Cartographie du système d’information : les outils et moyens mis en place

par Mehdi Rajih, ingénieur en cartographie des systèmes d’information, Ci-UNIL, et Dominique Verguet, urbaniste des systèmes d’information, Ci-UNIL

Outils et moyens mis en œuvre pour cartographier le système d’information UNIL : édition collaborative à intégrer à la gestion de projets et restitution web.

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© Sergey Nivens – Fotolia

Un outil : Mega Hopex

Après l’article Cartographier pour représenter et piloter un système d’information, concentrons-nous sur les outils et moyens mis en place afin d’atteindre les objectifs fixés.

Le Ci a porté son choix sur la suite Mega, avec la dernière version de son outil d’architecture d’entreprise HOPEX. Ce dernier répond parfaitement aux problématiques auxquelles le groupe systèmes de gestion fait face.

En effet, HOPEX permet, au sein du même référentiel, de décrire :

  • les différents processus métier (niveau 1)
  • les différents éléments fonctionnels et organisationnels (niveau 2)
  • et enfin, l’architecture technique (niveau 3)

L’objectif final est d’avoir une visibilité détaillée des trois niveaux, incluant les liens ainsi que les impacts entre eux. Un responsable métier aura par exemple une visibilité non seulement de ses processus, mais aussi de toute l’infrastructure technique et applicative qui les supporte, avec un accès direct aux informations relatives aux différents responsables de chaque élément. La visibilité est ainsi amplifiée et la communication fluidifiée.

Grace à la vision multicouche du référentiel, nous pourrons mettre en concordance les visions processus, fonctionnelles, techniques infrastructures et applicatives, et ainsi répondre à des questions concrètes comme :

  • quels sont les processus métiers supportés par ces applications ?
  • quels sont les flux émis et reçus par cette application ?
  • par qui et comment est transmis ce livrable ?
  • où est installé ce serveur d’application et quelles sont les applications hébergées ?
  • quelles sont les bases de données hébergées par ce serveur, et quel sont leurs usages ?

La force du référentiel sera donc de montrer les imbrications et les interdépendances entre les multiples composants du système d’information (SI) et ses différentes couches.

Le référentiel montre les 3 couches composant le système d’information : métier, organisationnelle et fonctionnelle, technique. Le but est de mettre en avant les dépendances et donc d’améliorer le pilotage.
Le référentiel montre les 3 couches composant le système d’information : métier, organisationnelle et fonctionnelle, technique. Le but est de mettre en avant les dépendances et donc d’améliorer le pilotage.

En standard, deux types d’accès pour la mise à jour de ce référentiel sont proposés :

1 – Un accès expert

Cet accès est réservé uniquement à la cellule cartographie (actuellement 2 personnes qui ont le rôle d’architecte d’entreprise) et se fait à travers une application Windows client/serveur. Il permet d’assurer en plus de la modélisation des 3 niveaux décrits précédemment :

  • la gestion des restitutions au format Word et Web
  • la gestion des habilitations et l’administration fonctionnelle du référentiel
  • le paramétrage du méta-modèle et des interfaces modélisateurs/contributeurs Web
  • la gestion des échanges avec d’autres applications, dont Excel

2 – Un accès contributeur

Un accès Web authentifié permet de voir et de mettre à jour le référentiel de données. Cet accès est réservé à des analystes métier et chefs de projet qui ont un besoin régulier de modélisation. Une formation à l’outil et à la modélisation est indispensable (pour la partie métier la connaissance BPMN est requise) ainsi qu’une bonne appropriation de l’outil dont l’interface est relativement complexe. Une supervision de la part de la cellule cartographie est également requise pour garantir la cohérence du référentiel unique et commun.

L’accès web permet aux personnes autorisées de voir et d’éditer le référentiel.
L’accès web contributeur permet aux analystes métiers et aux chefs de projet de voir et d’éditer le référentiel.

L’accès au site web se fait à travers différents rôles métier. Chacun de ces rôles permet l’accès à un ou plusieurs niveaux d’architecture, communément appelés modules. Pour les besoins actuels nous avons définis les rôles suivants :

  • un rôle d’architecte SI permettra par exemple d’accéder aux différents niveaux d’architecture, et ainsi décrire ou mettre à jour l’ensemble des processus, des applications, ainsi que les infrastructures techniques (2 licences acquises)
  • un rôle d’architecte métier aura un accès restreint au seul niveau 1, regroupant uniquement les processus (3 licences acquises)
  • un rôle de viewer aura pour sa part un accès au référentiel, mais uniquement en lecture

Plusieurs autres rôles sont disponibles, paramétrables selon les besoins. Aussi, un utilisateur peut avoir un ou plusieurs rôles associés à son compte, mais ne peut se connecter qu’avec un seul d’entre eux à la fois.

Une diffusion élargie : la mise en place d’un site de restitution

Pour pouvoir diffuser l’information à une audience plus large, un site de restitution a été développé et mis en ligne : https://carto.unil.ch

https://carto.unil.ch : un site web ouvert en consultation au personnel et aux enseignants UNIL pour diffuser les 2 premières couches du référentiel (métier, organisationnelle et fonctionnelle).

Ce site permet de naviguer simplement à travers les données du référentiel. Pour des raisons de confidentialité, ce site est restreint aux niveaux 1 et 2 d’architecture, et ne traite pas des infrastructures techniques, ni des modèles relationnels de données.

Un deuxième site de restitution a été développé et mis en ligne. Il regroupe l’ensemble des éléments des référentiels (niveaux 1, 2 et 3) et s’adresse aux équipes techniques.

