Accédez à tous les logiciels Adobe en quelques clics!

par Manuel Girardin, coordinateur de support informatique, et Gilles Ritzmann, coordinateur de services informatiques, Ci-UNIL

L’UNIL profite du contrat passé entre SWITCH et Adobe pour proposer à ses collaborateurs un accès au catalogue logiciel complet de l’éditeur de Photoshop et compagnie.

© David Tran – Dreamstime.com

Un nouveau deal avec Adobe

Début 2018, le Centre informatique se trouvait face à un dilemme. Son contrat avec Adobe arrivait à échéance et le renouvellement de la licence de site était remis en question, le prix des licences semblant être alors assez élevé. Nous nous étions d’ailleurs mis en quête d’alternatives crédibles à Photoshop, InDesign et Illustrator, débouchant sur notre article consacré à la suite Affinity.

Changement de décor cet été : un nouveau deal négocié entre notre partenaire SWITCH et Adobe nous permet de faire bénéficier les collaborateurs et partenaires de l’UNIL de tous les logiciels Adobe, pour un prix équivalent au précédent. Un pack de logiciels plus complet pour un prix stable, il était difficile de refuser une pareille offre. Depuis le 29 octobre 2018, le Centre informatique propose donc la suite Creative Cloud complète via son portail de distribution de logiciels. Ce contrat est valable jusqu’en août 2021, date à laquelle un nouveau contrat devra être négocié.

Des automatismes pour simplifier la gestion des comptes et l’accès aux logiciels

Grande nouveauté, Adobe est désormais passée à un système de gestion de licences par utilisateur et non plus par machine. C’est donc l’appartenance des utilisateurs à une institution sous contrat qui fait foi et non plus le fait qu’ils aient un ordinateur inventorié au sein de l’institution en question. Et c’est « tout bénef’ » pour l’utilisateur : l’installation des logiciels peut se faire tout aussi bien sur un ordinateur à l’inventaire informatique UNIL que sur un ordinateur privé non inventorié utilisé dans le cadre professionnel. L’accès aux logiciels se fait au moyen des identifiants UNIL, ce qui évite d’avoir à créer un nouveau compte, et donc de gérer un mot de passe de plus.

Si la facilité d’accès côté utilisateurs est à relever, notons aussi que de gros efforts de facilitation ont été fait côté administrateurs. Un portail permet ainsi de gérer les licences de façon automatisée, avec des API et une connexion à notre outil d’authentification SwitchAAI. Et si le travail n’a pas manqué pour mettre en place les automatismes nécessaires à la gestion des utilisateurs ayant droit aux logiciels Adobe, le jeu en valait la chandelle : les outils « maison » ont été adaptés pour que le traitement des demandes d’accès à ces logiciels soit complètement automatisé. C’est chose faite depuis le 29 octobre 2018.

La liste des produits Adobe disponibles avec notre nouveau contrat

Un super-pack Adobe destiné à qui ?

Un ayant-droit a donc désormais accès à tous les logiciels de la Creative Cloud. Pour être ayant-droits, les utilisateurs doivent remplir les conditions suivantes :

  • disposer d’un contrat avec l’UNIL ou un de ses partenaires
  • disposer d’une adresse email se terminant par unil.ch ou iukb.ch.

S’ils respectent ces deux conditions, ils installeront alors les logiciels Adobe sur les ordinateurs de leur choix.

Nos collègues du quartier de Sion, disposant d’une adresse @unige ou encore nos partenaires de l’AISTS ou du CHUV ne sont pas oubliés. Malheureusement pour eux, il ne nous est techniquement pas possible de leur proposer nos licences. En effet, lors de la mise en place des automatismes précités, nous avons dû fournir à Adobe la preuve technique que nous gérions le domaine unil.ch, ce que nous avons pu faire sans problème. Même chose côté iukb.ch, le nécessaire ayant été fait via l’antenne de support du help desk dans le quartier de Sion. Impossible par contre d’en faire de même avec les domaines unige.ch, chuv.ch ou aists.org, que nous ne gérons pas. Les titulaires d’adresses email liées à ces domaines sont donc invités à se tourner vers les services informatiques de l’UNIGE, du CHUV ou de l’AISTS pour voir si l’accès aux logiciels Adobe peut leur être ouvert.

Les utilisateurs installent eux-mêmes…

Les conditions d’accès respectées, il est alors possible de procéder à l’installation des logiciels. Le processus est automatisé mais nécessite quand même quelques actions côté utilisateur. Une fois le formulaire de demande rempli sur distrisoft, ces derniers peuvent alors installer l’application Creative Cloud d’Adobe, qui sert de portail pour l’accès à Photoshop et consorts.

Ce portail est accessible via cette petite icône , qui se trouve dans la zone de l’horloge. Que l’on soit sur Mac ou Windows, un clic sur cette icône, une saisie de son adresse email puis de ses identifiants UNIL plus tard, l’accès au téléchargement des applications Adobe désirées peut alors se faire immédiatement.

Une fois authentifié-e, choisissez l’application qui vous intéresse!

… et nous appellent si nécessaire !

En cas de soucis avec ces installations, notre help desk est là pour prendre en charge votre demande et tenter d’y répondre rapidement, comme d’habitude. Mais seul ce dernier pourra apporter son aide à la résolution des problèmes soulevés par nos utilisateurs. En effet, le support des produits Adobe se fera dès janvier 2019 en mode « help desk uniquement ». Avec le départ en retraite de notre spécialiste Adobe Philippe Ryter, après 30 années de bons et loyaux services au Ci, nous perdons une grande partie de nos connaissances de support spécialisé Adobe. A première vue, nous nous dirigeons donc vers un support léger des produits Adobe, avec une part belle donnée à l’auto-formation (le récent deal qui a ouvert les portes de Lynda.com – futur LinkedIn learning – tombait à pic).

Vous avez besoin d’un produit Adobe et êtes au bénéfice d’un contrat UNIL ? N’attendez plus et passez par-là : https://www.unil.ch/ci/distrisoft.

Quid des salles informatiques?

Jusqu’à présent, l’installation des produits Adobe dans les salles informatiques du campus se gérait avec des clés de licences. Force est de constater que le nouveau système de licence d’Adobe ne s’adapte pas aux salles informatiques, puisque la notion de clé de licence disparaît au profit d’une authentification sur l’application Adobe Creative Cloud.

Adobe a réagi à ce problème en annonçant courant décembre 2018 un nouveau système de licence nommé « Shared Device License ». Les ordinateurs des salles de cours devraient donc pouvoir être équipées de la suite complète des produits Adobe. L’astuce: les étudiants n’accéderont à ces produits qu’en passant par les salles informatiques du campus et via leur nom d’utilisateur et mot de passe UNIL. Le personnel de l’UNIL ne devrait donc pas être le seul bénéficiaire du nouveau contrat de licence!

La mise à disposition des « Shared Device License » étant prévue pour le courant 2019, le Ci le testera dans les salles qu’il gère avant de les mettre à disposition des gestionnaires des salles des facultés. Pour l’instant, nous recommandons donc à ces derniers de continuer à utiliser les versions 2018 des logiciels Adobe dans leurs salles informatiques.