Conseils pour la création d’une association

Introduction
Le but de cette page est de fournir aux étudiant-e-s désirant fonder une association les informations nécessaires, informations qui sont un petit peu disséminées sur les divers sites de l’UNIL.

Associations représentatives et associations non représentatives
Les associations représentatives, comme leur dénomination l’indique, sont chargées de représenter les étudiant-e-s d’une faculté ou d’une filière auprès des diverses institutions de l’Université, telles que décanat, rectorat, etc; on y trouve par exemple le LAB (biologie), l’AEDL (droit), l’AESSP (sciences sociales et politiques) et plusieurs autres. Bien entendu, les membres de ces associations font partie de la frange estudiantine représentée par ladite association.

Les associations non représentatives, par contre, défendent un tout autre intérêt. Il s’agit d’association faisant la promotion d’une activité ou d’un centre d’intérêt spécifique (échecs, art contemporain, musique chorale, etc.) ou défendant une frange spécifique d’étudiant-e-s (étudiant-e-s russophones, étudiant-e-s en situation de handicap, etc.). Les membres composants ce type d’association sont des étudiants-e-s passionné-e-s provenant généralement de diverses facultés.

La liste complète des associations de l’UNIL se trouve sur la page suivante :
http://www.unil.ch/interne/fr/home/menuinst/organisation/associations.html

A propos des associations, cette page est également être utile:
http://www.unil.ch/interne/home/menuinst/organisation/associations/a-propos-des-association-uni.html

Statuts
La structure de base d’une association comprend un-e président-e, un-e trésorier-ère et un-e secrétaire. D’autres membres peuvent bien entendu se joindre à ces trois personnes pour former un comité plus étoffé (par exemple un-e responsable sponsoring, un-e responsable événements, un-e responsable communication, etc.).

Les statuts doivent contenir obligatoirement les points suivants, le plus précisément et le plus complètement possible:

  • buts de l’association.
  • activités proposées par l’association.
  • organisation et structure de l’association (avec le nom des membres du comité).
  • personnes pouvant devenir membres de l’association, qui doivent majoritairement être des membres de la communauté de l’UNIL.
  • les statuts doivent être signés par le comité complet, avec la date et le lieu.

Les statuts de l’association doivent être envoyés au secrétaire général de l’UNIL, afin que la direction puisse statuer sur l’acceptation de la demande. Actuellement, le secrétaire général est Marc De Perrot (Marc.DePerrot@unil.ch). La réponse parvient en général au bout de 3-4 semaines.

Vous trouverez un exemple de statuts ici.

Site web
Un site hébergé par l’UNIL peut être demandé suite à la création d’une association. Pour les associations, il s’agit d’un site sous WordPress, un système de gestion de contenu pour sites web; ce logiciel est très simple d’utilisation. Le formulaire à remplir est disponible sur la page suivante :
http://www.unil.ch/ci/files/live/sites/ci/files/shared/acces/Web-V1.04-formulaire.pdf

Attention, le formulaire contient une erreur. En effet, les sites web des associations non représentatives sont hébergés sur le serveur www.asso-unil.ch et non sur www.unil.ch comme mentionné dans le formulaire. Il ne faut pas en tenir compte, le Centre Informatique se chargera de faire le changement. En revanche, pour les associations représentatives, le serveur est bien www.unil.ch.

Dans notre exemple fictif, un nom de site possible pourrait être www.asso-unil.ch/SmartRock.

Notons que le Centre Informatique propose des cours de gestion de sites WordPress qui sont très instructifs et surtout très utiles pour améliorer son site. La personne responsable est Pascal Waeber (Pascal.Waeber@unil.ch).


Adresse email
Il est possible (et vivement conseillé) d’obtenir une adresse email pour son association. Le formulaire de demande se trouve sur la page suivante :

http://www.unil.ch/ci/files/live/sites/ci/files/shared/acces/Creation-Id-V1.11-online.pdf

Pour une association non représentative, le nom de domaine est @asso-unil.ch et non @unil.ch. Le Centre Informatique ne crée pas d’adresse @unil.ch pour une association non représentative. Par contre, les associations représentatives ont un domaine @unil.ch.

Pour notre exemple fictif, une adresse email possible serait SmartRock@asso-unil.ch.

Liste complète des associations
Afin que la nouvelle association puisse apparaître dans la liste, il suffit d’envoyer un email avec une description des activités proposées au service Unicom (webcentral@unil.ch).

Voir aussi la liste complète des associations de l’UNIL à la page suivante pour des exemples :
http://www.unil.ch/interne/fr/home/menuinst/organisation/associations.html

Boîte aux lettres
Une boîte aux lettres peut être réservée au nom de l’association auprès de l’espace association (espaceassociations@unil.ch). Le courrier ne pourra être déposé qu’à partir du moment où un cadenas aura été posé sur ladite boîte. L’adresse postale sera communiquée par le même service.

Réservation de salles
Il est possible de réserver des salles pour les réunions de l’association auprès du groupe Accueil et Gestion des salles du service Unibat, en envoyant un mail à gestiondessalles@unil.ch. La demande prend quelques jours. Plus d’information sur la page suivante:
http://www.unil.ch/unibat/fr/home/menuinst/nos-prestations/reservation-dune-salle.html

Assemblée générale constitutive
Afin de pouvoir ouvrir un compte bancaire, il est nécessaire d’apporter le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive. Ce document est censé relater de façon officielle la création de l’association : il faut simplement mentionner que les statuts sont acceptés et les membres du comité élus. N’oublier pas d’ajouter le lieu et la date !

Voici un exemple fictif : la création de l’association Smart Rock.

  1. Les statuts (version du 3 mars 2015) sont acceptés à l’unanimité.
  2. Calcaire est élu président à l’unanimité, seul candidat.
  3. Géode est élu secrétaire à l’unanimité, seul candidat.
  4. Granit est élu trésorier à l’unanimité, seul candidat.
  5. L’association est valablement engagée par la signature individuelle du trésorier.
  6. Lieu et date : Lausanne, le 3 mars 2015.

Compte bancaire
Un compte bancaire est souvent utile pour conserver les comptes de l’association en lieu sûr. Le plus simple est de prendre directement contact avec l’agence BCV qui est située à côté de la cafétéria du bâtiment Internef. Un rendez-vous est impératif lors de l’ouverture d’un compte (compter environ 45 minutes) ; il faut y amener les statuts, ainsi que le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive. Toutes les personnes désirant avoir accès au compte doivent être présentes au rendez-vous.

Les diverses informations sur l’agence BCV se trouvent sur la page suivante :
http://www.bcv.ch/fr/la_bcv/reseau_d_agences/lausanne/unil

Liens utiles

Guide de procédure des assemblée délibérantes (Université de Montréal):
http://secretariatgeneral.umontreal.ca/fileadmin/user_upload/secretariat/doc_officiels/autres-documents/Guide_procedure_assemblees_deliberantes.pdf