Aide

Recherche & actions
RechercherExporter

  1. Choix entre toutes les collections ou une en particulier. Les formulaires de recherche avancées varient selon le choix de la collection.
  2. Critères de recherche proposés, par exemple les publications avec document.
  3. Champ de recherche. Le bouton en forme de loupe permet de lancer la recherche. Le bouton de droite (flèche circulaire) permet de réinitialiser les champs.
  4. Pour afficher/masquer la recherche avancée, cliquez sur l’icône entourée. Vous aurez ainsi accès à différents critères de recherche selon la collection choisie (cf. 1.).
  5. Vous avez la possibilité de trier votre recherche selon différents critères (dernières modification, score – c’est à dire la correspondance avec les critères que vous avez saisis, année, …). Sélectionnez le filtre désiré. Le triangle situé à droite indique l’ordre de tri, que vous pouvez inverser si vous le souhaitez en cliquant dessus.
  6. Cliquez sur cette icône pour afficher/masquer les détails concernant la publication.
  7. Effectuer des actions comme exporter les résultats des recherches.
  8. Sélectionner les publications sur lesquelles effectuer une action (cf. 7).

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Aide à la recherche

Pour exporter une partie des résultats obtenus lors de votre dernière recherche, sélectionnez les publications à exporter en utilisant le bouton « tout sélectionner » (cf. 1) ou en cochant chaque publication concernée (cf. 2).

Si vous désirez exporter les publications sélectionnées précédemment, choisissez « Exporter » dans le menu « Agir ».

Si vous désirez exporter tous les résultats trouvés, choisissez « Exporter tout ». Le choix « Exporter tout » est uniquement disponible depuis myUnil.

Choisissez ensuite le format d’exportation (cf. 1) puis cliquez sur le bouton « Exporter ».

Pour importer le fichier dans Endnote

  • Aller dans le menu « File » et choisir « Import »
  • Dans la liste « Import Options » il faut sélectionner « Endnote Generated XML ». Suivant votre version d’Endnote, il faut tout d’abord cliquer sur « Options » pour y avoir accès.

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Exporter

Nouvelle saisie

Débuter:

Allez dans l’application Serval dans MyUNIL, le portail de l’Université de Lausanne.

Pour commencer à saisir une publication, cliquez sur l’icône create en haut à droite de l’écran et sélectionnez Saisir une notice.
ajouter-une-notice


Choix du type et du sous-type:

La première étape est de choisir le type et le sous-type de votre publication. Cette étape est très importante car les champs varieront en fonction de votre choix. Vous ne pourrez plus modifier ce choix une fois qu’il est effectué.
Pour l’exemple nous entrerons un livre d’études diverses.
type

  1. Entrez le type de votre publication (livre, article, thèse etc..).
  2. Si nécessaire, entrez le sous-type de votre publication. La liste des sous-types proposés varie en fonction du type choisi !
  3. Cliquez sur Continuer pour passer à la saisie des métadonnées.

Métadonnées:

A ce stade, tous les champs sont vides. Il est possible de pré-remplir la notice à partir d’un service externe (ex: DOI, Pubmed) qu’il faut sélectionner dans la liste. L’identifiant correspondant à votre publication doit être entré dans le champ Remplir via

doi

Les champs marqués d’un (1) sont toujours obligatoires. Les champs marqués d’un (2) sont obligatoires dès l’état à valider.

Dans le cas des articles, remplir l’ISSN permet de générer automatiquement le lien Politique de l’éditeur sur l’archivage et la diffusion (Sherpa/RoMEO) dans l’étape d’ajout du document.
issn-vide

Une fois cette étape de saisie des métadonnées effectuée, appuyez sur Continuer pour passer à la saisie des documents.


Documents:

Les valeurs saisies durant cette étape sont sauvegardées à chaque ajout/suppression de document !

La coche à mettre dans le champ Droits d’auteur est obligatoire pour déposer des documents. Vous pouvez ensuite ajouter un document principal (au format PDF) ainsi que d’éventuels documents secondaires (photo, enregistrement etc…).

 

ajout-document

Cliquez sur continuer pour passer à l’étape suivante.


