L’UNIL va se doter d’un cloud d’impression efficace et écologique

par Gilles Ritzmann et Manuel Girardin, coordinateurs de services informatiques, Ci-UNIL

Le Centre informatique va unifier et standardiser ses services d’impression afin d’offrir plus de fonctionnalités et de réduire l’empreinte écologique de l’UNIL.

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PrintOffice souffle sa 5ème bougie

Bien que la numérisation soit le mot d’ordre et la tendance actuelle, force est de constater qu’imprimer fait toujours partie du quotidien de bon nombre de personnes de la communauté UNIL. En effet, une université produit du texte en grande quantité, dont la majorité finit tôt ou tard par être imprimée. L’objectif du Centre informatique est dès lors de proposer une solution d’impression rationnelle, intégrée et la plus écologique possible.

D’ailleurs, ce sujet n’est pas nouveau et nos lecteurs les plus fidèles se souviendront peut-être que nous avions déjà abordé cette question en 2014 lors du lancement du service PrintOffice. Le « petit frère de PrintUNIL » devait alors compléter son grand frère, destiné avant tout aux étudiants. Avec PrintOffice, notre objectif était de proposer aux employés des services et facultés de l’UNIL un nouveau système facilitant l’impression, la photocopie et la numérisation des documents de travail. Il s’agissait également d’offrir une véritable alternative aux petites imprimantes de bureau souvent plus chères et moins écologiques. De plus, nous avions la volonté de centraliser la gestion et rationaliser le parc d’imprimantes du campus. Arrivé à la fin du premier cycle de vie du service, il est temps pour nous de faire le bilan et de se tourner vers l’avenir.

En 2019, le système d’impression PrintOffice compte 85 imprimantes multifonctions (MFP – Multi-Function Printer) installées sur le campus, et même jusqu’à l’IUKB situé à Sion. Elles sont réparties dans 17 facultés, services et partenaires de l’UNIL, dont par exemple :

  • la Faculté des lettres
  • la Faculté des sciences sociales et politiques
  • la Faculté des géosciences et de l’environnement
  • le Service des ressources humaines
  • la Bibliothèque cantonale et universitaire – Lausanne
Après un démarrage en trombe et une 2ème année de consolidation, la quantité de MFP PrintOffice n’a pas cessé d’augmenter.

À chaque nouvelle installation, le Centre informatique analyse le parc d’imprimantes et les besoins d’impression en collaboration avec le service ou la faculté adhérents, afin de proposer une solution adaptée, plus économique et écologique. Pour illustrer ces propos, prenons exemple sur le déploiement du service PrintOffice à la faculté des sciences sociales et politiques.

En 2014, la faculté nous a approchés pour remplacer leurs imprimantes « partagées » (= utilisées par plusieurs collaborateurs) par notre service d’impression PrintOffice. Après analyse de leur parc et des besoins, les objectifs étaient de :

  • réduire le nombre d’imprimantes « partagées » et les remplacer par des MFP PrintOffice
  • réduire les coûts et le volume d’impression de la faculté
  • apporter de nouvelles fonctionnalités (impression sécurisée, scan avec OCR, cloud d’impression « follow me », statistiques, etc.)

En 2018, à l’échéance de notre SLA (Service-Level Agreement, soit un contrat qui définit le niveau de service) nous avons fait le point et chaque MFP PrintOffice a remplacé ~4 imprimantes « partagées » de la faculté. Le volume d’impression a également diminué de 15%, un fait principalement lié à l’impression sécurisée qui permet de réduire la quantité d’impressions inutiles. Satisfaite des résultats, la faculté a décidé de renouveler ses MFP PrintOffice. Cerise sur le gâteau, cette dernière a pu profiter d’une réduction des coûts de plus de 15%, le nombre d’adhérents PrintOffice ayant suffisamment augmenté pour que le Ci puisse négocier de nouveaux prix avec son fournisseur.

Situation avant et après le déploiement de PrintOffice à la faculté des SSP

Il ne s’agit là que d’un exemple parmi d’autres sachant qu’en 2018 nous avons renouvelé plus de 50 MFP PrintOffice. D’ailleurs, tous les services et facultés concernés ont décidé de renouveler la même quantité d’appareils ou d’en ajouter, ce qui semble indiquer que PrintOffice est un service apprécié et nécessaire à l’UNIL. Mais comme rien n’est jamais parfait à la première itération, un bilan a été établi, nous permettant de dresser une liste des inconvénients de nos services d’impression.

