Mon rapport FNS

Tutoriel vidéo

But

La fonctionnalité « Mon rapport FNS » permet aux personnes rattachées à une unité de recherche de créer une liste des résultats de recherche selon le format demandé par le Fonds National Suisse.

En effet, le FNS demande à tous les requérants un ensemble d’informations standardisé lors de toute nouvelle demande de financement. Cela inclut une liste des résultats de recherche qui peut donc être générée depuis Serval et qui répond aux exigences du FNS.

Structure

La structure du rapport suit les recommandation du FNS. Cependant, les informations contenues dans Serval permettent de remplir les 4 premières sections. Les auteurs sont tenus de lire les exigences du FNS et compléter, si applicable, les autres 5 sections ou de les éliminer avant de soumettre le document au FNS.

Format

Conscients de que chaque discipline a des habitudes spécifiques en quant au style bibliographique pour les listes de publications, « Mon rapport FNS » est un document .docx qui peut être entièrement modifié par l’utilisateur.

Le style bibliographique utilisé correspond à celui indiqué par le FNS comme le plus facilement lisible lors de l’évaluation de requêtes, soit:

[autrice/eur][année][titre][Journal ou livre][Edition][Pages][DOI][Lien vers le texte intégrale]

Pour définir les styles pour chaque type de publications, nous nous sommes basés sur le style de la Haute École pédagogique de Fribourg dans la librairie ouverte Citation Styles Library en vertu de sa ressemblance avec le modèle préconisé par le FNS.

Selon les recommandations du FNS, le nom du requérant doit être souligné dans la liste des résultats de recherche. Ceci n’est malheureusement pas possible de faire automatiquement depuis Serval, mais vous pouvez regarder la vidéo ci-dessous pour savoir comment le faire facilement directement dans Word.

Omissions ou erreurs

Il est possible que certaines publications ne soient pas importées dans le rapport. Celui-ci est probablement dû au fait que les données contenues dans Serval sont incomplètes ou erronées.

Le FNS demande principalement les publications évaluées par les pairs des 5 dernières années. Si vous remarquez qu’il manque des publications, vérifiez que la notice de la publication en question soit:

A l’état public avec une année de publication durant les 5 dernières années:

Avec un statut éditorial sous presse ou publié:

Et avec la case « peer-reviewed » cochée (Métadonnées optionnelles):

Si vous avez des doutes sur comment éditer la notice, suivez ce lien pour trouver une aide textuelle et vidéo sur le sujet.

Editer votre rapport FNS

Le document .docx généré avec cette fonctionnalité peut être entièrement modifiable.

Regardez cette vidéo pour voir en quelques minutes ce que vous pouvez faire avec votre rapport.

Édition d’une notice (saisie avancée)

La saisie avancée (édition) d’une notice permet notamment:

  1. la publication d’une notice à l’état brouillon;
  2. l’ajout et/ou la correction des métadonnées y associées;
  3. l’ajout d’un texte intégral et/ou de documents secondaires;
  4. l’ajout et/ou correction des liens attribués à la notice (vers des personnes, unités et/ou groupes).

Elle est accessible en éditant une notice existant (état brouillon ou public):

ou bien en appuyant sur « Éditer » dans l’étape de révision lors de la création d’une nouvelle notice (saisie avec ou sans identifiant):

Revenir en haut de la page.

Page principale – interface intranet

  1. Choix de langue
  2. Critères de recherche proposés, par exemple les publications avec document.
  3. Champ de recherche. Le bouton en forme de loupe permet de lancer la recherche. Le bouton de droite (flèche circulaire) permet de réinitialiser les champs.
  4. Générer un lien partageable menant vers les résultats des critères de recherche sélectionnés.
  5. Pour afficher/masquer la recherche avancée, cliquez sur l’icône entourée.
  6. Vous avez la possibilité de trier votre recherche selon différents critères (dernières modification, pertinence, année, etc.). Sélectionnez le filtre désiré. Le triangle situé à droite indique l’ordre de tri, que vous pouvez inverser si vous le souhaitez en cliquant dessus. Vous pouvez aussi choisir le nombre de notices visibles sur la page.
  7. Effectuer des actions comme exporter les résultats des recherches cochées (cf. 9).
  8. Cliquez sur cette icône pour afficher/masquer les détails concernant la publication et pour éditer la notice.
  9. Sélectionner les publications sur lesquelles effectuer une action (cf. 7).