Liens:

Durant cette étape vous devrez ajouter à la publication un lien vers chaque co-auteur travaillant à l’UNIL. Si vous êtes l’auteur, n’oubliez pas d’ajouter votre propre lien ! S’il s’agit d’une publication appartenant au fonds UNIL/CHUV, ajoutez aussi les liens vers les unités.

Des propositions automatiques basées sur les 5 premiers et 5 derniers auteurs saisis dans l’étape des métadonnées peuvent être déjà présentes. Il faudra alors cocher celles que vous souhaitez sélectionner parmi celles-ci.

Si vous devez ajouter des liens qui ne sont pas proposés, vous pouvez le faire à partir du formulaire en bas de la page. Sélectionnez le type de lien à ajouter; la recherche s’adaptera alors à votre choix. Cherchez une personne, une unité ou une équipe puis cliquez sur le + pour l’ajouter. Il apparaîtra alors dans la liste au-dessus.

ajout-lien
Cliquez sur continuer pour passer à l’étape suivante.


Visibilité:

La visibilité vous permet de définir l’échelle de diffusion de votre notice.

visibility

 

Dès qu’une notice n’est plus en état Personnel, il devient possible d’ajouter un embargo par état (période durant laquelle le(s) document(s) ne sont pas consultables). Pour une saisie simple, sélectionnez le choix Avec les mêmes embargos pour tous les documents et débutants le … Saisissez ensuite la date de début de l’embargo ainsi que sa durée en interne et en externe.

À partir de l’état 4. A valider, il n’est plus possible de modifier la notice.

visibility_2

Cliquez sur Tout sauvegarder pour terminer la saisie.

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Nouvelle saisie

Edition
Commencer l'éditionMetadonnéesDocumentsLiensVisibilité

Pour éditer une publication, il faut commencer par afficher ses détails en cliquant sur le bouton situé dans la colonne de gauche.

Des opérations comme l’édition, la modification du type, la suppression ou la validation sont alors disponibles selon votre profil et vos droits sur cette publication.

edit_metadata

  1. Etape d’édition sélectionnée, Métadonnées dans cet exemple, et navigation à une autre étape
  2. Retour à la recherche
  3. Sauvegarder les modifications
  4. Aide au remplissage
  5. Métadonnées

Remplissage du formulaire à partir d’une source externe

Remplir via (4.), permet de remplir le formulaire des métadonnées à partir de différentes sources externes (ex: Pubmed, DOI). Choisissez la source qui sera utilisée dans la liste puis saisissez l’identifiant correspondant à votre publication dans la source choisie. Cliquez ensuite sur Remplir. Si vous aviez déjà saisi des valeurs dans votre formulaire, la valeur saisie dans un champ ne sera remplacée que si une nouvelle valeur existe dans celles provenant de la source externe.

edit_metadata_fill_with


Saisie des auteurs

Si votre publication comporte moins de 5 auteurs, une saisie de leurs noms et prénoms dans des champs séparés, qui s’avère simple à utiliser, comme dans l’exemple ci-dessous, est recommandée.

edit_metadata_authors_less_than_6

 

En revanche, pour les publications comportant plus de 5 auteurs, une saisie dans un champ textuel unique, plus souple, est préférée. Il faudra alors saisir un auteur par ligne en respectant le format « nom, prénom« . Pour le champ auteur, qui permet parfois de saisir aussi un working group, il faudra entrer le nom suivi de « [wg]« .

edit_metadata_authors_more_than_5


Assistance pour la saisie d’un journal

Le bouton Remplir les champs périodiques et/ou ISSN vous permettra de remplir les champs Périodique et ISSN à partir de Sherpa/RoMEO. Pour commencer, cliquez dessus pour passer à l’écran de recherche de périodique.

edit_metadata_journals_step_1

 

Vous pouvez ensuite soit saisir le titre du périodique, soit l’ISSN dans le champ de recherche. Cliquez ensuite sur icon_search pour lancer la recherche. Vous pourrez alors sélectionner le périodique dans les résultats obtenus en cliquant sur le icon_select_blue_on_white correspondant.

edit_metadata_journals_step_2

 

Les champs Périodique et ISSN seront alors remplis.

edit_metadata_journals_step_3

 

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1. Métadonnées

edit_resources

  1. Etape d’édition sélectionnée, Documents dans cet exemple, et navigation à une autre étape
  2. Retour à la recherche
  3. Sauvegarder les modifications
  4. Afficher les détails de la notice
  5. Coche pour l’acceptation des droits d’auteur
  6. Document principal
  7. Documents secondaires

Document principal

Le document principal correspond au texte intégrale de la publication. Pour des questions de pérennisation, il doit obligatoirement être au format PDF. Le format PDF/A est à favoriser.


