Les RH de l’UNIL se dotent d’une nouvelle plateforme de e-recrutement

par Jean-Luc Giorgi, spécialiste SAP HR, Ci-UNIL

Pour unifier et moderniser ses applications actuelles de recrutement, l’UNIL met en place « SuccessFactors Recruiting Management », une solution SAP entièrement gérée dans le cloud.

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Pourquoi changer d’application de gestion du recrutement ?

Jusqu’à fin 2016, l’application cloud Umantis était utilisée pour gérer le recrutement du PAT (personnel administratif et technique) à l’UNIL. Les offres d’emploi des enseignants et assistants sont publiées via « Jobunil », mais la gestion du recrutement se fait directement par les différents services, avec leurs propres outils et programmes.

Il est donc apparu nécessaire d’avoir une application unique pour toute l’UNIL, qui permette aussi bien la gestion des offres d’emploi que celle du processus intégral de recrutement. Et ceci pour toutes les catégories de personnel.

Le choix s’est porté sur SuccessFactors

Une fois que la décision d’unifier les processus a été prise, s’est posée la question de savoir quelle application serait choisie pour gérer l’ensemble des recrutements de l’UNIL.

Parmi les contraintes fixées, il fallait bien sûr que cette future application permette l’utilisation de certaines fonctionnalités jugées indispensables par notre Service des ressources humaines (SRH), mais aussi puisse être intégrée avec SAP qui assure entre autres la gestion des salariés de l’UNIL.

Le développement intégral d’une application par le Ci a été écarté d’emblée pour des raisons de temps, de ressources et de coûts de maintenance.

Il a donc fallu étudier plusieurs solutions disponibles sur le marché, en analysant les avantages et inconvénients de chacune, pour trouver la plus adaptée aux besoins de l’UNIL selon les critères définis par le SRH :

  • L’application « Umantis » n’a pu être retenue, malgré son utilisation jusqu’à présent pour les PAT, car il lui manquait plusieurs fonctionnalités métier importantes.
  • La solution SAP « E-Recruiting » n’a pas non plus été retenue bien qu’elle soit parfaitement paramétrable aux besoins de l’utilisateur et totalement intégrée à notre environnement SAP actuel. Les coûts de maintenance à prévoir, la complexité de l’architecture technique et le manque de convivialité de l’interface utilisateur ont pesé lourd dans la balance. Les doutes que nous avions sur la pérennité de cette solution et la conviction que SAP ne la ferait plus évoluer ont achevé de nous convaincre.
  • La solution « Recruiting Management » de SuccessFactors (société rachetée par SAP fin 2011) représentait le meilleur choix en termes de coûts, d’interface utilisateur et de fonctionnalités offertes. De plus, SAP a développé une interface permettant l’intégration entre SuccessFactors et les modules SAP Ressources Humaines.

Ce module Recruiting Management fait partie de la suite SuccessFactors qui comprend aussi des applications permettant de gérer la formation, les carrières, le développement des compétences, les performances… dans un même système informatique hébergé dans le cloud.

L’investissement de SAP dans l’acquisition de SuccessFactors (plus de 3 milliards de dollars) et dans le développement d’une interface avec son propre système, garantit la pérennité de cette solution stratégique sur le long terme, ainsi que le support pour l’évolution et la maintenance.

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Un virage dans le cloud

Avoir une application dans le cloud signifie qu’on ne possède pas les serveurs (ils sont loués), qu’on n’a pas non plus accès aux programmes (il y a néanmoins de nombreuses possibilités d’adapter les processus à nos besoins via des écrans de paramétrage) et que les données ne sont pas hébergées chez nous.

Actuellement, le nombre de solutions cloud sur le marché est en pleine expansion et SAP a massivement investi dans ce nouveau type d’infrastructure. Les solutions cloud représenteront vraisemblablement dans les années à venir une part de plus en plus importante des applications informatiques.

Démarrer cette transition à l’UNIL avec une application de gestion du recrutement est une bonne option, car les quelques données du personnel transférées dans le cloud (donc hors de l’UNIL) sont peu nombreuses et la plupart des postulants n’ont pas encore de contrat avec l’UNIL. De plus, les candidats sont informés que leurs données seront hébergées dans le cloud et doivent l’accepter pour poursuivre leur postulation.

Le Data Center de SAP où seront hébergées ces données est par ailleurs sécurisé. Il est régulièrement soumis à des audits de sécurité des données et respecte de strictes normes de qualité.

Si la mise en place d’Umantis représentait un « petit pas » vers les solutions cloud, SuccessFactors représente un « très grand pas » vers le cloud du fait de la dimension de l’application, de son évolutivité, du grand nombre d’utilisateurs et des perspectives à terme dans le système d’information RH.

Plus concrètement…

L’écran d’accueil (voir ci-dessous) permet au recruteur de voir son environnement de travail, dont le tableau de bord est personnalisable. Il sera possible d’y ajouter des « tuiles » contenant des graphiques (listes des candidatures par pays, par catégorie de salarié …).

Le tableau de bord du recruteur se personnalise grâce à un système de widgets.

La section « recrutement » permet au recruteur de visualiser l’ensemble des recrutements dans lesquels il est impliqué. En sélectionnant un recrutement spécifique, il visualisera la liste des candidats ayant postulé ainsi que le statut de chaque candidature (voir écran ci-dessous). Le recruteur pourra ainsi afficher l’évaluation des candidats ou changer le statut de la candidature, sous réserve qu’il en ait les droits, bien évidemment !

Tableau de bord d’un recrutement

La progression d’une candidature d’un statut à l’autre se fait simplement par un « drag and drop ».

Une intégration avec SAP a aussi été prévue pour, entre autres, transférer automatiquement le candidat sélectionné dans notre système de gestion du personnel. Ce qui générera un gain de temps dans la gestion RH.

SuccessFactors sera opérationnel début décembre 2016. Nous espérons que les recruteurs, le personnel administratif et les talents que l’UNIL recherche tireront parti d’une nouveauté qui devrait rendre le processus de recrutement plus convivial et plus efficace !