La messagerie UNIL passe à Exchange 2016

par Manuel Girardin, coordinateur de support informatique, Ci-UNIL

Le Ci a profité de l’été pour mettre à jour ses serveurs Microsoft Exchange. Si les changements côté utilisateur sont minimes, la préparation par nos administrateurs système a été bien plus conséquente.

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« Microsoft Exchange »… mmmh, c’est quoi déjà ?

Petit retour en 2014 : le Ci met alors en place la suite Microsoft Exchange, un système de gestion de messagerie électronique, agenda, contacts, notes et rappels. Exit le très bon MyAgenda et le vieillot SurgeMail utilisés jusqu’alors, le Ci se décide à suivre le mouvement des hautes écoles suisses et se tourne vers le standard du marché de la messagerie électronique, au grand dam des amoureux du logiciel libre.

Avançons à l’été 2018. Le groupe exploitation du Ci entreprend la mise à jour de notre infrastructure avec un passage de Exchange 2013 à Exchange 2016, la dernière version proposée par Microsoft. Voyons ce que cela implique pour nos utilisateurs et les responsables du service côté Ci.

Côté utilisateur : un visuel un peu amélioré et des options en (trop) grand nombre

Côté utilisateur, la nouvelle version ne propose que peu de modifications et permet donc de s’y adapter facilement. En effet, les utilisateurs de Microsoft Outlook (sur PC) ou des outils Apple (sur Mac) ne voient pas de changements avec la migration au nouveau serveur. C’est sur https://owa.unil.ch qu’on remarque quelques indices d’une mise à jour.

La nouvelle interface d’owa.unil.ch, ou comment accéder à son calendrier en 2 clics au lieu d’un seul.

En effet, le visuel d’OWA est rafraîchi, que ce soit l’affichage des mails ou l’interface d’envoi de mail, qui se dote d’ailleurs enfin d’un bouton « Envoyer » en dessous du mail (c’était logique, ils l’ont fait !). Il est désormais possible de sélectionner tous les mails d’un dossier afin d’agir sur eux. On voit par contre la disparition des raccourcis directs vers les fonctions calendriers, contacts et tâches. Il faut désormais cliquer sur le bouton en haut à gauche pour accéder au calendrier et gérer par exemple le partage de son calendrier.

Pour configurer son répondeur automatique, il est conseillé de passer par owa.unil.ch

Dans la roue crantée en haut à droite, on appréciera le maintien de l’accès rapide au paramétrage du répondeur automatique. Par contre, on s’évitera d’accéder au menu complet des options, tant la liste est longue et complexe.

Au final, la stabilité est de mise côté utilisateur. On appréciera le rafraîchissement du look et évitera de se perdre dans l’indigeste menu Options pour apprécier une nouveauté bienvenue : le répondeur est désormais à l’honneur dans la liste.

Côté administrateur : une migration qui donne du pain sur la planche

C’est plutôt du côté administrateur que la migration est bien plus complexe. En effet, la préparation d’un tel changement prend du temps. Pour arriver à ce que le passage d’un utilisateur de la version 2013 à la version 2016 se déroule en 2 minutes en moyenne, la préparation a nécessité quelques mois de travail pour nos administrateurs. Rien d’ anormal en informatique : plus c’est simple pour l’utilisateur, et plus c’est complexe pour l’administrateur, qui aura dû investir beaucoup de temps et d’efforts. Eh oui, un raté important dans le processus de migration pourrait amener tout ou partie des 29’599 utilisateurs du service au chômage technique : qui peut se passer de sa messagerie aujourd’hui pour son activité à l’UNIL ?

La préparation d’une migration est aussi l’occasion de se (re)poser quelques questions de base:

  • Le logiciel est-il encore le bon ? N’en existe-t-il pas de meilleur ? Est-ce le moment pour le changer ?
  • Peut-on profiter de la migration pour améliorer le service proposé ?
  • Comment procéder à la mise à jour de manière à ce que cela soit le plus transparent possible pour l’utilisateur ?

S’il existe probablement des alternatives tout à fait valables à la suite Microsoft Exchange, force est de constater que son remplacement est un projet conséquent. Après 5 ans de production, une telle réflexion n’est pas à l’ordre du jour. C’est donc plutôt du côté du potentiel d’amélioration que notre équipe s’est tournée dans sa réflexion.

Le but de cette migration était de passer à la dernière version d’Exchange, de virtualiser toute l’infrastructure de calcul et de stockage, et de préparer un éventuel mouvement dans le cloud.