Depuis la mise en ligne de ces 2 sites, plusieurs améliorations ont été apportées :

  • La recherche d’objet par des pages d’index : colonnes, tables, modèles relationnels, …
  • Un mode plus collaboratif : pour certains types d’objets (applications, infrastructures techniques …), un lien a été ajouté sur leur page de description qui permet l’export au format Excel des données relatives à leurs propriétés ainsi qu’aux autres objets auxquels ils sont liés. Le responsable d’objet a ainsi la possibilité de modifier ce fichier et le transmettre aux cartographes pour sa mise à jour dans le référentiel Mega.
  • Une synchronisation avec d’autres sources de données : un référentiel, quel qu’il soit, doit garder ses informations à jour, sinon l’obsolescence le guette ! Il perd alors toute son utilité. Une des manières simple pour le garder « vivant » est d’accéder à l’information automatiquement, là où elle est disponible, à sa source.

Les informations telles que les personnes, les unités structurelles, ou même celles concernant les serveurs informatiques et les projets en cours sont autant d’éléments gérés par des applications dédiées. L’objectif est de permettre la communication entre ces applications et le référentiel Mega, et ainsi échanger et synchroniser quotidiennement et de manière automatique les mises à jour apportées aux différents objets. Notre référentiel sera alors à jour et par conséquent, les informations affichées sur les sites de restitution le seront aussi.

Lancé depuis deux ans, le projet de cartographie avance lentement, c’est un projet de longue haleine. Depuis 6 mois, 2 personnes s’y consacrent à plein temps. Pour l’heure, la modélisation du système d’information s’est focalisée essentiellement sur un accompagnement de projets en cours du groupe du Ci systèmes de gestion. Le contenu du référentiel reste donc encore à ce jour relativement pauvre et disparate.

L’intégration de la carto dans la démarche projet et dans le suivi des tickets de demandes d’évolutions des applications se met en place : l’entretien d’une cartographie est essentiel pour en faire un bien durable.

Un mode de travail collaboratif et la transparence du fonctionnement à tous les niveaux sont nécessaires au bon fonctionnement de la cellule cartographie. Des mises à jour suivies et régulières de la cartographie s’imposent. Il est indispensable que chaque évolution du système d’information y soit consignée.

Un processus de mise à jour de cette cartographie se met progressivement en place :

  • à chaque demande de modification ou évolution du système
  • de façon autonome comme un projet à part entière
  • mais également au cours du cycle de vie de certains projets

Associer au projet une démarche cartographique permet d’améliorer la mutualisation, de supprimer la redondance et de répondre au mieux des métiers (définition des processus cibles). Cette cartographie permet également de représenter les étapes de transformation du SI et d’alimenter ainsi notre référentiel de connaissance.

Cartographie de la gestion des projets au sein du groupe systèmes de gestion du Ci
Cartographie de la gestion des projets au sein du groupe systèmes de gestion du Ci

Mise en place d’un comité de cartographie (CoCa)

Pour assurer l’accompagnement de cette démarche cartographique, un comité a été mis en place. Ce comité est constitué des différents responsables métiers, maîtres d’ouvrage des projets informatiques. Il se réunit tous les trimestres et participe à la conduite des projets qui accompagnent le développement du système d’information. Il se charge de veiller à la cohérence des évolutions fonctionnelles, organisationnelles et techniques du SI, et assure un suivi des travaux de cartographie.

Ce comité est informé des projets informatiques. L’ensemble des projets et demandes de projets et la documentation associée (fiche projet, études de faisabilité, mandat de projet …) sont accessibles au travers du site de restitution de cartographie.

Par la mise en place de ce nouveau comité de cartographie l’UNIL se donne les moyens de maîtriser les demandes d’évolution de son système d’information pour en assurer leur mise en œuvre. Le référentiel de cartographie favorise une approche transversale du SI, à travers les projets et la responsabilisation des différents acteurs.

Nous nous devons aujourd’hui de nous adapter de plus en plus vite aux évolutions stratégiques, organisationnelles et techniques. Notre système d’information se doit donc d’être flexible, et capable d’aligner rapidement les processus et outils sur les besoins des usagers.

La cartographie n’est cependant pas une chose facile

Réaliser une cartographie n’est pas un travail isolé, cela nécessite un réel investissement, c’est un chantier permanent qui accompagne la vie de l’institution et qui nécessite transparence et collaboration.

Certains chefs de projets sont réticents à intégrer la démarche cartographique parce qu’ils y voient du travail supplémentaire pour leurs équipes et donc des délais supplémentaires, sans réaliser qu’ils pourraient gagner du temps en capitalisant sur les précédents projets cartographiés. Un projet non accompagné de la démarche cartographique ne valorise pas non plus le surcroît de travail qui sera demandé aux projets suivants et à la maintenance du produit.

Afin que la cartographie du système soit un véritable outil, il est important que la démarche soit intégrée dès le départ du projet et non pas a posteriori comme une « cartographie excuse », inutile et coûteuse.

Pour améliorer l’adhésion des MOE (Maîtrise d’OEuvre) et MOA (Maîtrise d’OuvrAge) nous avons la chance d’être soutenu par la cellule PMO (Project Management Officer), qui dans son rôle de responsable de la gestion du portefeuille des projets informatiques du groupe systèmes de gestion accompagne les chefs de projet et soutient l’intégration des étapes de cartographie dans la démarche projet.

L’objectif final de cette cartographie du système d’information UNIL étant d’offrir un outil permettant de mieux comprendre pour mieux évoluer.