OLGA, un outil au service des archives… et des unités de l’UNIL

par Raphael Mottier, chef de projet, UNIRIS

UNIRIS et le Ci sont heureux de vous annoncer la naissance d’OLGA, le bien nommé OutiL de Gestion des Archives de l’UNIL.

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© Graham Taylor – Fotolia

Suite et fin d’une gestation de 3 ans et demi

Rappelez-vous : le 24 avril 2013 paraissait dans CiNN le faire-part du premier outil de gestion des archives de l’UNIL. Nous en étions alors à sa phase de conception, pleins d’espoirs et bien préparés à toutes les éventualités grâce à l’organisation du projet que nous avions mise en place.

Seulement voilà, comme dans toute grossesse, l’accouchement ne s’est pas fait sans douleur : défection de ressources clés, retard dans les livraisons, nombreuses données de qualité médiocre à retravailler, tests et anomalies à répétition… et plein d’autres petits soucis qui ont rythmé mon quotidien de chef de projet. Pourtant, croyez-le ou non, c’est un beau bébé que nous avons mis au monde !

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OLGA, un outil construit sur la base du progiciel Spark Archives
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Un tableau de bord permettant de suivre en temps réel l’état des archives de l’UNIL
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Tout a été pensé pour faciliter la saisie et le suivi des archives par les utilisateurs d’OLGA
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Le petit bonus pour les archivistes : connaître au mètre près l’espace disponible pour ranger les boîtes

Bien que le projet ait pris 6 mois de retard, les assistants archivistes d’UNIRIS n’ont pas chômé pour autant. Ce temps supplémentaire nous a permis de réaliser des travaux d’inventaire et des contrôles qualités supplémentaires, avec au final deux fois plus de données que prévus et une qualité homogène pour toutes les archives inventoriées. OLGA en quelques chiffres, c’est aujourd’hui :

  • 66 inventaires, dont 39 fonds publics, 15 fonds privés et 12 collections
  • 12’000 contenants de tout type (boîtes, classeurs, portfolios, etc.)
  • 25’000 dossiers d’affaire, 18’000 dossiers d’étudiant, 5’000 dossiers du personnel et 7’000 dossiers thématiques avec plus de 48’000 pièces (photos, vidéos, affiches, etc.)

Le bilan positif du projet est aussi à chercher au niveau du budget : le dépassement final des coûts n’aura été que de 4% par rapport aux estimations faites en 2011. A cela s’ajoute encore la satisfaction d’avoir pu compter sur la collaboration active et efficace de la trentaine de collaborateurs impliqués dans ce projet… car un projet, c’est avant tout un travail d’équipe !

Au-delà du projet, quels bénéfices pour l’UNIL ?

Conçu à la base pour les besoins propres du Service des archives [NDLA : devenu le Service des ressources informationnelles et archives (UNIRIS) depuis 2013], OLGA s’est mué aujourd’hui en un outil au service de toutes les unités administratives de l’UNIL (Direction, facultés, services centraux, instituts,…).

Ces dernières peuvent ainsi décrire, verser et demander à consulter leurs propres archives directement au travers de cet outil. Celui-ci leur offre la possibilité de mieux gérer et suivre leurs dossiers d’activités, et leur facilite la recherche d’information même plus de 10 ans après la clôture du dossier. Il n’est en effet pas rare que, pour des raisons administratives ou lors de manifestations importantes (Dorigny 40 en est un très bon exemple), de vieux dossiers doivent être consultés par les collaborateurs pour mener à bien leur activité du moment.

Par analogie, UNIRIS a désormais la capacité de tracer les dossiers depuis leur mise en boîte en unité jusqu’à leur conservation définitive ou leur destruction. Ceci apporte un bénéfice considérable à l’UNIL en termes de sécurité et de suivi des informations produites et reçues par ses collaborateurs.

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Un exemple de recherche pour Dorigny 40, ou comment des archives de plus de 40 ans servent encore l’UNIL aujourd’hui

OLGA est avant tout un outil réservé au personnel de l’UNIL, pour assurer le suivi des activités de leur unité au-delà des personnes qui y travaillent, ainsi qu’aux chercheurs et historiens souhaitant connaître davantage l’histoire de notre université depuis 1945 (les archives plus anciennes sont conservées aux Archives cantonales vaudoises). OLGA est un outil web accessible sur le réseau de l’UNIL uniquement, et une inscription auprès d’UNIRIS est également nécessaire.

Le constat après 2 mois d’exploitation est que l’intérêt pour OLGA est croissant : plus de 80 collaborateurs répartis dans 30 unités ont déjà pris contact pour être formés, sans compter la dizaine de collaborateurs d’UNIRIS impliqués dans le suivi quotidien des demandes de recherche et des travaux d’inventaire qui restent à faire.

Pourquoi un tel intérêt soudain pour gérer les archives ? Ce succès tout relatif est peut-être à chercher du côté des besoins exprimés depuis une dizaine d’années par les grandes entreprises pour mieux gérer l’information, devenue un élément stratégique central grâce à l’essor d’Internet et des nouvelles technologies de l’information et communication (TIC).

Une vision, 3 projets

L’UNIL a signé en 2013 une convention d’autonomie avec les Archives cantonales vaudoises (ACV) en matière d’archivage historique, permettant à l’institution de gérer elle-même ses archives postérieures à 1945. En contrepartie, elle s’engageait à mettre en œuvre ce qu’il fallait pour assurer la gestion et la conservation de ses documents, en confiant cette mission à UNIRIS. Mais au-delà de la gestion des archives, c’est la gestion de l’information qui est au cœur des préoccupations de ce service.

Le projet OLGA est la première étape de ce qui constitue une vision à long terme : celle de maîtriser, sécuriser et pérenniser les informations produites et reçues à l’UNIL tout en les mettant en conformité avec les normes et la législation en vigueur.

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Construire le futur de la culture informationnelle à l’UNIL © coramax – Fotolia

La gestion des documents papiers permet en effet de poser les bases d’une gestion documentaire sur tout support, facilitée notamment par le fait que les documents sont « palpables ». Dire à un collaborateur de classer ses documents électroniques, il n’y verra pas de réel intérêt parce que les outils de recherche informatique sont aujourd’hui performants. Mais dire à ce même collaborateur de rechercher urgemment un document vieux de 5 ans précieusement rangé dans un classeur non référencé à la cave, il comprendra la nécessité de bien organiser ses dossiers.

La prochaine étape sera donc de permettre aux unités de mieux gérer leurs documents électroniques. UNIRIS n’a pourtant pas attendu le lancement du projet GEDUNIL 2.0 pour se lancer à la conquête des serveurs des unités en leur proposant d’implémenter le plan de classement harmonisé de l’UNIL. Il offre également plusieurs guides et bonnes pratiques pour aider les unités à mieux appréhender cette problématique.

Au final, une gestion harmonisée des documents papiers et électroniques permettra non seulement une meilleure recherche, mais aussi l’assurance de la continuité de la mission de l’unité au-delà des personnes qui y travaillent… en cela se trouve la vraie gouvernance informationnelle !