Une billetterie électronique développée par et pour l’UNIL

par Paulo Monteiro, responsable développement et intégration, Ci-UNIL

Fini les listes Excel, l’UNIL se dote enfin d’un système de billetterie électronique (e-ticket) basée sur un QR-CODE pour gérer les entrées aux événements universitaires.

© Yuliya Buyakshina | Dreamstime.com

La problématique de la gestion des accès aux événements de l’UNIL

Il y a quelques mois, plusieurs services de l’UNIL (UNICOM, UNISEP, ALUMNIL) ont approché le Centre informatique pour exposer la problématique de la gestion des accès aux événements de l’UNIL. En effet, le processus en place était manuel, et souvent basé sur des listes Excel. Bien que pour de petits événements la gestion manuelle soit une solution viable, pour des événements dépassant les centaines, voire un millier de participants, cela devenait problématique. Ces services nous ont posé la question suivante « Pouvez-vous en quelques semaines développer un outil informatique nous permettant de professionnaliser et numériser ce service ? » Bien entendu, quand vous posez ce genre de question à des ingénieurs, ils ont tout de suite des étoiles dans les yeux… et se disent voici notre nouveau challenge ;-).

Avant de se lancer, l’équipe de développement s’est posé une première question, « Existe-t-il un outil sur le marché que l’on pourrait intégrer ? » La réponse a été non, car les premiers utilisateurs du système (les cérémonies de remise de diplôme) avaient un besoin très spécifique qui était de pouvoir avoir un système avec des billets électroniques sur invitation. En effet, seuls les gradués pouvait générer un e-ticket pour accéder aux cérémonies. De plus, chaque gradué avait le droit d’inviter un certain nombre de personnes. Ces contraintes ont donc débouché sur un développement maison. Nous avons donc formé un groupe de travail réunissant l’équipe Alumnil, les facultés (FDCA, HEC) et un développeur du Centre informatique. Ce développement était le candidat idéal pour une approche Agile. Et après un développement de trois semaines, le premier MVP (produit minimum viable) était livré aux clients.

Qu’est-ce qu’un billet électronique (e-ticket)?

Selon Wikipédia, un billet électronique (aussi appelé e-ticket de l’anglais electronic ticket) est un billet dématérialisé qui remplace un support d’information matériel par des informations numériques. Dans le cas de l’application développée par le Centre informatique, les informations numériques sont stockées sous forme de QR-Code envoyé par email, et qui sera ensuite scanné pour donner accès à l’événement.

L’e-ticket à l’UNIL, comment ça marche ?

1. Création d’un événement

Création de l’événement par les organisateurs depuis l’interface d’administration

2. Le participant télécharge son e-ticket

Téléchargement de l’e-ticket par le participant
L’e-ticket reçu par le participant

3. Contrôle des entrées

Un des besoins importants de nos clients était de pouvoir disposer directement depuis l’application d’un scanner de QR-Code. Nous avons simplement proposé d’utiliser des tablettes, aujourd’hui capables de lire des QR-code.

…prochaines améliorations

Après plusieurs utilisations de l’application dans le cadre d’événements universitaires (cérémonies de remise de diplômes et ma thèse en 180 secondes), les organisateurs nous ont déjà fait part de nouvelles fonctionnalités à ajouter à l’application prochainement. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités bientôt disponibles :

  • mise à disposition d’un portail centralisant les événements universitaires permettant aux participants de télécharger leur e-ticket pour l’événement
  • mise à disposition d’un module de paiement par carte de crédit pour les événements payants.

Le mot de la fin

L’UNIL pour faire face à l’ampleur croissante des événements qu’elle organise ou héberge, avait besoin d’une solution de billetterie électronique dont certaines fonctionnalités clés étaient inexistantes sur le marché. Le Ci a donc lancé un projet piloté par un de ses développeurs pour comprendre le besoin, l’analyser, puis proposer après quelques semaines déjà une première version utilisable, qui s’améliorera par itérations, selon les retours du client. Une belle réussite que le Ci souhaite reproduire à l’occasion d’autres projets à forte valeur ajoutée pour l’UNIL.


Un témoignage de Chantal Béhar-Maendly, responsable de l’organisation des cérémonies HEC

« La billetterie électronique développée par le Ci représente un véritable plus dans l’organisation des cérémonies de la faculté. L’envoi de billets électroniques personnalisés et intransmissibles vient solutionner la question du contrôle des accès à la manifestation tout en offrant la possibilité de suivre en direct le nombre d’arrivants le jour J. Il s’agit d’avantages considérables en matière de sécurité et de gestion événementielle pour les organisatrices et organisateurs d’un tel événement !

Grâce à la méthode agile appliquée dans la phase de développement, il a été possible de construire ensemble un outil sur mesure répondant en tous points aux besoins de la faculté. Ainsi, des fonctionnalités destinées à simplifier le processus ont pu être ajoutées ou adaptées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Nous tenons à souligner ici le remarquable professionnalisme et la flexibilité dont a fait preuve l’équipe du Ci tout au long du processus. Un sincère merci également pour l’excellent cadre de collaboration que nous avons fortement apprécié !»