Global Learning Exchange: le Ci part à la rencontre d’un autre service IT

par Manuel Girardin, coordinateur de support informatique, Ci-UNIL

L’auteur du présent article a fait partie de la délégation du PAT UNIL qui a participé à un échange avec la Lancaster University, au nord de l’Angleterre.

© Lancaster University Minecraft Server – IT Partnering and Innovation Team

GLE

Le Global Learning Exchange (GLE) est un programme d’échange ouvert au PAT et mis en place cette année par le service des relations internationales de l’UNIL et son homologue de la Lancaster University, en Angleterre. La mobilité, chère au domaine académique, trouve un écho auprès du PAT grâce à cette brillante initiative.

Le Ci, par l’intermédiaire de l’auteur, a eu la chance de participer à cette aventure. Une chance, car l’échange de bonnes pratiques et la comparaison sont parmi les meilleures façons de s’assurer de la pertinence des services proposés par un Centre informatique tel que le nôtre. Un service informatique se doit d’évoluer au rythme des progrès technologiques et en adéquation avec les besoins des utilisateurs, et voir ce qui se fait ailleurs permet de remettre en question certains acquis, afin de les confirmer ou de les améliorer.

Une informatique un peu plus centralisée

La Lancaster University compte environ 14’000 étudiants et 4’500 collaborateurs académiques, administratifs et techniques. Des chiffres très proches de l’UNIL. Situé hors de la ville de Lancaster (~45’000 habitants), le campus comprend une multitude de petites bâtisses destinées à l’enseignement, à la recherche ou au logement estudiantin. Les étudiants (de 1ère année essentiellement) vivent en effet sur le campus.

Quand il s’agit de services informatiques, l’UNIL et la Lancaster University ont quelques similitudes et quelques différences. Une des principales différences réside dans la gestion du budget informatique des institutions. Celui de la Lancaster University est plus centralisé et se trouve dans les mains de l’Information Systems Services (ISS), l’équivalent du Centre informatique. Quelques groupes de recherche sont bien indépendants et disposent de leurs propres budgets, mais l’essentiel est concentré du côté de l’ISS.

Le budget centralisé a quelques gros avantages : le concept de refacturation interne n’existe pas, ou quasiment pas, pour la plupart des services que l’ISS proposent et permet donc un grand nombre de simplifications administratives. Par exemple, les logiciels sont achetés centralement et mis à disposition via un service de type « cloud paging », via l’application appsanywhere. Le concept est séduisant : une plateforme en ligne, liée à une application de gestion déposée sur la machine de l’utilisateur, permet l’installation par ce dernier de logiciels choisis dans une liste. La liste des logiciels disponibles dépend du profil de l’utilisateur (étudiant, chercheur, administratif…). En quelques clics, il peut installer et commencer à faire tourner les logiciels dont il a besoin. Aucune licence ne doit être saisie par l’utilisateur, aucun formulaire ne doit être signé ou validé par un directeur d’institut. C’est simple, direct et efficace.

Côté technique, l’outil choisi est davantage prévu pour les PC Windows. Normal, puisque le parc de nos collègues anglais se compose à 80% de PC tournant sur Windows. Sur Mac par contre, l’outil ne permet que de mettre à disposition des fichiers d’installations sur la plateforme en ligne.

La centralisation du budget des achats de logiciels, et donc l’absence de procédure administrative interne de refacturation, permet ici de concentrer les forces sur les négociations avec les fournisseurs et surtout sur le côté user-friendly. Une piste de réflexion pour continuer d’améliorer notre service de distribution de logiciels!

Windows a la cote

Le parc informatique de nos collègues anglais contient environ 80% de PC-Windows (35%-40% chez nous). Notre université partenaire profite d’ailleurs d’une migration à Windows 10 pour proposer désormais des profils « mobiles », un standard dans un environnement Windows : les dossiers usuels (Bureau, Documents, Images, etc.) sont toujours présents dans la session de l’utilisateur, mais les données sont déposées automatiquement sur un serveur central. Un utilisateur retrouvera ainsi toutes ses données de travail sur n’importe quelle machine sur laquelle il s’authentifie avec son compte informatique. L’avantage côté IT est de s’éviter d’avoir à traiter des données dites « locales », qui se trouvent donc sur l’ordinateur. Lors d’un changement de machine, il suffit alors de brancher le nouvel ordinateur à la place de l’ancien et d’entrer ses identifiants pour accéder à ses données. Quelques clics pour les applications plus loin, la machine est changée et prête à l’emploi. L’utilisateur est par contre un peu moins libre de ses mouvements, puisque les droits d’administration de la machine ne lui sont par contre pas donnés d’office.

Une centralisation qui a ses limites quand il s’agit de gérer des utilisateurs ayant un Mac. Là, le service de profil mobile n’est pas proposé. Et pas de logiciel de sauvegarde type Crashplan à l’horizon, l’utilisateur Mac utilise alors le serveur de fichiers central NAS comme dépôt pour sauvegarder ses données par lui-même, pour autant qu’il y pense. Avec 60-65% de machines Mac sur son campus, l’UNIL ne pourrait donc guère mettre ce type de profile mobiles en place.

Côté hardware, la Lancaster University travaille essentiellement avec la marque Lenovo. Le budget centralisé leur permet de limiter à 4 le nombre de modèles d’ordinateurs proposés aux utilisateurs: 2 types de machines (portable et fixe), 2 types de configuration (standard et poussée), qui sont alors achetés en volume. Les préceptes du tableau à 4 entrées de (Saint) Steve Jobs, présentés pour la première fois à la Macworld de 1998 (la séquence en format 4/3), s’appliquent donc pour le matériel Lenovo choisi par l’ISS.

