Remplacez votre Dropbox par SWITCHdrive, hébergé en Suisse

par Christopher Greiner, groupe conseil et études, et Guillaume Lefebvre, groupe services, support & help desk, Ci-UNIL

SWITCHdrive offre un service similaire à Dropbox, mais basé en Suisse et donc soumis au droit suisse. Exit les problèmes de confidentialité.

15_switchdrive
© piumacorvina- Fotolia

Synchronisez vos fichiers partout

Nous sommes devenus exigeants : nous voulons avoir accès à toutes nos données, tout de suite, où que l’on soit. Avant l’avènement du Cloud, on devait se promener avec une disquette, un disque dur ou une clé USB. Pour la petite histoire, c’est justement après avoir oublié une fois de trop sa clé USB qu’un étudiant américain a commencé à travailler sur le projet qui débouchera en 2007 sur Dropbox.

Depuis, les choses ont évolué, et chacun essaie de se simplifier la vie. Les services « Dropbox-like » vous permettent de choisir un répertoire sur votre ordinateur qui sera ensuite synchronisé dans le « Nuage », le rendant accessible sur tous vos appareils, téléphones et tablettes y compris, ainsi que depuis n’importe quel navigateur web. La présentation PowerPoint sur laquelle vous travaillez au bureau sera automatiquement accessible sur votre ordinateur portable pourvu que vous la déposiez dans un dossier synchronisé.

Ces outils très pratiques avec leurs interfaces simples et ergonomiques font qu’ils sont couramment utilisés sur le campus, que ce soit par les étudiants ou les collaborateurs.

Des outils pour collaborer sans entrave avec le monde entier

Après SWITCHfilesender qui vous permet d’envoyer des pièces jointes jusqu’à 50Go, mais stockées de manière temporaire, SWITCH étoffe son offre avec SWITCHdrive.

SWITCHdrive vous permet de partager facilement des fichiers et des dossiers avec vos collègues de l’UNIL, mais également de l’extérieur ! La fonction de partage enverra un email à un utilisateur externe facilement, contenant un lien lui donnant accès au fichier ou au dossier, le tout sans que celui-ci soit titulaire d’un compte UNIL.

Le Cloud, cet eldorado à double tranchant

Dans le sillage du leader Dropbox, d’autres acteurs tentent de se faire une place au soleil : Microsoft OneDrive et Google Drive entre autres. Ces services, bien que très utiles et largement diffusés, présentent un souci majeur : la confidentialité n’est pas garantie. En effet, les 3 « gros » (Dropbox, OneDrive et Google Drive) sont des entreprises nord-américaines, mettant potentiellement vos précieuses données sous le nez de « grands frères » pas forcément bienveillants.

Notant le besoin d’un tel outil et des problèmes liés avec l’offre existante, fin-2012, la fondation SWITCH a sondé les nécessités des différentes universités et hautes écoles suisses dans le but d’offrir un service semblable, mais hébergé en Suisse sur l’infrastructure Cloud de SWITCH. Après enquête, deux produits correspondants aux prérequis se sont dégagés : OwnCloud et PowerFolder. Après un test de quelques mois avec d’intrépides bêta-testeurs, le produit open source OwnCloud s’est imposé comme le produit proposé par la fondation, notamment grâce à son utilisation aisée et agréable ainsi que sa flexibilité.

15_switchdrive_cloud
© Sergiy Timashov – Fotolia.com

Comment s’y mettre ?

Rien de plus simple : commencez par créer votre compte SWITCH Cloud en vous rendant sur https://cloud-id.switch.ch. Attention, ce compte SWITCH Cloud s’ajoute au compte UNIL que vous possédez déjà et par conséquent les mots de passe des deux comptes peuvent différer.

Ensuite, vous pouvez accéder à votre compte SWITCHdrive par différents moyens :

1. Par le biais de votre navigateur web préféré : https://drive.switch.ch.
Cette interface vous permet de partager vos fichiers et dossiers avec d’autres utilisateurs ou encore de revenir à une version précédente d’un document

2. Ou en téléchargeant le client SWITCHdrive : http://help.switch.ch/drive/installation-instructions.
Celui-ci est disponible sur votre plateforme de choix : Windows, Mac OS X, Linux ainsi que sur iOS et Android. C’est cet outil qui vous permettra de synchroniser vos fichiers et dossiers entre plusieurs appareils

Par défaut, le client sur votre machine créera un dossier qui sera automatiquement synchronisé. Libre à vous d’en ajouter d’autres, déjà présents sur votre machine.

Une fois SWITCHdrive installé et configuré, veuillez faire attention aux points suivants :

  • Ce n’est pas une solution de sauvegarde. Veuillez utiliser en sus un autre logiciel pour faire les sauvegardes (CrashPlan).
  • Chaque utilisateur se voit attribuer un quota de 25 Go : l’espace est donc limité et il faut choisir quoi synchroniser.
  • Ne pas synchroniser l’ensemble de son dossier utilisateur. Cela peut entraîner de graves problèmes (lenteurs, …)
  • Les fichiers dont le nom contient les caractères suivants ne seront pas synchronisés :
    : ? * ” > < / \ |

Synchroniser ≠ sauvegarder

Contrairement à une idée malheureusement répandue, les services Dropbox-like ne sont pas des solutions de sauvegarde fiables et SWITCHdrive n’échappe pas à cette règle. En effet, pour qu’une sauvegarde soit considérée comme sûre, il est nécessaire que les critères suivants soient respectés :

  • Copie unidirectionnelle : les données doivent exclusivement être copiées du poste de travail vers un serveur de sauvegarde ou un disque externe. Et par définition, la synchronisation est bidirectionnelle.
  • Le temps de rétention : dans un système de sauvegarde, les différentes versions des fichiers ou les données supprimées sont conservées durant un temps défini et garanti. Ce qui n’est pas forcément le cas pour les services Dropbox-like.

Assurez-vous donc que tous les fichiers et dossiers que vous synchronisez soient bien sauvegardés par un autre système, tel CrashPlan, solution de sauvegarde mise à disposition de l’ensemble des collaborateurs de l’Université.

15_switchdrive_synchro
© bloomua – Fotolia.com

Abandonnez DocUNIL et adoptez SWITCHdrive

SWITCHdrive sera amené à remplacer d’ici la fin de l’année la partie utilisateur du service DocUNIL vieillissant et à l’ergonomie dépassée, donc n’hésitez pas à rapatrier vos fichiers sur ce nouvel outil et profitez du Cloud en toute quiétude !

En savoir plus :
Documentation SWITCHdrive sur le site web du Ci