La distribution de logiciels à l’UNIL se renouvelle

par Manuel Girardin, coordinateur de support informatique, et Serge Paschoud, responsable gestion, Ci-UNIL

Le service de distribution de logiciels et les informations logicielles vont devenir plus facilement accessibles à la communauté UNIL.

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L’état actuel de la distribution de logiciels

  • Vous avez déjà cherché à savoir si un logiciel était distribué par l’UNIL en vous tournant vers Google après avoir longuement navigué sur notre site ?
  • Vous avez été obligés de téléphoner au help desk pour des informations que vous jugez basiques sur les logiciels disponibles ?

Vous lisez le bon article !

Depuis la nuit des temps, ce qui correspond à environ 25 ans en années informatiques, la distribution de chaque logiciel a été faite au cas par cas, aboutissant à de nombreux processus difficilement gérables. Cette situation est également due aux conditions particulières exigées par chaque éditeur, ce qui rend difficile la définition d’un processus standard. Corollaire, nous avons constaté que les informations nécessaires aux utilisateurs étaient peu visibles sur notre site, car elles sont fragmentées sur plusieurs pages.

Pour répondre à cette problématique, nos processus internes vont être revus. Cette réforme aboutira à la création d’une nouvelle page web à partir de laquelle l’ensemble des logiciels courants distribués par la Centrale d’achats du Ci pourront être demandés. Elle sera également accompagnée d’autres pages d’informations spécifiques pour chaque logiciel. Cette page est déjà compatible avec le futur catalogue de services du Ci (voir également l’article Centre informatique : gestion et vision à 5 ans dans ce numéro).

Les améliorations prévues

La nouvelle plateforme de distribution doit avoir les caractéristiques suivantes :

  • regrouper l’ensemble des logiciels distribués couramment par la Centrale d’achats du Ci sur une seule page web
  • être la plus transparente et rapide possible pour l’utilisateur
  • regrouper les informations concernant ces logiciels (installation, utilisation, licences, prix …) et les rendre accessibles depuis la même page web
  • être facile d’utilisation.

Pour ceux qui s’intéressent à l’aspect technique, nous utilisons :

  • un formulaire web de demande par logiciel
  • notre outil OTRS pour gérer le suivi de la demande
  • notre outil de gestion des groupes AD (Active Directory) pour définir les autorisations d’accès
  • notre serveur web www2 pour déposer les fichiers d’installation des logiciels que vous pourrez télécharger après avoir passé commande.

Dans la pratique, voici comment va fonctionner le service pour l’utilisateur :

1. Vous vous rendez sur la page « logiciel » dans la catégorie « documentation » du site du Ci. A l’avenir, cette page sera accessible par l’intermédiaire du catalogue de services.

2. Vous sélectionnez un logiciel en cliquant sur son icône, au-dessus de laquelle des pictogrammes vous indiquent si vous êtes éligible. Une authentification peut vous être demandée. Si c’est de l’aide et des conseils que vous cherchez, un lien vers les pages « aide et conseils » est disponible sous l’icône.

3. Après vous être assuré d’être éligible, il suffit de cliquer sur l’icône du logiciel voulu. En cas de besoin, des pages d’aide et conseils sont aussi à votre disposition.

4. Vous remplissez le formulaire de demande.

Exemple d’un formulaire de commande de logiciel fourni par l’UNIL

5. Une fois votre demande enregistrée, vous recevez un accusé de réception par mail.

6. Après traitement de la demande, vous recevez un lien de téléchargement pour l’installeur du logiciel demandé. Une authentification AAI est nécessaire pour y accéder (nom d’utilisateur et mot de passe UNIL).

Passé l’étape d’authentification AAI, vous pouvez alors télécharger la version dont vous avez besoin.

7. Vous installez votre logiciel par vos propres moyens. Les informations utiles se trouvent sur les pages « aide et conseils » du logiciel et le help desk reste à votre disposition en cas de problème.

En fonction des spécificités de chaque logiciel, l’utilisateur peut se retrouver devant 4 types de distributions différentes :

Logiciels distribués directement par un éditeur
La page du logiciel se borne à donner des informations de base et de rediriger le demandeur vers le site de l’éditeur. La manière dont la distribution est faite est définie par l’éditeur uniquement.

Logiciels distribués avec un processus automatique
Pour ces logiciels, aucune intervention manuelle immédiate n’est nécessaire. Dans ce cas, les informations dont vous avez besoin vous parviendront rapidement.

Logiciels dont la distribution nécessite une intervention manuelle
Il s’agit des logiciels dont la demande nécessite un traitement qui n’est pas, ou pas encore, automatisé. Dans ce cas, vous recevrez les informations de téléchargement après traitement de votre demande, ce qui peut prendre quelques jours.

Logiciels dont la distribution nécessite une validation
Il s’agit principalement des logiciels payants qui nécessitent une approbation d’un responsable budgétaire avant le traitement par notre service. Bien que cette distribution soit plus complexe, le but est d’ajouter les logiciels payants dans la liste des logiciels distribués. En attendant, leur distribution à travers le formulaire « Commande de petit matériel et logiciels payants » de la Centrale d’achats du Ci est provisoirement conservée.

Pour les logiciels non distribués par ce service, vous pourrez continuer à les commander à la Centrale d’achats du Ci par le processus habituel. Si un logiciel était régulièrement demandé à l’avenir, il serait ajouté à la liste des logiciels distribués.

A l’inverse, un logiciel qui n’est plus demandé sera enlevé de la liste.

Etapes de la mise en production

Au début de l’année 2017, un nombre restreint de logiciels seront disponibles à partir de la page du service de distribution (provisoirement sous « documentation » sur le site du Ci). Chaque software demande en effet un important travail de préparation (packaging et élaboration des pages web ad hoc). Les ajouts se feront en tenant compte des éléments suivants :

  • les logiciels couramment utilisés seront privilégiés
  • les logiciels pouvant immédiatement être distribués par un processus automatique seront également privilégiés
  • après une phase de test, nous allons automatiser les étapes qui peuvent l’être et améliorer le processus général
  • suivront ensuite l’ensemble des logiciels distribués par la Centrale d’achats du Ci
  • la mise en place du nouveau processus pour les logiciels payants sera la dernière étape du processus.

Désormais, demandez, cliquez et téléchargez… en toute simplicité !