Un QR code pour tout savoir sur votre machine

par Serge Paschoud (responsable du groupe gestion, Ci-UNIL)

Le support offert par le Ci sur votre machine dépend de plusieurs informations inscrites dans l’inventaire. Depuis peu, ces informations sont à portée de main.

16_inventaire
© naum – Fotolia

Nouveau look et nouvelles fonctionnalités des étiquettes

Depuis longtemps, tout ordinateur utilisé à des fins professionnelles et inscrit à l’inventaire de l’UNIL doit être identifiable par l’adjonction d’une étiquette qui indique son numéro d’inventaire et le numéro de téléphone du help desk. Depuis cet été, toutes les machines qui sont nouvellement intégrées à l’inventaire, que ce soit un achat ou une mise à l’inventaire d’une machine privée, sont accompagnées par une nouvelle génération d’étiquettes réalisées et imprimées par la reprographie à l’Anthropole.

Etiquettes non fonctionnelles à titre d’exemple
Etiquettes non fonctionnelles à titre d’exemple

Ces étiquettes intègrent 3 nouvelles informations :

  • l’adresse e-mail du help desk du Centre informatique à contacter en cas de questions ou problèmes liés à l’informatique (les pages web de la Centrale d’achats sont à votre disposition pour les informations concernant l’acquisition de licence ou de matériel)
  • un « P » et une couleur orange pour indiquer qu’il s’agit d’une machine privée mise à l’inventaire (les étiquettes des machines institutionnelles sont bleues)
  • un QR code permettant l’accès à certaines informations de l’inventaire concernant votre machine.

Les deux derniers points méritent une attention particulière.

Machine institutionnelle versus machine privée

La distinction entre une machine privée (étiquette orange) et une machine institutionnelle (étiquette bleue) est importante pour connaître les services fournis par le Ci sur cet appareil. Cette différence existe depuis longtemps mais les anciennes étiquettes ne permettaient pas de faire la différence entre les machines.

Le Ci offre un service complet pour les machines institutionnelles, qui comprend notamment la fourniture de logiciels (dont la liste change constamment en fonction des besoins), un support en cas de problèmes techniques ainsi que la prise en charge financière des réparations dès la fin de la garantie du constructeur, jusqu’à 5 ans. En cas de problème après 5 ans, la machine est remplacée sur le budget de l’institut.

Le seul service donné aux détenteurs de machines privées inscrites dans l’inventaire officiel consiste en la mise à disposition de certains logiciels distribués par le Ci, soit gratuitement, soit à des conditions « éducation » en passant par une commande officielle de votre Service ou Institut. Rappelons la possibilité d’amener la machine au guichet du help desk, au même titre que les machines d’étudiants (mode best effort => premier arrivé, premier servi).

16_inventaire_photo_macbook

Pour demander une mise à l’inventaire, sur le site www.unil.ch/ci, allez sur la page de la Centrale d’achats et téléchargez le formulaire (en haut à droite). Une mise à l’inventaire n’est possible que si l’usage professionnel des logiciels installés est certifié par le responsable de l’unité , comme le précise la directive 6.6 de la Direction « Procédures relatives à l’acquisition et à la maintenance d’équipements informatiques à l’UNIL », disponible sur cette page.

QR code

Il s’agit de la nouvelle fonctionnalité la plus importante. En scannant le QR code au moyen de votre smartphone ou d’une webcam, vous pouvez consulter la majorité des informations que la Centrale d’achats du Ci possède concernant votre machine.

Bien que les informations de base décrivant la machine s’y trouvent, l’information la plus souvent demandée par l’utilisateur est son âge afin de savoir si elle est sous garantie en cas de panne, ou si elle devrait être changée lorsqu’elle ne correspond plus à ses attentes. En scannant le QR code, vous trouverez facilement ces informations sur place en sortant votre smartphone, sans devoir recourir au help desk ou à la Centrale d’achats.

Une autre information utile aux utilisateurs est la liste des logiciels fournis par l’UNIL pour sa machine. Vous aurez ainsi accès à la liste des logiciels gratuits et payants qui ont été commandés et installés sur votre machine même si vous récupérez une machine existante.

Dans la figure ci-dessous, un exemple de ce que vous obtiendrez en scannant le QR code. Pour cette ancienne machine prise en exemple, il n’y a pas de licence et aucune réparation n’a dû être effectuée.

16_qr_inventaire

Quelques champs nécessitent une explication :

  • Complet (étiquette bleue) signifie un support standard, généralement le cas des machines institutionnelles (le help desk peut intervenir sur site).
  • Light (étiquette orange au numéro commençant par « P ») est généralement pour des machines privées ou ne remplissant pas les standards de l’UNIL. Elles peuvent être amenées au help desk qui fonctionne en mode best effort, donc premier arrivé = premier servi.
  • iCASCO est une assurance complémentaire contractée auprès de Art Computer pour la machine.
  • Darest signifie que la machine est intégrée au contrat de maintenance du matériel sous Windows (maintenance fournie par l’entreprise Darest).

Mise en place des nouvelles étiquettes

Il n’est pas prévu de remplacer les étiquettes existantes. Les anciennes étiquettes vont donc être remplacées progressivement au fil des renouvellements naturels. Il faudra donc un peu de patience pour que l’ensemble du parc soit équipé des étiquettes de nouvelle génération. Il reste cependant la possibilité pour les responsables informatiques de discuter avec la Centrale d’achats de cas en cas afin de prévoir un remplacement d’étiquettes plus rapidement.