GEDUNIL 2.0 : un outil pour gérer vos documents numériques

par Raphael Mottier, chef de projet, UNIRIS/Ci-UNIL

GEDUNIL est un outil destiné à faciliter la gestion des différentes versions des documents informatiques et à veiller sur le patrimoine informationnel de l’UNIL.

© Sergey Nivens - Fotolia
© Sergey Nivens – Fotolia

Qui n’a jamais eu de la peine à retrouver un vieux document sur son ordinateur parce qu’il l’avait mal classé ? Qui n’a jamais envoyé par email la mauvaise version du document à relire ? Tant de pratiques courantes que nous souhaitons, grâce à GEDUNIL, améliorer pour le confort des collaborateurs des unités de l’UNIL, mais aussi pour protéger et pérenniser le patrimoine informationnel de l’université.

Une réalisation pour l’hiver 2016, pensée dès 2011 par le Service d’archives

Le projet GEDUNIL 2.0 ne date pas d’hier ! Dès le départ, il a été conçu comme une brique à part entière d’un concept initié par le service des archives de l’UNIL, devenu depuis 2013 le Service des ressources informationnelles et archives (UNIRIS) et dont l’une des missions est notamment de conseiller et de soutenir les producteurs d’archives dans la gestion de leurs documents électroniques.

Notre vision – 3 projets : un concept initié depuis 2011 déjà ! © coramax – Fotolia
Notre vision – 3 projets : un concept initié depuis 2011 déjà !
© coramax – Fotolia

Des GED, l’UNIL en possédait déjà plusieurs : celle de la Direction pour la consultation du courrier, des dossiers contractuels et des documents stratégiques importants, celle du service financier pour les pièces comptables, celle du service des immatriculations, etc. Si ces outils ont été optimisés avec le temps et sont aujourd’hui pleinement fonctionnels, ils ont avant tout été conçus pour répondre à des besoins spécifiques.

Or, la majeure partie de la production documentaire de l’UNIL n’était pas gérée conformément aux prescriptions légales, aux normes et ainsi qu’aux directives en vigueur (notamment les 0.5, 0.6, 0.12 et 6.9). Outre le remplissage des caves avec les dossiers papiers archivés, le nombre d’espaces de stockage sur les serveurs de fichiers (NAS) a lui aussi commencé à croître de manière anarchique, les boîtes emails à saturer et le volume général des données sauvegardées à exploser.

Si la production papier est désormais sous contrôle grâce au projet OLGA (voir nos articles CiNN ici et ), il restait encore la production numérique à gérer !

Un outil de gestion collaboratif avec une recherche efficace

Le projet GEDUNIL 2.0, piloté conjointement par le Ci et UNIRIS, vise le développement d’un outil de records management électronique qui permettra de réguler et d’optimiser cette production numérique. Pour cela, une plateforme web a été spécifiquement implémentée, dont la mise en œuvre a été découpée en trois phases :

  • une phase pilote pour la gestion des documents produits et reçus par trois unités (UNIRIS, UNISIS et la Faculté SSP)
  • une phase d’extension à toutes les unités de l’UNIL, vraisemblablement possible à partir de mi-2017
  • une phase d’intégration aux systèmes ERP de l’UNIL pour gérer les documents d’exploitation (dossiers RH, dossiers d’étudiants, finance, etc.), prévue à partir de 2017

Dès le début du projet, la plateforme GEDUNIL a été conçue de sorte à être un outil institutionnel. Son architecture, calquée sur le plan de classement administratif officiel de l’UNIL, a été pensée de manière à assister les utilisateurs dans la navigation entre les dossiers d’activités de leur unité. Des fonctionnalités avancées ont été mises en œuvre pour faciliter l’édition collaborative, la gestion, le partage, le suivi de versions et la diffusion des documents électroniques.

La plateforme GEDUNIL, ou comment passer d’un environnement statique à une navigation web et dynamique.
La plateforme GEDUNIL, ou comment passer d’un environnement statique à une navigation web et dynamique.

Mais surtout, un système de recherche performant a été mis en place. Celui-ci permettra à chaque utilisatrice et utilisateur de la plateforme de retrouver les documents auxquels il a accès, de filtrer les résultats de ses recherches avec des facettes (dans le jargon SharePoint une facette est une méthode de navigation par filtres et non par répertoires) pour mieux les identifier et de visualiser le document avant même de l’ouvrir.

La recherche, fonctionnalité-clé de cette plateforme
La recherche, fonctionnalité-clé de cette plateforme

Des bonnes pratiques documentaires utiles pour toutes et tous

Mais l’aspect fondamental du projet GEDUNIL 2.0 n’est pas tant à chercher du côté technique de la plateforme, aussi efficace et performante soit-elle. Non, car c’est avant tout un projet organisationnel !

La mise en œuvre d’un tel outil nécessite une importante mise à jour des pratiques. Par exemple au lieu d’envoyer par mail des documents en pièce jointe, vous pourrez vous contenter d’un lien vers l’espace GED de votre unité, en étant du coup sûr de communiquer la bonne version. Oubliez la conservation à long terme de documents sur votre ordinateur, l’approche collaborative sécurisée de la nouvelle plateforme vous permettra d’en faciliter le partage. Adieu les classements anarchiques d’information, la nouvelle organisation normalisée UNIL de vos documents institutionnels en garantira l’accès, la sécurisation, l’intégrité et l’authenticité.

Un recueil de bonnes pratiques en matière de gestion de vos documents à télécharger sur le site web d’UNIRIS.
Un recueil de bonnes pratiques en matière de gestion de vos documents à télécharger sur le site web d’UNIRIS.

Vous l’aurez compris, au-delà des aspects techniques et de l’apprentissage à l’utilisation de la plateforme GEDUNIL, c’est tout un ensemble de bonnes pratiques documentaires à acquérir et s’approprier.

UNIRIS n’a par ailleurs pas attendu ce projet pour mettre à la disposition de la communauté un recueil de guides à télécharger. De même, l’équipe projet s’est préparée à assurer un accompagnement personnalisé de chaque unité qui passera sur cette plateforme, tout en prévoyant en principe pour 2017 la création en parallèle d’un site web didactique qui permettra à chacun de découvrir et de comprendre les enjeux liés à l’e-administration.

L’administration de l’UNIL peut s’appuyer sur le GEDUNIL nouveau pour rénover la manière dont elle gère sa production documentaire, éviter de perdre tout un pan de son patrimoine informationnel et garantir un travail facilité au jour le jour. Il nous paraît tout aussi essentiel d’intégrer les utilisateurs au cœur de ce changement afin que tout le monde puisse au final y trouver son compte. L’UNIL, à travers le partenariat Ci / UNIRIS, fait œuvre de pionnière en matière de gouvernance informationnelle et de gestion documentaire électronique, et compte bien faire partie des wagons de tête dans ce domaine (voir également les projets du canton de Vaud et de la ville de Lausanne).