Services aux étudiants : cours, guichet et application mobile

La moitié du budget de la LU provenant des taxes d’étudiants, les services informatiques aux étudiants sont donc logiquement bien développés. Nos homologues anglais effectuent un effort particulier pour les cours d’informatique. L’idée est la suivante : l’ISS, via son équipe en charge des « digital skills » (2 personnes à temps plein, 2 à temps partiel et 1 responsable de service), donne les cours de base sur les différents logiciels pour amener tout participant à un niveau égal, qu’il soit membre du staff ou étudiant. Ensuite, les facultés prennent le relais avec des cours plus pointus sur certains logiciels (MatLab, SPSS, etc.). En parallèle, des cours en ligne sont proposés au personnel, qui peut ensuite obtenir une certification à ajouter dans son CV.

Partie intégrante des services aux étudiants, l’Université de Lancaster dispose d’une grande « Learning zone », située au milieu du campus. Elle est ouverte dans interruption et permet aux étudiants de profiter de différents espaces de travail réservables en ligne. On y travaille seul, en groupe ou on y suit un des cours d’informatique. Les étudiants y trouvent également des portables en prêt. Situé dans la « Learning zone » et ouvert durant les heures de bureau, le « Support desk » permet lui à l’étudiant d’obtenir de l’aide logicielle ou matérielle pour sa machine personnelle. Basé sur le même modèle que le guichet de notre help desk, des étudiants engagés par l’ISS répondent aux questions des étudiants du campus.

Les étudiants semblent apprécier l’application mobile de la LU, « iLancaster ». 97% d’entre eux l’ont en effet installée. Un chiffre important probablement dû également au fait qu’ils doivent l’utiliser pour annoncer leur présence aux cours. L’app mobile est ouverte aux membres de la communauté Lancaster, mais également aux visiteurs et futurs étudiants. Une façon moderne de communiquer avec eux et d’attirer, qui sait, quelques nouveaux étudiants en plus.

3 des 9 salles de la « Learning Zone ». Au fond, le « Support desk » – © D. Spring

Centraliser les budgets d’impression pour une empreinte écologique plus légère ?

« Last but not least », la Lancaster University a mis en place un projet d’impression centralisée, où les imprimantes multifonctions (MFP) remplacent gentiment les imprimantes de bureau traditionnelles. Le but est de passer d’une Université multipliant les imprimantes et les contrats auprès de prestataires externes à un service d’impression géré centralement, avec un seul budget et des MFP que chaque membre de l’université, qu’il soit étudiant, enseignant, ou membre du staff peut utiliser. Le service « Design, Photography & Print » (DPP, équivalent de la Reprographie de l’UNIL) est lui aussi intégré dans le projet : l’impression en volume de documents A4 ou A3, sur papier standard, est offerte car prise sur le budget central. L’idée est de libérer les imprimantes MFP des gros travaux d’impression, type polycopié de cours et laisser ce travail à des pros de l’impression. Dans ce domaine, force est de reconnaître que nos deux services informatiques partagent le même idéal: un système d’impression centralisé offrant différentes options de qualité et permettant à tout un chacun d’imprimer dans n’importe quel bâtiment du campus. L’empreinte écologique est alors mieux maîtrisée, tout comme les coûts : le nombre de machines est réduit mais leur qualité est améliorée, la confidentialité des impressions est garantie avec l’impression en 2 temps qui incite l’utilisateur à n’imprimer que ce dont il a besoin. Les stocks de toners disparaissent puisque les cartouches sont envoyées automatiquement, en fonction des besoins et leur prix est compris dans la location. Inutile donc de dépenser une fortune en cartouches de toner qui seront de toute manière inutilisables lorsque l’imprimante sera changée par un nouveau modèle incompatible avec les cartouches, bien sûr ! Une fois encore, le fait de centraliser le budget a permis de faciliter la mise en place d’un tel service chez nos collègues du nord.

Inspiration et collaboration

Parmi les sources d’inspiration, un mention spéciales peut être donnée au service « Partenariat et innovation ». Le responsable de ce service a pour tâche de discuter régulièrement avec les facultés du campus sur les besoins informatiques de ces dernières, tout en mettant en avant les avancées technologiques proposées par l’IT. La partie innovation sponsorise elle des projets mis en place par des étudiants pour la communauté universitaire. Ainsi est né un « calculateur du coût d’une séance » ou encore l’intégration d’une carte de l’Université dans le jeu bien connu MineCraft.

© D. Spring

Nous l’espérons, certaines synergies permettront de maintenir un contact avec nos homologues Anglais afin de continuer à comparer et échanger sur nos pratiques. C’est bien là le but et le défi d’un tel échange finalement : maintenir un contact régulier pour faire fructifier les bonnes idées obtenues sur le terrain.

En conclusion, cette semaine à Lancaster nous a donné quelques nouvelles idées et nous aura permis de valider et comparer nos pratiques avec celles d’une très bonne université anglaise. Une semaine définitivement très appréciée ! Je profite de ces derniers mots pour remercier le staff de Lancaster (en particulier Graeme, mon sponsor sur place et tous les membres de l’ISS que j’ai l’occasion de rencontrer) pour la qualité de son accueil, nous permettant d’apprécier notre séjour sur ce très sympathique campus.