22 août 2019: Arrêt de la validation, réduction du nombre d’états de visibilité et correction des notices possible

Toujours dans l’optique d’améliorer SERVAL pour le rendre plus convivial et attirant pour nos chercheurs, nous allons procéder à la mise en production de changements de base (fortement demandés) dans l’application comme prélude de simplifications ultérieures de l’interface de saisie.

Les fonctionnalités suivantes seront donc mises en production le jeudi 22 août 2019:

Réduction du nombre d’états de visibilité

Simplification du nombre d’états de visibilité

Les niveaux de visibilité des notices dans SERVAL sont réduits à deux, soit « brouillon » et « public ». Les notices publiées (passage de l’état « brouillon » à l’état « public ») sont immédiatement visibles dans les sites de l’UNIL (y compris Unisciences) et le site public de SERVAL.

Migration des anciens niveaux de visibilité

Les anciens états « personnel » et « UNIL » deviennent « brouillon », tandis que les anciens états « web », « à valider » et « SERVAL » deviennent « public ».

Les notices à l’état « brouillon » sont visibles aux utilisateurs authentifiés UNIL. Les auteurs sont donc invités à procéder à la publication ou l’élimination de leurs notices à l’état « brouillon ».

Arrêt de la validation et correction des notices possible par les auteurs

La validation institutionnelle est désormais abandonnée. Dès à présent, les auteurs pourront corriger les notices auxquelles ils sont liés, tout en sachant qu’elles ne peuvent pas être éliminées une fois à l’état « public ». Ils ont donc la main dessus et sont responsables de leurs listes de publications.

On rend les auteurs attentifs au fait que les textes intégraux, une fois publiés, ne peuvent pas être éliminés en raison de la vocation de préservation de SERVAL et de nos obligations envers la bibliothèque nationale allemande, qui attribue les identifiants pérennes à nos documents. Il est cependant possible de changer la visibilité de ces documents pour ne les rendre accessibles qu’à l’interne de l’UNIL (visibilité: « restreint UNIL »).

Les agents de saisie, délégués et partenaires des chercheurs, pourront eux-mêmes aussi saisir et modifier les notices avec l’accord des auteurs, mais non pas les publier.

Rôles et droits

Les auteurs ont le droit de lecture et d’écriture sur toutes les notices que leur appartiennent. Seuls les auteurs peuvent publier une notice.

Suite à la création d’une notice, un message automatique d’information est envoyé à toutes les personnes liées à la notice.

Les agents de saisie peuvent saisir et modifier des notices à l’état brouillon ou public avec l’accord des auteurs. Ils ne peuvent pas publier une notice.

Thèses et mémoires restent l’exception

Les mémoires et les thèses UNIL/CHUV feront exception à ce changement, dû à leur statut de copie d’examen, et nécessiteront toujours une validation.

Ainsi, les mémoires et les thèses actuellement en état « web » et « à valider » seront mis en état « brouillon ». Les auteurs pourront saisir un mémoire/thèse, mais non pas le publier. Ils le soumettront à validation.

Flux de travail simplifié