La messagerie et les calendriers de l’UNIL migrent à Exchange

par Patrice Fumasoli, rédacteur en chef

Nos emails, agendas, contacts, notes et tâches seront prochainement gérés par le système leader : Microsoft Exchange. Dates et principales nouveautés à retenir.

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© macrovector- Fotolia

Pourquoi changer ?

L’UNIL propose aujourd’hui un email et des agendas. Il s’agit de produits différents qui a priori ne communiquent pas entre eux, néanmoins réunis dans le portail MyUNIL, développé en interne. Les contacts ne sont par exemple visibles que dans le webmail, impossible donc de les synchroniser avec votre smartphone ou votre ordinateur. Et MyUNIL ne peut utiliser les contacts que vous avez créés dans le webmail.

Or aujourd’hui l’utilisateur s’attend à pouvoir configurer son compte sur son ordinateur, smartphone ou tablette pour pouvoir ensuite accéder indifféremment à toutes ses informations sur tous ses périphériques. Et le tout doit se synchroniser de façon transparente. Le cloud est passé par là…

Le Ci devait donc revoir de fond en comble son offre de messagerie pour répondre aux attentes d’un utilisateur de 2014 qui a l’habitude de services largement gratuits et très complets comme iCloud, Gmail ou Outlook.com.

Quelle philosophie adopter ?

Il y a essentiellement 3 manières de bâtir une offre de services informatisés dans ce domaine :

1. L’approche par briques

L’idée est de faire l’inventaire des fonctionnalités souhaitées et de choisir plusieurs logiciels indépendants. C’est typiquement le cas de notre messagerie actuelle.

  • Les avantages sont d’éviter toute dépendance à un éditeur et de pouvoir, particulièrement dans le cas de logiciels open source, maîtriser la technologie en interne et donc proposer des fonctionnalités sur mesure.
  • Les principaux inconvénients sont la gestion de la complexité d’un système qui s’apparente à un lego et la difficulté de proposer une interface cohérente aux utilisateurs : chaque fonctionnalité aura tendance à se présenter différemment. Par exemple l’interface de MyUNIL n’a aucun rapport visuel ou ergonomique avec le webmail.

2. Le cloud

Il s’agit là de choisir un prestataire de service et de lui vouer une confiance absolue, moyennant contrat tout de même. Google offre par exemple un service de messagerie particulièrement complet dans son nuage.

  • Avantages : si le prestataire est bien choisi on peut espérer être toujours à la pointe, le système offre une interface cohérente et unifiée, et peu de ressources internes sont à prévoir puisque tout est fait chez le fournisseur.
  • Inconvénients : les données sont hébergées dans un cloud nébuleux (risque de perte de données, espionnage dans le cadre d’un hébergement aux USA, etc.), sans mentionner le fait que le prestataire peut décider à tout moment de supprimer une fonctionnalité (par exemple disparition brutale de Google Reader, …).

3. Le tout-en-un

Le but est ici de choisir un seul logiciel capable d’assurer l’essentiel des fonctionnalités souhaitées et de s’en contenter.

  • Avantages : interface utilisateur unifiée et cohérente, configuration facilitée.
  • Inconvénients : pas de fonctionnalités sur mesure.

Le Ci a décidé d’adopter la stratégie du tout-en-un pour renouveler sa messagerie, en s’appuyant sur Microsoft Exchange, leader incontesté sur ce marché. Une grande majorité de grandes entreprises et d’universités utilise en effet ce produit. Ce qui nous a convaincu est la simplicité de configuration des ordinateurs/smartphones/tablettes, la cohérence et la modernité des interfaces web proposées, ainsi que la possibilité d’héberger la solution sur des serveurs gérés par nos ingénieurs à l’UNIL, offrant ainsi un bon niveau de confidentialité des données. La Direction de l’UNIL et le droit suisse nous imposent pour l’instant un hébergement local, même si la montée en puissance des solutions cloud pourrait changer la donne à l’avenir. L’évolution technologique n’a jamais pu être pilotée par décrets…

Dates à retenir

  • Août 2014 : migration des comptes étudiants
  • Septembre : rentrée académique
  • Octobre 2014 : début de la migration des comptes non-étudiants par groupes + formation des correspondants informatiques
  • Nov-déc 2014 : séances d’information pour le personnel de l’UNIL

Comment va se passer la migration ?

1. Pour les étudiants

Les comptes de tous les étudiants UNIL seront migrés d’un coup pendant la première quinzaine d’août. Comme ce public utilise essentiellement son navigateur pour consulter sa messagerie, tout devrait se dérouler rapidement et simplement. Une seule chose à retenir : webmail.unil.ch n’est plus, vive owa.unil.ch (OWA = Outlook Web App), une interface web moderne pour gérer son mail, ses agendas, ses contacts et ses tâches. Les agendas de cours resteront par contre sur MyUNIL et MyAgenda.

2. Pour les non-étudiants

Les comptes des autres membres de la communauté UNIL seront migrés par lots, dès octobre 2014. L’objectif est de perturber le moins possible le fonctionnement d’entités qui partagent des agendas, et qui doivent donc utiliser le même outil afin de pouvoir partager leurs emplois du temps. Chaque membre du personnel de l’UNIL recevra un mail qui lui signalera quelques jours à l’avance la date de la migration. L’informaticien de référence (coordinateur de support du Ci ou correspondant informatique des facultés/services) sera également là, en plus d’un help desk renforcé pour l’occasion, pour accompagner le personnel dans cette migration.

