Microsoft Office 365 gratuit pour l’UNIL

par Gilles Ritzmann, groupe services, support & help desk, Ci-UNIL

Etudiants ou collaborateurs UNIL (machines privées) : vous pouvez maintenant obtenir gratuitement une version personnelle de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

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© bloomua – Fotolia

Office 365 gratuit pour étudiants et collaborateurs (machines privées)

Fin 2013 Microsoft a décidé de permettre aux hautes écoles et universités d’offrir Office 365 à leurs étudiants (enfin « offrir » : disons que Microsoft a décidé d’inclure Office 365 dans l’abonnement annuel payé par ces institutions). Fin 2014, l’offre a également été étendue aux collaborateurs et à leurs machines privées. Mais alors, pourquoi est-ce que ça n’arrive qu’aujourd’hui à l’UNIL ?

Jusqu’à présent les conditions de mise en place nécessitaient de synchroniser l’annuaire de l’institution dans le cloud de Microsoft. Solution en totale contradiction avec la politique de gestion des données de l’UNIL et de son Centre informatique, qui est de ne jamais transmettre des informations personnelles (comprenez des informations permettant l’identification d’une personne) sans l’accord préalable et explicite des individus concernés. Nous ne pouvions donc pas proposer ce nouveau service en l’état.

La situation s’est débloquée fin février 2015. Microsoft, à la demande générale, a mis en place un autre moyen pour déployer Office 365 dans les hautes écoles et universités : un portail d’enregistrement en libre-service. Chaque membre de l’UNIL est donc libre d’accepter les conditions d’utilisation au moment de l’inscription.

Nous avons activé l’inscription sur le portail, vous pouvez vous enregistrer dès à présent ! Vous aurez accès gratuitement à une version personnelle de la suite Microsoft Office pour toute la durée de votre parcours à l’UNIL. Microsoft vous enverra régulièrement un mail à votre adresse UNIL pour vous demander de confirmer que vous avez toujours droit à l’offre (Microsoft vérifie donc votre éligibilité sur la simple base de la possession d’une adresse mail autorisée). Après votre départ vous pourrez utiliser Office 365 quelques semaines encore, le temps de vous poser la question de l’achat d’un abonnement.

Avec votre compte Office 365, vous pourrez ainsi installer sans bourse délier Word, Excel, PowerPoint et Outlook sur un maximum de 5 ordinateurs (Windows ou Mac), 5 tablettes et 5 smartphones (Android, iOS ou Windows phone). De plus, la version en téléchargement est automatiquement mise à jour pour correspondre à la plus récente disponible pour votre appareil. Par exemple, vous pouvez actuellement télécharger Office 2013 pour Windows et Office 2011 pour Mac (elle sera remplacée automatiquement par Office 2016 à sa sortie officielle). Sur votre smartphone et tablette, vous débloquerez toutes les fonctionnalités avancées des logiciels Office pour mobile. Avec PowerPoint sur votre iPad ou iPhone vous aurez la possibilité, par exemple, de consulter vos notes personnelles pendant votre présentation. Sur votre appareil Android vous pourrez notamment modifier l’orientation de la page (portrait ou paysage).

En tant qu’étudiant, l’offre en vaut la peine : l’achat d’une version d’Office 2013 « Familles et étudiant » coûte environ 150 CHF et le prix d’un abonnement de 4 ans à Office 365 Université tourne autour des 100 CHF.

Distribution d’Office sur les machines UNIL : rien ne change !

Si vous êtes collaborateur UNIL rien ne change : vous conservez la version de Microsoft Office professionnel téléchargée depuis nos serveurs et actuellement installée sur votre poste de travail. Vous pouvez néanmoins, au même titre que les étudiants, profiter d’Office 365, mais sur vos machines privées. L’offre Office 365 ne concerne donc que les étudiants et les machines privées.

Office 365 : le service d’abonnement de Microsoft

Office 365 ce n’est pas que la suite Office. Lancé en juin 2011, Office 365 est un abonnement payant aux services en ligne de Microsoft qui existent en plusieurs déclinaisons (Personnel, Université, Business, etc.). Office 365 ajoute et étend les fonctionnalités d’un compte Microsoft gratuit, par exemple :

  • télécharger les logiciels Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
  • utiliser la version 100% web pour travailler et collaborer
  • 1 To d’espace de stockage sur OneDrive, le Dropbox de Microsoft
  • SharePoint (outil de gestion de contenus web)
  • Lync (Skype pour l’entreprise)

Les fonctionnalités mises en italique ne sont pas disponibles à l’UNIL pour l’instant.

Tous ces services sont accessibles depuis le portail Web d’Office 365 après s’être authentifié avec son compte personnel.

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Aperçu du portail de connexion d’Office 365

Les services en ligne de Microsoft sont comparables à ceux de Google (Documents, Gmail, etc.) et à l’iCloud d’Apple. Ils privilégient ainsi l’abonnement plutôt que l’achat unique d’un produit. Vous êtes peut-être déjà inscrit à l’un ou l’autre de ces services (voire à plusieurs). La majorité des grands acteurs s’intéressent et se dirigent toujours plus vers des services en ligne. D’ailleurs, une version LibreOffice Online est attendue pour 2016.

Cependant, le portail d’enregistrement ne résout pas la totalité des problèmes politiques en matière d’utilisation de solutions Cloud. Selon la directive 6.9 de l’UNIL Fichiers informatiques et protection des données personnelles ou sensibles, le Centre informatique ne peut pas garantir la sécurité et protection de vos données stockées dans le Cloud de Microsoft. Nous avons donc décidé de limiter, pour l’instant, les fonctionnalités d’Office 365 au téléchargement gratuit de Word, Excel, PowerPoint et Outlook sur vos ordinateurs, tablettes et smartphones.

Néanmoins, nous restons attentifs à l’évolution de la législation. Si les entreprises comme Apple, Microsoft et Google misent sur un avenir entre Cloud et SaaS, nous analyserons les nouveautés voire proposerons de nouveaux services de ce type.

Comment obtenir les logiciels Office ? (étudiants + machines privées)

C’est très simple, avant de pouvoir télécharger la suite Office, il faut :

1) Créer un compte Office 365 en suivant les instructions du portail d’enregistrement en libre-service de Microsoft (https://office.com/getoffice365).

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Entrez votre adresse UNIL et vous recevrez un email de Microsoft permettant de finaliser l’inscription.

2) Se connecter avec son compte sur https://portal.office.com et télécharger la suite Microsoft Office.

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Sur Windows après s’être connecté sur https://portal.office.com il faut décocher les deux cases avant d’appuyer sur « Installer maintenant ». Sinon, Bing et MSN deviendront votre moteur de recherche et page d’accueil par défaut.

3) Pour terminer, installer les logiciels sur votre ordinateur.

Une fois l’installation effectuée vous pourrez utiliser Word, Excel, PowerPoint et Outlook pour toute la durée de vos études ou de votre contrat à l’UNIL.

Informations et marche à suivre sur le site du Ci