Subventions

Vous souhaitez organiser un évènement culturel, sportif ou festif sur le campus? Vous avez d’autres projets qui permettraient d’animer le campus, la vie universitaire? Vous êtes une association nouvellement crée qui tente de démarrer ?
Bref, vous avez un ou des projet(s) vraiment chouette(s), mais vous manquez de fonds?
La FAE peut vous aider!

Comment faire?

Tout d’abord, il vous faut lire attentivement le Règlement des subventions.

A noter que la subvention concerne un projet précis ou un ensemble de projets. Pour le dire autrement, la subvention n’est pas versée à une association, mais pour aider une association à réaliser un ou des projet(s).
Notez également qu’il est nécessaire que l’association demanderesse dispose d’un compte en banque pour pouvoir recevoir une subvention.

Quand envoyer un dossier?

La procédure exige que le Bureau (exécutif) de la FAE émette d’abord un préavis, qui sera ensuite envoyé à l’Assemblée des délégué-e-s. Les dossiers de subvention sont envoyés aux délégué-e-s deux semaines avant chaque assemblée. Il est donc nécessaire d’envoyer votre dossier – complet – assez tôt pour que nous ayons le temps de vous rencontrer et pour que le Bureau puisse émettre son préavis avant l’envoi aux délégué-e-s.

Dates butoir année académique 2017-2018

ADDélai envoi dossierPréavis du BureauContestation préavis
26.02.1806.02.1816.02.1823.02.18
26.03.1806.03.1816.03.1823.03.18
23.04.1803.04.1813.04.1820.04.18
14.05.1824.05.1804.05.1811.05.18

 

Que faut-il mettre dans le dossier de subvention?

Pour qu’un dossier de subvention soit complet, il doit obligatoirement contenir un certain nombre d’éléments:

  • Une lettre de demande formelle, expliquant les raisons de la demande (exemple à télécharger ici)
  • Le montant demandé à la FAE
  • Les coordonnées bancaires de l’association
  • les statuts de l’association (exemple à télécharger ici)
  • Un budget de l’exercice en cours
  • Les comptes des exercices précédents

Précisions sur les comptes et le budget

Les comptes sont les dépenses et recettes effectives, toutes soigneusement triées par rubriques, de l’association dans son ensemble (et non uniquement d’un projet particulier ou d’un ensemble de projets). En d’autres termes, il s’agit de ce que l’association a dépensé et gagné pour le ou les exercice(s) antérieur(s) (c’est-à-dire la ou les année(s) précédente(s)). Un budget se différencie des comptes, puisqu’il s’agit d’une estimation des recettes et des dépenses, toutes soigneusement triées par rubriques, de l’exercice à venir ou en cours dans son ensemble (et non uniquement d’un projet particulier ou d’un ensemble de projets). En d’autres termes, c’est ce que l’association prévoit de dépenser et gagner.

Vous pouvez télécharger un exemple ici. A noter que la complexité de votre comptabilité dépendra des activités de votre association.

Pour quelles raisons une subvention peut-elle être refusée?

Comme le stipule le règlement, « La FAE se réserve le droit de refuser de subventionner certains projets, notamment:
a. S’ils visent une partie trop réduite du corps estudiantin;
b. S’ils ne présentent aucun intérêt pour la communauté estudiantine;
c. S’ils répondent à des intérêts essentiellement privés;
d. Si d’autres sources institutionnelles directement concernées n’ont pas été sollicitées;
e. S’ils ne respectent pas la Charte pour l’égalité de la FAE;
f. Si le dossier est incomplet et que les documents demandés en complément n’ont pas été envoyés dans un délai de trois jours après la demande. »

Quelques précisions supplémentaires:

  • Merci de nous transmettre des dossiers clairs, concis (privilégier la qualité à la quantité) et surtout complets. Si vous avez des doutes sur la manière de préparer votre dossier, mieux vaut commencer par nous contacter pour demander conseil.
  • Merci de ne pas envoyer des dossiers chargés de photos, même belles voire artistiques. Ces petites choses sont très gourmandes en mémoire.
  • Merci d’envoyer le dossier au format .pdf

Utilisation du logo de la FAE

Le logo de la FAE peut être utilisé sur les supports de promotion de l’évènement/du projet à condition d’avoir préalablement déposé une demande par mail auprès de notre secrétariat et d’avoir reçu notre accord. Pour obtenir le logo, il suffit de nous envoyer un mail précisant quel format est nécessaire. Afin que nous puissions statuer sur la demande, merci de nous envoyer le(s) lien(s) vers le(s) site(s) web utilisés pour promouvoir l’évènement/projet, mais également les fichiers (format PDF de préférence) des affiches et flyers qui seront utilisés pour validation.

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter notre secrétariat:

fae@unil.ch
021 692 25 91
Anthropole 1192