L’agenda sous Exchange

MyAgenda, le précédent système proposé, fonctionnait selon une logique de groupes. La notion de partage se situait donc dans la composition du groupe de personnes qui avait certains droits sur certains agendas. Exchange propose un système d’agendas personnels. Chaque membre de l’UNIL n’aura plus qu’un seul agenda nommé Calendrier pour annoncer sa disponibilité aux autres (il sera toujours possible de créer d’autres agendas, mais ils ne compteront pas pour les calculs de disponibilité). Cet agenda peut ensuite être partagé avec finesse avec tout membre de l’UNIL.

Exchange a été pensé pour les grandes entreprises peuplées de nombreux employés qui passent une part importante de leur temps en séances. Le nouvel outil repose sur un efficace système d’invitation et de délégation pour organiser rapidement des séances, tout en garantissant que chaque futur participant reçoive une notification personnelle, même s’il a délégué la gestion de son emploi du temps, typiquement à un ou une secrétaire. Fini donc les séances « collées » à l’insu de celui qui doit s’y rendre ! L’information ira en push vers le participant, qui n’aura donc plus à aller consulter son agenda pour y découvrir les changements apportés par d’autres. Le tout fonctionnera sur le web, Mac, PC, smartphone et tablette.

Accès web

La manière la plus simple d’accéder à son environnement sera d’ouvrir son navigateur à l’adresse owa.unil.ch pour gérer ses mails, agendas, contacts, notes et tâches. L’interface d’OWA est moderne, agréable à utiliser. Les étudiants devraient l’adopter largement. Google a popularisé avec Gmail il y a maintenant quelques années une interface web si bien faite que l’usage d’un logiciel de messagerie comme Outlook ou Apple Mail s’avère souvent superflu. OWA offre une expérience d’un niveau comparable, si bien que de nombreux membres du personnel de l’UNIL devraient même l’adopter pour leur travail quotidien.

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Webmail.unil.ch n’est plus, vive owa.unil.ch pour un accès web à ses mails, calendriers, contacts et tâches.
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Le mail d’OWA n’a rien à envier à un logiciel comme Apple Mail ou Outlook.
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Le calendrier d’OWA propose le même confort d’utilisation et les mêmes fonctions qu’un logiciel installé sur votre machine.

Exchange sur Mac

OWA montre ses limites pour les utilisateurs qui doivent gérer de nombreuses années d’archives, ou pour ceux qui ne souhaitent pas changer leurs habitudes et continuer à utiliser les logiciels livrés avec OS X.

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Comme Apple a intégré Exchange à OS X il suffit d’entrer une fois ses identifiants UNIL pour configurer toutes ses applications.

Pour les utilisateurs Mac, la transition est simple puisqu’il n’y a pas besoin de changer de logiciels. Gain par rapport à la situation actuelle : il devient possible d’héberger ses rappels, ses notes et ses contacts sur les serveurs de l’UNIL, et d’y accéder depuis le web ou tout autre appareil configuré sur le même compte Exchange.

Exchange sur Windows

Le Ci a recommandé jusqu’à aujourd’hui l’usage de Mozilla ThunderBird pour la messagerie et les agendas. Cette époque est révolue. Un seul logiciel sur Windows permet de profiter pleinement de la puissance d’Exchange : Outlook.

Si sur Mac le changement d’habitudes est faible puisqu’Apple Mail & consorts supportent Exchange, il sera paradoxalement massif sur Windows puisqu’il est fortement recommandé de passer de ThunderBird à Outlook pour profiter de toutes les fonctionnalités d’Exchange. Le Ci dispensera des cours sur le puissant mais complexe Outlook 2013, afin d’en faciliter la prise en main.

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Outlook 2013 : l’interface reprend le même look que l’interface web owa. Un logiciel puissant mais complexe qui donne accès à toutes les fonctionnalités d’Exchange.

Exchange sur smartphone/tablette

Quand on choisit le tout-en-un leader du marché, on peut s’attendre à pouvoir l’utiliser sur son smartphone ou sa tablette. Et c’est le cas ! Vous pourrez configurer votre iPhone, iPad, Samsung Galaxy et autre Nokia Lumia avec le serveur Exchange de l’UNIL en quelques « tap ». Vos mails, agendas, contacts, tâches, notes et rappels se synchroniseront.

Un mot sur la sécurité. Apple a introduit il y a quelque temps un kill switch dans son système. L’idée est simple : si on vous vole votre iPhone ou votre iPad, vous pouvez effacer votre appareil à distance pour être sûr que vos données ne tombent pas entre de mauvaises mains. Google a également introduit cette fonctionnalité dans Android. Microsoft s’apprête à le faire sur Windows Phone : l’Etat de Californie rendrait prochainement l’existence de ce dispositif obligatoire sur tout smartphone vendu sur son territoire. Dans notre cas la configuration d’un compte Exchange sur son iPhone ou son téléphone Android permet au titulaire du compte d’effacer à distance tout le contenu de son appareil (cf. menu paramètres d’owa.unil.ch).

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Exchange sur iOS ou Android : ça marche !

Pour se tenir informé

Le site web du Ci contient les informations qui permettent de choisir le bon logiciel et de le configurer correctement pour profiter d’Exchange sur son ordinateur/smartphone/tablette.

En complément, un blog, qui évoluera tout au long du processus de migration, donne toutes les informations techniques ou organisationnelles pour bien passer le cap : www.unil.ch/2exchange.