Sharepoint s’invite au Service des ressources humaines et crée la connexion RH

par Serafino Gagliardi, adjoint DRH et responsable du centre de développement ; avec la collaboration de Thomas Perraudin, coordinateur IT au SRH, et Jessica Pires, chargée de mission RH

Le Service des ressources humaines passe en mode collaboratif. Une ouverture certaine pour le service et pour ses partenaires.

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Fouilles archéologiques « A la recherche documentaire »

Depuis la création du Service des ressources humaines de l’UNIL en 2008, les collaboratrices et collaborateurs RH ont accumulé une masse importante de documents de travail. A l’occasion d’un inventaire, il est apparu que la provenance documentaire était variée, et que si chaque collaborateur du Service des ressources humaines avait autant accumulé de documents, il devait certainement en être de même pour nos partenaires sur le terrain. Le moment était venu de changer cela et nous tenions notre objectif :
partager l’information.

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Partager oui, mais avec quel outil ?

Cette question a suscité de nombreuses réflexions. Nous sommes finalement arrivés à la conclusion que nous devions n’avoir qu’un seul et unique point d’entrée pour tous les documents utilisés dans le cadre de la fonction RH. Cet aspect est primordial pour assurer une exactitude permanente des documents. Pour être attractif, il nous fallait un outil simple d’utilisation mais néanmoins capable de diffuser l’information par public cible concerné.

L’outil à mettre en place devait répondre à des critères précis tels que:

  • le partage collaboratif
  • des fonctionnalités de gestion administrative des documents
  • la contextualisation de l’information
  • une utilisation simple laissant place à la productivité.

Avec ces critères en tête c’est la suite de logiciels Sharepoint, l’outil bien connu de Microsoft, qui nous a convaincu. En particulier ses fonctions de gestions de contenus, de moteurs de recherche et de gestion de documents.

Qui est concerné par ce nouvel outil RH hébergé à l’UNIL et comment l’utiliser ?

Nous avons souhaité pouvoir ouvrir notre horizon RH à tous nos partenaires, collaboratrices et collaborateurs administratifs ayant une partie de gestion RH dans leur rôle, ainsi qu’aux responsables d’équipe pour lesquels cet outil sera profitable.

1) Lien d’accès

Un lien pointant sur la page référentiel métier se trouve sur la page d’accueil du site des ressources humaines. L’authentification sur ce portail web se fait avec les nom d’utilisateur et mot de passe UNIL habituels.

Notre site www.unil.ch/srh contient en première page un lien Référentiel métier qui pointe vers notre nouvel outil SharePoint
Notre site www.unil.ch/srh contient en première page un lien Référentiel métier qui pointe vers notre nouvel outil SharePoint.

2) Page d’introduction et authentification

Vous arrivez à une brève présentation et un lien pour se connecter au référentiel métier propulsé par SharePoint, le nouvel outil de gestion documentaire du SRH.

Si vous avez les droits d’accès l’authentification se fait comme d’habitude avec votre nom d’utilisateur et mot de passe UNIL.
Si vous avez les droits d’accès l’authentification se fait comme d’habitude avec votre nom d’utilisateur et mot de passe UNIL.

3) Ecran d’accueil du référentiel métier

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4) Catalogue du référentiel métier

Si vous avez déjà utilisé le moteur de recherche de Google vous ne serez pas perdu : requêtes, filtres, métadonnées, liste de résultats avec prévisualisation du document sont de la partie.
Si vous avez déjà utilisé le moteur de recherche de Google vous ne serez pas perdu : requêtes, filtres, métadonnées, liste de résultats avec prévisualisation du document sont de la partie.

La réflexion autour du concept de l’outil a toujours suivi la même ligne depuis le départ et gardé le même mot d’ordre : la simplicité.

Dans le cadre de l’organisation, nous avons voulu nous concentrer sur le collaborateur, du recrutement à la fin des rapports contractuels, pour construire l’organisation documentaire du référentiel que SharePoint nous a permis de concrétiser. Le principal avantage de ce choix est de bâtir un système dont l’évolution s’inscrira toujours dans une même logique et un même langage (RH), ce qui facilitera l’alimentation du référentiel.

