez que dans ce cas précis, le document est éditable par les deux personnes, mais pas en même temps. Pour que cela soit possible, il faudrait que le document soit partagé et déposé dans OneDrive (cloud Microsoft) ou SharePoint (cloud privé), nouveauté disponible via le bouton Partager ce document, situé en haut à droite de l’interface.

Outlook

J’ai apprécié son côté « fourre-tout » car la messagerie, le(s) calendrier(s), les contacts, les tâches et notes y sont regroupées. Comme tous les fourre-tout, ça peut vite devenir le bazar si on n’y prend pas garde. Cette version est bien faite, stable, pratique pour une gestion « classique » des activités quotidiennes. Par contre, pour la gestion de 15 agendas partagés et de 12 boîtes aux lettres, le logiciel accuse quelques faiblesses.

Je regrette notamment l’absence des fonctionnalités suivantes :

  • accusé de lecture
  • copier-coller de rendez-vous
  • choix insuffisant de couleurs de calendriers (9) dans le cas de nombreux calendriers
  • affichage de plus de 3 calendriers en côte à côte.

Ces fonctionnalités étant existantes sur la version PC, j’ai bon espoir de les voir arriver sur Mac.

Les accessoires tendance

Pimp your style ?

Malheureusement non, en passant à la version 2016, il n’est désormais plus possible de personnaliser l’interface de Word (et des autres applications Office…). Fini donc les barres d’outils et les jolis boutons perso. Deux solutions : premièrement, passer sur PC, ou deuxièmement, attendre une éventuelle mise à jour.

Les épingles

Une épingle par ci, une épingle par là, et l’accès à vos documents favoris est facilité. Cette fonctionnalité permet donc d’épingler durablement un fichier dans la liste des fichiers récents (menu Fichier > Ouvrir Récent > Autres).17_office_epingles

Les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier à l’aide de la touche Ctrl fonctionnent désormais sur Mac. Par exemple pour sélectionner le document, vous pouvez indifféremment utiliser les touches Cmd + A ou Ctrl + A. Cerise sur le pompon (si, si…), si vous aviez l’habitude comme moi d’utiliser la touche Ctrl pour mémoriser vos raccourcis clavier personnels, vous pouvez toujours ! L’attribution d’une autre commande aux touches Ctrl + A n’interfère pas avec le raccourci clavier Cmd + A qui lui sélectionne toujours le document… vous me suivez ?

Les emojis 👍

Ah les emojis ! La palette des emojis est disponible via le menu Edition. Petite astuce dans Excel : pour éviter l’insertion des lettres « aa » à la place de l’emoji, tapez une apostrophe en début de cellule… ne me remerciez pas, entre fans d’emoji faut se soutenir 😇

Les équations

Beaucoup plus sérieux que les emojis, vous disposez maintenant d’une galerie d’équations prédéfinies et modifiables à souhait (onglet Insertion > bouton Equations).

Excel, des prévisions et des jolis graphiques… mais seulement sur PC

Excel PC est capable de fournir des prévisions en complétant une suite de chiffres (Onglet Données > Feuille de prévisions). Simple, sobre, efficace, Excel quoi…

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Toujours et seulement sur PC, la galerie de graphiques se dote de nouveaux et très jolis graphes, répondant aux doux noms de Rayons de soleil, Cascade, Compartimentage, Zone & valeur, ou encore Pareto.

Les améliorations souhaitées

On voudrait bien disposer dans la version Mac de fonctionnalités existantes depuis longtemps sur PC, comme par exemple dans…

  • PowerPoint : l’enregistrement de séquence vidéo, le pointeur laser en mode Diaporama et l’outil de découpe vidéo.
  • Word : les galeries QuickPart qui font une frileuse apparition sur Mac (par ex. pour les équations). Allez les gars encore un p’tit effort, vous y êtes presque…
  • Excel : des feuilles de prévisions et des jolis graphiques siouplait…
  • Outlook : là c’est l’inverse, on aimerait éviter qu’Outlook Mac se mette à ressembler à la version PC, sorte d’usine à gaz possédant 15’000 options pour chaque fonctionnalité. Merci de conserver la simplicité de la version Mac en y apportant juste quelques fonctionnalités pratiques.
  • Office : supprimer la bibliothèque de clip-art était une excellente idée, mais une nouvelle galerie d’images serait la bienvenue.

Et la reine est…

Malgré les lacunes ci-dessus, la reine des suites bureautique est pour moi Office 2016, car elle est parfaitement dans le thème. Pour passer à cette version, il vous faut bien entendu un OS récent :

  • Mac OS X.10 Yosemite ou supérieur, avec un minimum théorique de 4 Go de RAM, 8 Go en pratique
  • Windows : plusieurs variantes de configuration minmale selon les versions, voir les recommandations officielles.

Si vous utilisez EndNote vous aurez besoin de la v17.5 ou supérieur.