Page principale – Interface publique

  1. Choix de langue
  2. S’authentifier pour pouvoir saisir des notices et accéder aux contenus réservés à la communauté UNIL.
  3. Critères de recherche proposés, par exemple les publications avec document.
  4. Champ de recherche. Le bouton en forme de loupe permet de lancer la recherche. Le bouton de droite (flèche circulaire) permet de réinitialiser les champs.
  5. Générer un lien partageable menant vers les résultats des critères de recherche sélectionnés.
  6. Pour afficher/masquer la recherche avancée, cliquez sur l’icône entourée.
  7. Vous avez la possibilité de trier votre recherche selon différents critères (dernières modification, pertinence, année, etc.). Sélectionnez le filtre désiré. Le triangle situé à droite indique l’ordre de tri, que vous pouvez inverser si vous le souhaitez en cliquant dessus. Vous pouvez aussi choisir le nombre de notices visibles sur la page.
  8. Effectuer des actions comme exporter les résultats des recherches cochées (cf. 10).
  9. Cliquez sur cette icône pour afficher/masquer les détails concernant la publication.
  10. Sélectionner les publications sur lesquelles effectuer une action (cf. 8).

Saisie simple manuelle

Tutoriel vidéo

Formulaire

Ces badges vous indiquent les champs qu’il faudrait remplir pour que votre publication soit correctement indexée par Google Scholar et Google.

La création d’une nouvelle notice se fait en trois étapes sur le même écran:

  1. Saisie des données bibliographiques
  2. Ajout de liens vers les personnes et les unités
  3. Ajout du texte intégral de la publication (PDF)

1. Saisir les données bibliographiques

Veuillez saisir:

1. le type de la publication;

2. l’institution où la recherche a été menée (UNIL/CHUV ou externe);

3. le titre de la publication;

4. les personnes associées à la publication. Utilisez le menu déroulant (7) pour spécifier le rôle de la personne (auteur, co-premier auteur, éditeur scientifique, etc.). Utilisez le bouton « ajouter une personne » (8) pour ajouter d’autres personnes à la notice;

5. Le titre du périodique (pour les articles);

6. La/les langue(s) de la publication.

Ce 6 champs sont les métadonnées minimales nécessaires pour créer la notice. Vous aurez l’opportunité d’en ajouter d’autres dans la prochaine étape.

2. Lier les personnes et les unités

A quoi servent les liens?

  • Ils vous permettent de lier vos publications à votre profil (qui seront affichées dans Unisciences).
  • Ils permettent aussi de attribuer vos publications à l’unité où vous avez mené les recherches sur lesquelles vos publications se basent. La page Unisciences de votre unité sera donc aussi complète.
  • Vous pouvez aussi lier vos co-auteurs, qui pourront ensuite aussi prendre la main sur la notice et éventuellement la compléter.

Saisissez ensuite les liens vers les auteurs et les unités où la recherche menant à la publication a été effectuée.

Des propositions de lien vers les personnes (si trouvées) seront affichées suite au remplissage du champ « Personne(s) » (1). Lorsque vous cochez les cases des auteurs de la publication, leurs unités seront automatiquement ajoutées au champ « Unité(s) » (2).

L’ajout une unité se fait en tapant son nom directement dans le champ « Unité(s) » (2). Il est également possible de lier la notice à un groupe de recherche en tapant son nom directement dans le champ « Equipe(s) » (4).

Si un auteur de la publication n’a pas été trouvé automatiquement, vous pouvez l’ajouter au moyen du bouton « chercher manuellement » (3).

Lier manuellement des personnes à la notice

Dans la fenêtre contextuelle, tapez le nom et/ou le prénom et/ou l’identifiant de la personne que vous recherchez (1) et cliquez sur « Rechercher ».

Une fois la personne trouvée, cliquez sur le symbole « + » à côté de son nom, et le lien sera ajouté à la notice.

3. Ajouter le texte intégral (PDF de la publication)

Ajoutez ensuite le texte intégral de votre publication afin de l’archiver et le partager (si possible).

Pour connaître vos droits et vos obligations concernant l’auto-archivage d’une copie de votre publication suivez les liens proposés dans le champ « Informations » (1).

Cochez ensuite la case « Droits d’auteur » (2) et appuyez sur « Ajouter le PDF » (3).

Vous pouvez ensuite parcourir votre ordinateur pour choisir le PDF à ajouter.

Choisissez ensuite la version du manuscrit que vous êtes en train de déposer (en cas de doute, consultez ce lien), la visibilité du document (restreint UNIL – par défaut -, public ou sous embargo). Si vous choisissez « sous embargo » un calendrier s’affiche dans la colonne « fin d’embargo » pour pouvoir spécifier la date de fin de l’embargo. Vous avez aussi la possibilité de définir la licence du document, si vous la connaissez.

Attention: si vous publiez une notice et qu’elle contient un texte intégral, ceci (le PDF lui-même) ne pourra plus, en principe, être modifié ou éliminé, tandis que les métadonnées seront toujours modifiables. Réfléchissez donc bien avant de publier une notice qui contient un texte intégral.

Continuer et vérifier

Appuyez sur le bouton « Continuer ». Vous serez redirigé vers un écran de vérification pour contrôler les données récupérées à partir de l’identifiant.

