La repro se met en quatre

par Patrice Fumasoli, responsable du groupe services, support & help desk, Ci-UNIL

Commande en ligne, rainage/pliage automatisé, posters en toile, production permanente des mémoires/thèses, tarifs dégressifs et polygraphe supplémentaire : ça bouge à la repro.

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© bloomua – Fotolia

Commande en ligne

Jusqu’à aujourd’hui vous pouviez passer commande par mail en décrivant votre besoin, ou en remplissant notre formulaire PDF, ou en vous rendant en personne chez nous. Fin 2015 remplir un formulaire sur internet pour passer commande est devenu si courant que nos clients attendaient que la repro se mette à la page. C’est désormais chose faite : vous pouvez passer commande en ligne depuis quelques semaines déjà, en remplissant un formulaire simplifié au maximum. Il s’agit d’une première version qui évoluera, comme tout objet informatique. Sans publicité ou presque, ce sont plus de 120 commandes qui ont été passées par ce nouveau moyen en un peu plus de 2 mois. Un début prometteur, qui prouve que ce nouveau canal était attendu.

Une machine pour rainer et plier

Notre service se concentre désormais sur les travaux à valeur ajoutée. Qu’est-ce que cela signifie ? Que les travaux simples (impression A4 sans finition) s’impriment sur PrintUNIL (étudiants) ou PrintOffice (personnel). En 2014, plus de 12 millions de copies ont été produites par les étudiants, ainsi que 2.7 millions par le personnel. La repro ne se concentre plus sur le volume, mais sur la qualité, sur les travaux qui nécessitent l’intervention de personnel qualifié pour améliorer, voire effectuer la mise en page. Et ceci également sur les travaux qui nécessitent des machines spécifiques comme des plotters pour imprimer des posters ou des unités de finition capables de produire des livres à la demande, soit des produits hors de portée d’une imprimante bureautique et d’un utilisateur bureautique.

L’UNIL produit quantité de cartons d’invitation imprimés en couleur sur du papier épais et souvent pliés en plusieurs volets.

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Notre nouvelle raineuse-plieuse permet de produire en volume vos cartons d’invitation ou autres documents prestigieux qui nécessitent des pliages complexes sur des papiers épais.

Or notre service n’était pas équipé pour traiter efficacement de grosses commandes de ce type : nous faisions encore tout à la main ! Difficile dans ces conditions de livrer des milliers cartons d’invitation rapidement… il était regrettable pour l’UNIL de devoir produire à grands frais ce genre de documents à l’extérieur alors qu’elle dispose d’une reprographie interne. Nous nous sommes donc mis en quête d’une machine capable de produire ce type de document automatiquement et rapidement. Nous avons jeté notre dévolu sur une machine qui répond au doux nom d’Eurofold Touchline CF375.

Nous pouvons désormais produire avec une finition et une cadence professionnelle vos documents qui ont besoin de papiers épais rainés et pliés : certaines communications ont parfois besoin d’impressionner. Et nous pouvons désormais vous aider à augmenter l’impact de votre communication à moindres frais, le tout assuré par un service situé sur le campus.

Posters toile

Les globe-trotters de l’UNIL apprécient depuis quelque temps déjà les posters en toile. Pourquoi ? Parce que ce type d’imprimé peut être plié sans dommage : plus besoin d’enrouler le poster et de se procurer un coûteux tube de transport. Le rendu et la durabilité sont également aussi bons qu’avec un support classique. Avant de partir en colloque à l’étranger, il vous suffira désormais de plier votre poster en toile pour le mettre dans votre valise.

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Afin de garantie la meilleure qualité, la repro s’est dotée d’une lame qui découpe les posters en toile à chaud. Cela évite tout risque d’effilochage.
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Cette image haute résolution provient d’un microscope électronique. Le rendu sur toile est aussi bon que sur du papier. Et ce support peut être plié sans dommage, ce qui met les coûteux tubes de transport au placard : votre valise suffit désormais.

Tarifs dégressifs

Jusqu’à la rentrée de 2015 nous proposions des tarifs alignés sur les automates PrintUNIL. Or ceci posait problème aux personnes qui commandent de gros volumes. A partir d’un certain seuil toutes les imprimeries proposent des tarifs dégressifs. Quand vous produisez 200 brochures A4 de 50 pages vous arrivez à un volume de 10’000 copies. Et comme le temps de traitement humain est faible (traitement initial du fichier) et qu’ensuite il « suffit » d’attendre que la machine produise, il n’est pas logique de ne pas baisser le prix du produit final. Nous proposons désormais des tarifs dégressifs en cas de gros volumes. Nous avons également dû revoir l’ensemble de nos prix, trop bas en ce qui concerne les posters par exemple. en regard des coûts des fournitures.

Une équipe au complet pour produire mémoires et thèses toute l’année

Avoir de bonne machines, c’est bien. Mais sans le personnel qualifié, c’est tout à fait inutile. L’équipe a été considérablement rajeunie après la reprise du service par le Ci en 2009, au gré des départs à la retraite ou de changement de stratégie (internalisation de l’opérateur par exemple). Nous avions du personnel plus qualifié mais moins nombreux. Proposer des travaux plus complexes nécessite plus de temps de traitement par commande, et une équipe trop compacte ne peut assurer une continuité de service satisfaisante (vacances, maladie, compensation des pics de la rentrée qui nécessitent de travailler le soir et le week-end, voire en 2×8). La seule solution à ce problème est de renforcer l’équipe. Ce que nous avons fait ce printemps en engageant une nouvelle polygraphe.

L’UNIL produit continuellement quantité de mémoires et de thèses. Les dépôts électroniques se développent (Serval), mais l’impression d’un livre reste un passage obligé. Il y a certes les règlements de facultés, mais l’essentiel est ailleurs : après des années d’effort, quel intellectuel ne voudrait pas imprimer son premier livre, cet objet quasi mystique auquel il a dédié des années de sa vie ?

Comment ne pas vouloir imprimer son livre, pour le mettre dans sa bibliothèque et l’offrir à ses collègues ou ses proches ? La repro propose ce type de produit, soit l’impression de livre de poche à la demande, à un tarif abordable. Or vu la taille réduite de notre équipe nous ne pouvions plus assumer cette prestation pendant les périodes de rentrée académique, en raison d’autres tâches prioritaires (impression des polycopiés de cours, …). Nous pouvions toujours assurer la reliure, mais plus la prise en charge complète. Nos clients devaient donc imprimer sur les automates PrintUNIL, des machines efficaces mais dont le niveau de qualité d’impression n’est pas taillé pour l’édition, mais pour produire vite et à moindre coût un document de cours. Grâce au récent engagement d’une polygraphe supplémentaire nous pouvons désormais proposer cette importante prestation toute l’année, moyennant un délai de 5 jours en période de rentrée académique.

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Notre équipe vous attend sur le campus de Dorigny (Anthropole 2088). Elle compte désormais 5 professionnels.

Notre équipe compte désormais 5 personnes (plus un responsable) : polygraphes, imprimeur, apprentie, employée de commerce. La grande modernisation côté machines et locaux a été faite en 2013, la grande mise à jour côté personnel se termine donc fin 2015. La repro a désormais les locaux, les machines et le personnel en adéquation avec la mission que l’UNIL lui a confié : proposer un service de proximité, assuré par des humains capables de proposer le conseil qui donnera ce petit plus, pour fabriquer vite et à moindre coût tout type de document papier que votre imprimante de bureau ne peut produire, du flyer au poster, en passant par le livre de poche, le polycopié en centaines d’exemplaires ou le prestigieux carton d’invitation en 3 volets.