Offre d’impression et améliorations possibles

Le Ci propose donc 2 services d’impression centralisés : PrintUNIL (pour les étudiants) et PrintOffice (pour les employés). Pour le moment, ces services sont complémentaires, mais gérés indépendamment. La séparation de ces services n’apporte pas que des avantages. Nous avons identifié les problèmes suivants :

1. Gestion technique et administrative accrue
2 services d’impression distincts signifient plus de temps requis pour gérer la partie technique et administrative. Par exemple, les factures pour les imprimantes PrintOffice sont d’abord reçues, contrôlées et enregistrées par le Centre informatique, puis transmises au service ou à la faculté qui répètent ce processus avant qu’elles n’arrivent enfin au Service Financier pour paiement. Il s’agit donc d’un long processus à faible valeur ajoutée qui monopolise du personnel de l’UNIL.

2. Un 3ème service concurrent
En plus des services PrintUNIL et PrintOffice, la centrale d’achats de l’Etat de Vaud (CADEV) propose un contrat permettant d’obtenir un MFP (pour les employés) sans coûts de location, mais avec un prix plus élevé par page imprimée. Ce contrat CADEV, comparé à PrintOffice, n’est économiquement rentable que si de faibles volumes sont imprimés. Or, les MFP fournis par la CADEV sont prévus pour imprimer des dizaines de milliers de pages mensuelles. Cela revient donc à commander une Ferrari pour rouler à 20km/h. Pas top pour notre planète ou pour le portefeuille de l’UNIL !

3. Inégalité fonctionnelle entre les solutions
Selon l’imprimante à disposition, la qualité ou les fonctionnalités ne sont pas les mêmes, comme le montre le tableau ci-dessous… Cela rend les utilisateurs des services confus.

Avec PrintUNIL, les étudiants sont actuellement les mieux servis.

Après avoir constaté ces problèmes, nous avons songé aux mesures à prendre pour améliorer la qualité de ce service. De cette réflexion est né le projet au nom de code « ONEPrint ».

Il doit n’en rester qu’un !

Soutenu par la Direction de l’UNIL et élaboré en collaboration avec le dicastère Durabilité, le projet ONEPrint consiste à fusionner les services PrintUNIL et PrintOffice afin d’apporter des solutions aux problèmes énoncés plus haut. Les employés profiteront ainsi d’une mobilité complète et pourront utiliser n’importe quelle imprimante sans distinction. Afin de minimiser les effets d’embouteillages devant certaines imprimantes, les étudiants, quant à eux, devront continuer à utiliser leurs zones d’impression dédiées et proches des auditoires.

Ce projet a également pour objectif d’activement diminuer l’empreinte écologique de l’UNIL en matière d’impression grâce aux mesures suivantes :

  1. Favoriser l’impression sur des imprimantes multifonctions, afin de réduire le nombre d’imprimantes de bureau (moins écologiques et économiques).
  2. Définir l’option d’impression « recto verso » par défaut.
  3. Adopter un papier recyclé plus respectueux de l’environnement pour les MFP de l’UNIL.
  4. Réduire les « impressions inutiles » (~15% du volume d’impression) grâce à l’impression sécurisée qui nécessite que l’utilisateur s’identifie sur le MFP avant de pouvoir imprimer.
  5. Réduire le nombre d’imprimantes sous contrat CADEV qui sont soit trop chères, soit sous-utilisées.

À peine après avoir terminé son premier cycle de vie, le service PrintOffice va donc être « absorbé » par son grand-frère, l’immortel PrintUNIL. Les travaux nécessaires à cette fusion commenceront cette année. Le Centre informatique contactera donc les différents services et facultés de l’UNIL afin de les accompagner dans cette évolution. A terme, il ne restera donc plus qu’un service d’impression, PrintUNIL. Un service mieux adapté aux besoins de la communauté universitaire et aux défis économiques et écologiques que l’UNIL veut relever.