Parmi les options, le passage dans le cloud a donc carrément été envisagé. Un espace de stockage plus important, moins d’infrastructure à gérer et des mises à jour automatiques sont les avantages indéniables de ce type d’architecture. Mais en l’absence de directives juridiques claires sur ce point et avec la volonté de ne pas perdre la main sur les données UNIL, celles-ci resteront sur des serveurs UNIL, virtuels désormais. Le Ci a malgré tout déjà bien préparé le terrain, en posant les bases techniques nécessaires à la migration de la messagerie dans le nuage. Ce choix stratégique est désormais plus un problème politique que technique. L’augmentation des quotas de stockage alloué aux utilisateurs (2 Go pour les étudiants, 5 Go pour le personnel) n’a pas été envisagée. La tâche était déjà conséquente, les changements sous le capot importants : d’autres mises à jour se feront ultérieurement, selon le principe de l’amélioration continue. Les archives locales de mails dans Apple Mail ou Microsoft Outlook ont encore un long avenir à l’UNIL.

Les choix techniques ont été faits en intégrant l’équipe du help desk le plus tôt possible. Il s’agit en effet de jauger au mieux le volume de travail que génère la migration des serveurs sur l’équipe de support et son help desk. C’est bien ce dernier qui gère le 80% des questions des utilisateurs. Les responsables du help desk prennent alors en charge la communication autour de la migration, d’un commun accord avec les spécialistes Exchange.

Chantons et migrons, à ces erreurs faisons la gue-e-rre !

Les premières migrations sur les serveurs de production ont été effectuées début juillet. La première étape consistait à trouver un petit groupe d’utilisateurs proches du Ci, pour valider notre procédure avant de l’appliquer à toute l’UNIL. C’est le Ci et ses colocataires d’UNICOM qui sont passés volontairement à la casserole (merci à ces derniers !).

Le résultat a été encourageant. Seul 1 utilisateur sur 173 n’a pas été migré automatiquement suite à un élément corrompu dans son profil Exchange. Ce dernier n’y a rien vu, puisqu’il est simplement resté sur la version 2013, en attendant que nos spécialistes se penchent sur son cas. Le taux d’erreur de 0.5% vaut ce qu’il vaut, l’échantillon n’étant pas des plus représentatifs. Mais nous avons pu valider la procédure utilisée.

Cette première migration a permis de soigner les derniers détails. Parmi eux, notons le fait que le mail d’information annonçant la migration à l’utilisateur impacté doit bien sûr être traduit en anglais. Mais surtout, il s’agit de s’accorder sur la façon de traiter les erreurs bloquant la migration, dont une mérite un soin tout particulier :

  • Un mail corrompu bloque le processus de migration du compte, se trouvant habituellement dans les brouillons ou dans la corbeille.

Pourquoi ce traitement de faveur ? Car lors de chaque migration qu’il effectue (et il s’agit d’une part importante de son activité) le Ci traite les données des utilisateurs comme un bien précieux qui ne doit pas être altéré, sans juger de ce qui est ou n’est pas important : il assume simplement son rôle technique. Ainsi, ce n’est pas à notre service de décider si tel mail considéré comme corrompu par le système l’est réellement pour l’utilisateur, quand bien même il se trouve dans un dossier d’éléments supprimés ou de brouillons. Le préposé à l’écriture de l’article a régulièrement croisé des utilisateurs qui considéraient la corbeille comme un dossier de stockage. Même si la pratique n’est pas bonne, elle existe !

Décision a alors été prise de stopper la migration pour les utilisateurs touchés par le rare problème des mails corrompus et de les informer, toujours par mail, des contenus concernés. C’est ainsi l’utilisateur final qui validera si les messages peuvent être ignorés ou non : par principe l’information stockée par le Ci n’est pas modifiée sans que nos utilisateurs ne soient avertis.

Une affaire qui roule

A l’heure d’écrire ces lignes, les 21’202 comptes des étudiants ont été migrés, sans problème apparent. Le ratio d’erreurs tombe à 0.1%, soit 30 comptes contenant des éléments corrompus.

Au final, le bilan est positif. Les efforts entrepris ont porté leurs fruits : la migration est transparente et toutes les données sont migrées. La fin de l’année permettra de voir ce que cette nouvelle version a dans le ventre, en espérant qu’elle apporte une stabilité attendue depuis longtemps par les nombreux utilisateurs Mac de l’UNIL !