Documents secondaires

Des documents secondaires, jusqu’à un maximum de 10, peuvent être ajoutés à la publication. Ils peuvent correspondre à des annexes, des documents explicatifs, … mais ne doivent pas contenir des données brutes de la recherche. La taille maximale par fichier annexe est de 200 Mo. Contrairement aux documents principaux, dont un archivage pérenne des publications scientifiques UNIL/CHUV en état state_5 est prévu, aucune conservation à longue durée n’est envisagé pour les documents secondaires. Le choix des formats est donc beaucoup plus libre (cliquez sur le bouton icon_help correspondant aux documents secondaires pour la liste complète).

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2. Documents

edit_rels

  1. Etape d’édition sélectionnée, Liens dans cet exemple, et navigation à une autre étape
  2. Retour à la recherche
  3. Sauvegarder les modifications
  4. Afficher les détails de la notice
  5. Propositions automatiques de liens
  6. Créateur de la notice
  7. Liens des (co)auteurs, des unités et des équipes
  8. Choix du fonds
  9. Ajout manuel de liens

Explication générale et notes importantes

Les liens permettent d’attribuer la publication aux coauteurs UNIL et aux unités et équipes au sein desquelles la publication a été réalisée.

Si vous êtes l’auteur, n’oubliez pas d’ajouter votre propre lien ! S’il s’agit d’une publication appartenant au fonds UNIL/CHUV, ajoutez aussi les liens vers les unités.


Propositions automatiques de liens

En cliquant sur le bouton icon_propositions_auto vous obtiendrez une liste de liens potentiels. Ces propositions sont obtenues à partir des auteurs, (co)directeurs, éditeurs scientifiques et traducteurs automatiquement reconnus par le système. Il vous suffit alors de cocher les liens qui correspondent à la publication qui est éditée pour les sélectionner. Si des liens que vous devez ajouter ne sont pas proposés, vous pourrez le faire en utilisant l’ajout manuel.


Ajout manuel de liens

Vous pouvez utiliser le formulaire de recherche, en bas de la page, pour ajouter manuellement des liens à la publication.

Pour l’utiliser, il faut commencer par sélectionner le type de lien. Les champs à disposition pour effectuer les recherches varient en fonction du type de lien qui vous intéresse.

 

edit_rels_search_person
Lien vers une personne

 

edit_rels_search_unit
Recherche d’une structure (recherche d’unités dans cet exemple)

 

Il suffit ensuite de remplir un des champ de recherche puis de cliquer sur le bouton icon_search_text. Les résultats obtenus s’afficheront en dessous du formulaire. Vous pouvez ensuite sélectionner le résultat que vous souhaitez en cliquant sur le bouton icon_select_blue_on_white qui lui correspond. Le lien sélectionné sera alors ajouté à la liste concordante dans les liens sélectionnés de la publication (zone 7.).

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3. Liens

edit_visibility

  1. Etape d’édition sélectionnée, Visibilité dans cet exemple, et navigation à une autre étape
  2. Retour à la recherche
  3. Sauvegarder les modifications
  4. Choix de l’état de visibilité
  5. Choix entre: aucun embargo, un mode simple ou un avancé de saisie des embargos.
  6. Saisie des embargos

La visibilité et ses états

La visibilité permet de définir l’échelle de diffusion d’une notice. On commence par la saisir dans un espace personnel puis on la « pousse » dans différentes étapes jusqu’à son insertion dans la collection des publications de l’UNIL. Le passage par chaque état n’est cependant pas obligatoire. Il est aussi possible d’ajouter des embargos pour définir à partir de quel moment le document de la publication sera accessible pour les états Unil, Web et Serval.