Cycle de vie du collaborateur dans le référentiel métier
Le collaborateur dans le référentiel métier, du recrutement à la fin des rapports contractuels

Une alimentation saine mais complexe du référentiel

L’outil prêt à recevoir son contenu pour combler les attentes de ses utilisateurs était loin de nous avoir montré la complexité inhérente à sa configuration. L’aspect le plus conséquent du travail a été de définir les règles de nommage de tous les documents, ainsi que les métadonnées destinées à aider les utilisateurs à retrouver les documents recherchés.

D’autres réflexions ont occupés également nos esprits, au fur et à mesure que nous avancions : l’outil nous faisait nous poser les bonnes questions. Alimenter le référentiel était effectivement une étape importante, mais les documents ont également un cycle de vie dont il fallait nous imprégner. Nous avons donc posé les grands principes de ce cycle de la création du document à la fin de l’utilité de ce dernier. Nous sommes en mesure aujourd’hui, grâce à ce système, de garantir une publication de documents corporate et d’assurer une qualité documentaire continue.

Toutes ces réflexions et travaux n’ont pu se faire qu’avec l’aide précieuse fournie par le Service UNIRIS, en charge des ressources informationnelles et des archives de l’UNIL.

Grâce à cette rencontre, nous avons non seulement acquis des compétences intéressantes en matière d’archivage, mais de cette collaboration a découlé la construction du cycle documentaire du référentiel métier qui a été développé dans le respect des normes du plan de classement et d’archivage de l’UNIL.

Une fois les documents intégrés dans la bibliothèque ils doivent vivre, évoluer, être mis à jour. Pour se faire, nous avons défini un workflow, pour l’instant limité au Service des ressources humaines, en fonction des thématiques et de leurs contenus.

La tâche est lancée par un cadre et attribuée à une personne. Cette dernière effectuera les modifications et transmettra à une personne pour relecture et validation. Durant la phase de modification, la version précédente reste active et utilisable, ceci afin de ne pas bloquer le processus de gestion lors de modifications documentaires. La dernière étape consiste à la publication du nouveau document en remplacement de l’ancien qui lui sera archivé. Le système gère donc le versionning. Nous avons de plus souhaité activer l’option de modifications des documents en simultané, ce qui diminue considérablement les délais d’actions.

La création de workflow est un réel plus autour des différentes actions liées au documents. Cela permet le lancement d’une modification documentaire avec l’intervention de plusieurs acteurs en simultané, suivi des étapes de validations et de publications liées au type de document.

Workflow SharePoint en action au sein du SRH : le document vit sa vie et parcours la voie hiérarchique pour être mis à jour, validé et publié. L’historique des modifications est conservé et une mise à jour collaborative en simultané est possible.
Workflow SharePoint en action au sein du SRH : le document vit sa vie et parcours la voie hiérarchique pour être mis à jour, validé et publié. L’historique des modifications est conservé et une mise à jour collaborative en simultané est possible.
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L’implémentation d’un tel outil s’inscrit pleinement dans un des axes stratégiques de notre service qui est de
clarifier les responsabilités et communiquer aux partenaires
(communiquer et partager).

Les ressources humaines évoluent, et nous devons sans cesse nous adapter afin de donner à nos partenaires des moyens efficaces, simples et modernes pour accéder à l’information. Sharepoint est un moyen pour dynamiser le partage et l’échange de documents.

Nous pouvons aujourd’hui dire que le Service des ressources humaines de l’UNIL possède une gestion des documents RH dynamique. Nous pouvons nous féliciter de proposer une base documentaire à jour et conforme aux normes institutionnelles.

Nous profitons de cet article pour remercier toutes les personnes ayant contribué à la création de cet outil hébergé à l’UNIL dans les salles machines exploitées par le Ci, et sommes heureux de le mettre à disposition de notre communauté.

Ensemble explorons et construisons l’UNIvers RH

© Sergey Nivens - Fotolia
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