Vous avez le choix de sauvegarder la notice (état brouillon), de la publier, ou bien d’éditer les données pour les compléter ou encore les corriger.

Revenir en haut de la page.

Saisie simple par identifiant

Tutoriel vidéo

Formulaire

La création d’une nouvelle notice se fait en trois étapes sur le même écran:

  1. Récupération des données à partir de l’identifiant
  2. Ajout de liens vers les personnes et les unités
  3. Ajout du texte intégral de la publication (PDF)

1. Saisir l’institution et l’identifiant

Veuillez saisir l’institution où la recherche a été menée (UNIL/CHUV ou externe) (1), l’identifiant (DOI/PMID) (2), et appuyer sur « Récupérer les données » (3).

Patienter pendant la reprise des données, plusieurs services tiers sont contactés et vous évite une saisie manuelle de données (Crossref pour les DOI, Pubmed pour les PMID, Unpaywall, le service pour les personnes et celui pour la structure de l’UNIL).

2. Lier les personnes et les unités

Saisissez ensuite les liens vers les auteurs et les unités où la recherche menant à la publication a été effectuée.

Des propositions seront affichées après la récupération de données à partir de l’identifiant (1). Lorsque vous cochez les cases des auteurs de la publication, leurs unités seront automatiquement ajoutées au champ « Unité(s) » (2).

Si un auteur de la publication n’a pas été trouvé automatiquement, vous pouvez l’ajouter au moyen du bouton « chercher manuellement » (3).

L’ajout une unité se fait en tapant son nom directement dans le champ « Unité(s) » (2). Il est également possible de lier la notice à un groupe de recherche en tapant son nom directement dans le champ « Equipe(s) » (4).

Lier manuellement des personnes à la notice

Dans la fenêtre contextuelle, tapez le nom et/ou le prénom et/ou l’identifiant de la personne que vous recherchez (1) (moins c’est plus !) et cliquez sur « Rechercher ».

Une fois la personne trouvée, cliquez sur le symbole « + » à côté de son nom, et le lien sera ajouté à la notice.

3. Ajouter le texte intégral (PDF de la publication)

Ajoutez ensuite le texte intégral de votre publication afin de l’archiver et le partager (si possible).

Pour connaître vos droits et vos obligations concernant l’auto-archivage d’une copie de votre publication suivez les liens proposés dans le champ « Informations » (1).

Cochez ensuite la case « Droits d’auteur » (2) et appuyez sur « Ajouter le PDF » (3).

Vous pouvez ensuite parcourir votre ordinateur pour choisir le PDF à ajouter.

Choisissez ensuite la version du manuscrit que vous êtes en train de déposer (en cas de doute, consultez ce lien), la visibilité du document (restreint UNIL – par défaut -, public ou sous embargo). Si vous choisissez « sous embargo » un calendrier s’affiche dans la colonne « fin d’embargo » pour pouvoir spécifier la date de fin de l’embargo. Vous avez aussi la possibilité de définir la licence du document, si vous la connaissez.

Continuer et vérifier

Appuyez sur le bouton « Continuer ». Vous serez redirigé vers un écran de vérification pour contrôler les données récupérées à partir de l’identifiant.

Vous avez le choix de sauvegarder la notice (état brouillon), de la publier, ou bien d’éditer les données pour les compléter ou encore les corriger.

Attention: si vous publiez une notice et qu’elle contient un texte intégral, ceci (le PDF lui-même) ne pourra plus, en principe, être modifié ou éliminé, tandis que les métadonnées seront toujours modifiables. Réfléchissez donc bien avant de publier une notice qui contient un texte intégral.

Revenir en haut de la page.

13 novembre 2019: Interruption temporaire de la saisie dans Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL

En raison d’une mise à jour du dépôt, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL subiront des perturbations entre 7h30 et 9h00 le 13 novembre 2019. Seule la consultation sera disponible dans Serval (pas de saisie et de modifications possibles) pendant une partie de l’opération.

Merci de votre compréhension.

20 – 22 août 2019: Interruption temporaire de la saisie dans Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL

En raison d’une importante mise à jour du dépôt, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL seront uniquement disponibles en consultation (pas de saisie et de modifications possibles) du mardi 20 août 2019 à partir de 7h30 jusque dans la journée du jeudi 22 août 2019.

Cette mise à jour apportera des modifications importantes à Serval. Des informations détaillées à ce sujet sont disponibles dans l’actualité 22 août 2019: Arrêt de la validation, réduction du nombre d’états de visibilité et correction des notices possible

Merci de votre compréhension.

17 août 2019: Interruption temporaire de la saisie dans Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL

En raison d’une maintenance sur l’infrastructure centrale au sein du Centre informatique, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL seront uniquement disponibles en consultation (pas de saisie et de modifications possibles) le samedi 17 août 2019 à partir de 8h00. La saisie devrait à nouveau être possible à partir de 11h00.

Merci de votre compréhension.