visibility

Les états possibles sont les suivants:

state_1
L’entrée est uniquement visible dans MyUNIL, le portail de l’université de Lausanne, par les auteurs et membres des instituts liés.
state_2
L’entrée est visible par les utilisateurs du portail.
state_3
L’entrée est visible, en plus, sur le site web de l’UNIL (ex: Unisciences).
state_4
Cette étape ne modifie pas directement la visibilité mais elle est obligatoire pour qu’une notice puisse passer à l’état Serval. A partir de cette étape, l’entrée n’est plus modifiable hormis par les validateurs et les administrateurs.
state_5
L’entrée est dans le dépôt Serval et devient visible partout. Les publications du fonds UNIL/CHUV sont moissonnées par des serveurs externes et reçoivent des URNs si elles possèdent un document principal.

Modes simple et avancé de saisie des embargos

Le choix d’ajouter des embargos devient disponible à partir de l’état state_2. Le mode simple de saisie, qui correspond au choix « Avec les mêmes embargos pour tous les documents et débutants le … » n’est alors proposé que pour les publications qui possèdent un document.

Mode simple

Le mode simple permet de choisir une durée d’embargo pour la diffusion en interne (MyUnil) et une pour la diffusion publique (sites web, site serval, …). Si la publication comporte plusieurs documents, tous auront alors les mêmes durées d’embargos.

edit_visibility_simple_embargos

Mode avancé

Le mode avancé, qui correspond au Choix avancés, avec des embargos débutants le … permet de définir finement les embargos mais il est, pour cette raison, plus complexe que le mode précédent.
Les choix proposés dans ce mode de saisie varieront selon votre publication:

  • le choix des embargos à fixer dépend de l’état de visibilité sélectionné pour votre publication. Si votre publication est en état state_2, seuls les embargos state_2 seront proposés. Plus son état sera avancé, plus vous pourrez choisir d’embargos.
  • les embargos pour chaque document ne seront proposés que si ledit document existe.

L’interface vous assistera durant vos modifications des durées des embargos. Les durées des autres embargos seront modifiés dynamiquement pour qu’ils restent cohérents.

Exemple d’une publication en état state_4 avec un document principal et deux documents secondaires:

edit_visibility_advanced_embargos

  1. Embargos sur les métadonnées. Cet embargo est appliqué sur la publication elle-même.
  2. Embargos sur le document primaire
  3. Embargos sur le(s) document(s) secondaire(s)

Lien de l'article :

4. Visibilité

Autres opérations
Changer le typeAjout de documents à une publication en état 'serval'Je suis auteur

Depuis les détails d’une publication (cf. 6 de l’aide sur la recherche), cliquer sur le bouton « Modifier le type ».

Choisissez le type de publication (cf. 1) dans lequel vous souhaitez convertir cette publication. Les zones « Avant » (cf. 2) et « Après » (cf. 3) vous permettent de constater les modifications qui seront effectuées lors de la conversion. Une fois que vous êtes sûr de votre choix, cliquez sur « Continuer » (cf. 4).

Adaptez les métadonnées pour qu’elles correspondent au nouveau type sélectionné. Cliquez ensuite sur « Sauvegarder » pour enregistrer le changement de type et les modifications des métadonnées.

Depuis les détails d’une publication (cf. 6 de l’aide sur la recherche) qui est en état « serval », cliquer sur le bouton « Ajout de document ».

Il faut accepter les droits d’auteur (cf. 1) avant de pouvoir ajouter un document si ce n’est pas déjà fait. Vous pouvez ensuite ajouter les documents à l’aide des boutons « Ajouter » (cf. 2).

Une fois les documents ajoutés, vous pouvez modifier leurs noms et leurs versions (cf. 1). Cliquez ensuite sur le bouton « Sauvegarder » (cf. 2). Vous pouvez ensuite soit fixer les embargos des documents ajoutés (cf. 3) soit retourner à la recherche (cf. 4).

Les embargos peuvent être attribués dans l’étape « visibilité ». Les embargos des documents qui avaient été validés ne peuvent pas être modifiés. Les choix proposés ici dépendent donc de l’état des documents déjà validés.

Cette fonctionnalité permet à un auteur de se lier, lui ou ses unités, à une publication lorsqu’elle est en état « à valider » ou « serval ».

