Déploiement de Skype for Business à l’UNIL

par Yoann Moizan, ingénieur réseau, Ci-UNIL

La communication unifiée permet à notre messagerie, nos agendas et notre téléphone de nous suivre partout, avec en prime le partage d’écran et la visioconférence.

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Mieux communiquer, collaborer et partager avec Skype for Business

L’abondance d’emails, la difficulté d’organiser des séances en face à face ou l’accès à ses outils de travail depuis l’extérieur du campus sont autant de freins que tout un chacun rencontre dans son travail au quotidien.

La communication unifiée permet d’utiliser de manière optimale toute une série de nouvelles fonctionnalités audio et vidéo indépendamment du matériel que vous utilisez et de l’endroit où vous vous trouvez.

La communication est aujourd’hui un élément essentiel dans notre collaboration et notre manière de travailler. Les communications telles que nous les connaissions (téléphone, fax, emails) ont profondément évolué et nous apportent une multitude de nouvelles fonctionnalités.

Exemple d’évolution d’une conversation. Icônes : © Fotolia

Ces nouvelles fonctionnalités bien connues et très souvent utilisées dans un contexte privé (WhatsApp, Viber, Facebook Messenger, Skype, Telegram, etc.) s’ouvrent au monde professionnel avec Skype for Business :

  • Communiquez facilement et rapidement avec vos collègues grâce à la messagerie écrite instantanée (chat) avec information de présence (disponible, occupé, absent, en réunion).
  • Collaborez efficacement en regroupant vos collègues dans une seule et même conversation. Commencez par échanger en messagerie instantanée puis basculez en audio et partagez votre webcam. Ajoutez à cela le partage de votre bureau pour illustrer de manière pratique vos explications.
  • Partagez du contenu dans une visioconférence Skype for Business. Avec Skype for Business vous pouvez sans difficulté héberger une visioconférence et faire intervenir des collègues internes mais également externes à l’UNIL. Partagez ensuite un PowerPoint pour accompagner votre présentation.

Et le petit plus, soyez connectés quel que soit le lieu où vous vous trouvez grâce à l’application mobile Skype for Business qui offre les mêmes fonctionnalités sur votre téléphone.

Le télétravail, la mobilité plus facile avec Skype for Business

De nos jours, la mobilité est essentielle et grâce aux réseaux informatiques, nous pouvons sans difficulté nous connecter depuis n’importe où dans le monde à l’UNIL. Il est alors très facile d’accéder à ses emails, ses documents et ses travaux. Malgré tout, nous oublions souvent un élément majeur à la collaboration : le téléphone !

Avec Skype for Business, nous sommes aujourd’hui capables de téléphoner en utilisant le numéro de téléphone professionnel de l’UNIL. Celui-ci nous suit partout et est accessible quand vous le souhaitez moyennant une connexion Internet fiable.

Prenons l’exemple de Thierry :

Une fois par semaine, Thierry travaille depuis la maison sur son ordinateur portable avec lequel il se connecte au réseau UNIL grâce au VPN crypto. Du point de vue du réseau et des droits d’accès, il travaille alors comme n’importe quel utilisateur du campus, sauf qu’il est à son domicile. La problématique de Thierry concerne son téléphone. Il doit passer de nombreux appels téléphoniques pour son travail et il ne peut le faire depuis chez lui avec son numéro de l’UNIL.

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Fort heureusement, Thierry a depuis peu installé Skype for Business sur son ordinateur portable et effectué une demande auprès du Centre informatique (par la création d’un ticket à notre help desk) pour accéder à la fonctionnalité « téléphonie d’entreprise » de Skype for Business. Depuis, Thierry reçoit tous ses appels UNIL (021 692 xxxx) sur son ordinateur portable. Il peut également appeler ses correspondants depuis l’application Skype for Business installée sur son ordinateur et c’est son numéro de téléphone UNIL qui est utilisé !

Thierry est également souvent en déplacement pour des conférences ou des colloques. Lors de ses nombreux déplacements, Thierry utilise l’application Skype for Business sur son smartphone et de la même manière qu’avec son ordinateur portable.

Il « chat » avec ses collègues de l’UNIL, appelle et est appelé sur son numéro de l’UNIL comme s’il était dans son bureau !

Sur PC Windows : Skype for Business et Outlook (Microsoft Exchange)

Skype for Business fonctionne de manière optimale avec Outlook (Microsoft Exchange).

En effet, Skype for Business est étroitement lié à Outlook et est capable de définir automatiquement votre statut de présence par rapport à votre agenda de l’UNIL. Si vous avez une réunion planifiée dans votre agenda, Skype for Business changera alors votre statut de « Disponible » à « En réunion » pendant la durée de cette réunion. Vous informez alors vos contacts que vous êtes occupé et potentiellement injoignable pendant cette durée.

Sur Mac : Skype for Business et les outils Apple (Microsoft Exchange)

Skype for Business est également disponible en version Mac. Il s’intègre aux outils du système. Vous pouvez donc continuer à utiliser Calendrier, Mail et Contacts. Tout en profitant des nouvelles fonctionnalités apportées par Skype for Business.

Vous utilisez Skype for Business sur votre smartphone ?

Lancez-le et retrouvez en un clin d’œil vos prochaines séances planifiées dans votre agenda.

Cependant, l’utilisation de Microsoft Outlook sur smartphone n’est pour l’instant pas possible pour des raisons de sécurité. Cela n’impacte en rien la pleine utilisation de Skype for Business.

De la même manière, lorsque vous définissez une réponse automatique lors d’une absence du bureau (vacances par exemple), Skype for Business indiquera alors à vos contacts la durée de votre absence ainsi que le message que vous avez renseigné dans votre réponse automatique.

Skype for Business et la messagerie unifiée ?

La messagerie unifiée donne accès à vos messages vocaux depuis votre compte email UNIL. Il est alors possible d’écouter directement vos messages depuis votre boîte Outlook, Apple Mail ou OWA, ainsi qu’également depuis l’application Skype for Business.

Une personne essaye de vous joindre par téléphone ? Vous recevrez alors une notification par email vous indiquant un appel en absence avec le nom ou le numéro de téléphone de l’appelant.

Retrouvez Skype for Business sur le catalogue de services du Centre informatique, rubrique « Réseau et téléphonie » puis « Communication unifiée » disponible pour les employé-e-s UNIL, partenaires et externes.