Depuis les détails d’une publication (cf. 6 de l’aide sur la recherche), cliquer sur le bouton « Je suis auteur ».

Vous pourrez alors ajouter les liens suivants:

  • Votre propre lien si vous n’êtes pas déjà lié à la publication
  • Un lien vers une unité dont vous faite partie si la publication appartient au fonds UNIL/CHUV et que l’unité en question n’est pas déjà liée à cette publication

Si vous ne souhaitez pas ajouter un des liens proposés il faut le décocher. Cliquez ensuite sur « sauvegarder » pour enregistrer la modification.

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Je suis auteur

Intérêt de déposer ses documents sur serval

SERVAL permet une diffusion en Open Access (Green Road). Le FNS et la CRUS sont cosignataires de la « Déclaration de Berlin sur le Libre Accès à la Connaissance scientifique » d’octobre 2003.

Rappel de quelques bénéfices du dépôt du texte intégral:

  • Visibilité de vos publications
    SERVAL diffuse vos travaux sur Internet. Vos publications sont donc accessibles aux chercheurs du monde entier sans barrière commerciale ou financière.
  • Augmentation de l’impact de vos travaux
    Des études (exemple) ont montré que les documents publiés en Open Access sont plus cités que les autres.
  • Réponse à la directive du FNS
    Depuis septembre 2007, le Fonds National Suisse exige que les publications qu’il a financées soient diffusées en Open Access.
  • Archivage et adresse pérenne
    L’archivage pérenne du texte intégral est garanti. De plus, un URN (Uniform Resource Name) est attribué par l’UNIL, en collaboration avec la Bibliothèque nationale, à votre publication si elle contient le texte intégral. Cet identificateur peut alors être diffusé comme référence univoque et pérenne à votre publication.
    Exemple: urn:nbn:ch:serval-BIB_365632A115576

Plus d’information sur les contraintes à respecter pour déposer le texte intégral (version déposable, droits d’auteurs).

Droits

Qu’est-ce que le droit d’auteur ?

La notion de « droit d’auteur » recouvre plusieurs droits différents: droit de reproduction, droit de représentation, droit d’adaptation, droit de distribution, etc. Pour cette raison, la notion de « droits d’auteur » est également employée.

Tant que vous n’avez pas signé de contrat de cession des droits, vous êtes en possession de tous les droits sur le document.

La plupart des éditeurs exigent toutefois que vous signiez un contrat de cession des droits dont l’étendue varie d’un éditeur à l’autre. En effet, il n’est pas nécessaire que vous cédiez l’ensemble de vos droits à l’éditeur pour lui permettre de diffuser votre travail. Plus vous cédez de droits, plus il vous sera difficile de réutiliser votre publication.

Comment procéder ?

S’il n’y a pas de contrat
Tant que vous n’avez pas signé de contrat, vous êtes libres de déposer votre publication sur SERVAL. Néanmoins dans le cadre d’une relation loyale, informez-en votre éditeur.

S’il y a un contrat
Lisez attentivement les conditions prévues par l’éditeur. Veillez en particulier à conserver le droit de déposer votre publication sur SERVAL. Pour cette raison, des mentions telles que « exclusif » ou « tous les droits » devraient être clairement biffées.

Informez-vous
Pour connaître la politique des principaux éditeurs en matière d’auto-archivage, consultez la base SHERPA/RoMEO. La majorité des éditeurs permettent le dépôt de la dernière version de l’auteur acceptée par le comité de lecture. En général, le PDF de l’éditeur ne peut pas être utilisé.

Au moment de signer
Le cas échéant, demandez à l’éditeur le droit de déposer sur SERVAL. Pour ce faire, joignez à votre contrat l’Addendum de SPARC afin de garder les droits essentiels. La brochure « Author Rights » donne toutes les informations nécessaires sur l’Addendum.

Au moment de déposer
Le droit de dépôt dans un serveur institutionnel est parfois assorti de conditions. Afin que vous puissiez déposer en toute légalité, les interfaces SERVAL ont été conçues en tenant compte de ces contraintes: possibilités de définir une durée d’embargo durant laquelle le document ne sera pas publié, un URL vers le site de l’éditeur, un DOI, etc.

Publier ses recherches

Choix de la revue
A côté des critères tels que le nombre de citations ou le facteur d’impact, il est judicieux de prendre en compte des critères tels que : rapidité de publication, possibilité de déposer en parallèle sur un serveur, politique de l’éditeur face au droit d’auteur, qualité de l’indexation, archivage à long terme, etc.

Publier en OA
Pensez également à diffuser sur une revue OA. Certaines revues OA possédent un comité de lecture et sont d’un excellent niveau. Par ailleurs, les articles parus en OA sont plus cités que les autres et sont disponibles rapidement. Consultez régulièrement le DOAJ, car le nombre de revues OA ne cesse d’augmenter.

Politique

Metadata Policy for information describing items in the repository

1. Anyone may access the metadata free of charge.
2. The metadata may be re-used in any medium without prior permission for not-for-profit purposes provided the OAI Identifier or a link to the original metadata record are given.
Data Policy for full-text and other full data items

1. Access to some or all full items is controlled.
2. Copies of full items generally can be:

  • (a) reproduced, and displayed or performed
  • (b) for personal research or study, educational, or not-for-profit purposes without prior permission or charge.

provided:

  • (a) the authors, title and full bibliographic details are given
  • (b) a hyperlink and/or URL are given for the original metadata page
  • (c) the content is not changed in any way

3. Full items must not be harvested by robots except transiently for full-text indexing or citation analysis
4. Full items must not be sold commercially in any format or medium without formal permission of the copyright holders.
5. This repository is not the publisher; it is merely the online archive.
6. Mention of SERVAL is appreciated but not mandatory.
Content Policy for types of document & data set held
1. This is an institutional or departmental repository.
2. No content policy defined.


Submission Policy concerning depositors, quality & copyright

1. Items may only be deposited by accredited members, and academic staff of the institution, or their delegated agents.
2. Authors may only submit their own work for archiving.
3. The administrator only vets items for the eligibility of authors/depositors, valid layout & format, and the exclusion of spam
4. The validity and authenticity of the content of submissions is the sole responsibility of the depositor.
5. Items can be deposited at any time, but will not be made publicly visible until any publishers’ or funders’ embargo period has expired.
6. Any copyright violations are entirely the responsibility of the authors/depositors.
7. If SERVAL receives proof of copyright violation, the relevant item will be removed immediately.
Preservation Policy
1. Items will be retained indefinitely.
2. SERVAL will try to ensure continued readability and accessibility.
3. SERVAL regularly backs up its files according to current best practice.
4. Items may be removed at the request of the author/copyright holder, but this is strongly discouraged.
5. Acceptable reasons for withdrawal include:

  • (a) Proven copyright violation or plagiarism
  • (b) Legal requirements and proven violations
  • (c) National Security
  • (d) Upon motivated request of the author

6. Withdrawn items are not deleted per se, but are removed from public view.
7. Withdrawn items’ identifiers/URLs are retained indefinitely.
8. URLs will continue to point to ‘tombstone’ citations, to avoid broken links and to retain item histories.
9. No closure policy defined.

Technique

La récupération massive des publications est possible sur Serval à l’aide du protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting).

Accès

Les requêtes doivent contenir un verbe et éventuellement des paramètres. Voici quelques exemples d’accès:

Verbe
Affiche
Exemple
Identify
Informations générales
ListMetadataFormats
Les différents formats de métadonnées disponibles
ListSets
Les différents sets existants
ListRecords
Lister les données
Idem mais pour un set uniquement
ListIdentifiers
Uniquement les identifiants

Afficher la suite des données

Lorsqu’il y a trop de données pour qu’elles soient affichées en un appel, la page de résultat contient un curseur qui permet d’accéder à la page suivante.
Exemple:

...
<resumptionToken cursor="0">X27391577/1</resumptionToken>
...

Il faut ensuite ajouter un paramètre « resumptionToken » à l’URL appelée et lui assigner cette valeur. Il ne doit pas y avoir d’autre argument à l’exception du verbe précédemment utilisé.

Exemple:
http://serval.unil.ch/oaiprovider/?verb=ListIdentifiers&resumptionToken=X27391577/1