Projet Gestud : de Sylvia à EdUnil

par Isabelle Dustin, Gestion informatique des études, et Anthony Guye-Vuillème, pôle enseignement et recherche, Ci-UNIL

Le projet Gestud vise à développer un nouveau système de gestion administrative et académique en remplacement du vénérable Sylvia : le début d’une grande aventure.

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© mentat – Fotolia

Un nom, des objectifs ambitieux et une organisation par chantiers

La gestion des études à l’UNIL est assistée par un ensemble d’applications informatiques répondant au nom de Sylvia, ici étymologiquement masculin puisque dérivé de SYstème Lausannois de gestion de la VIe Académique. Ce système fonctionne et évolue de façon satisfaisante depuis une quinzaine d’années, longévité fort respectable pour un être de cette nature. Son successeur porte déjà un nom, EdUnil, même si la durée précise de sa gestation est encore incertaine mais se compte en années, pour une mise en production étagée entre 2016 et 2019. Ce renouvellement du logiciel de gestion des études fait partie du chapitre Enseignement du Plan d’intentions 2011-16 de l’UNIL, et à ce titre il doit être porteur de qualités propres qui reflètent les valeurs affirmées dans ce plan : responsabilité, cohérence et réussite.

Le projet est donc ambitieux puisqu’il vise, au-delà de ses aspects informatiques, à favoriser l’amélioration des cursus d’études grâce aux interactions possibles avec les autres projets de la Direction. Ces derniers concernent la cohérence de l’offre de formation, la valorisation des compétences pédagogiques (qualité de l’enseignement et travail du Centre de Soutien à l’Enseignement), l’interdisciplinarité dans les cursus, l’application du Cadre national de qualification (NQF), le suivi de l’évaluation des cursus et l’élaboration du Règlement général des études (RGE). De façon plus concrète, il s’agit par exemple de simplifier la gestion des cursus interfacultaires en introduisant quelques éléments d’harmonisation de processus en ligne avec le RGE, de faciliter aux étudiants la maîtrise de leur cursus par le biais d’une plus grande clarté des choix à opérer, d’inciter les enseignants à être plus transparents dans la présentation de leurs enseignements (objectifs, type d’enseignements, modes d’évaluations, etc.), et enfin de limiter au strict nécessaire les saisies multiples des mêmes données.

En raison de son ampleur, le projet a été scindé en une douzaine de « chantiers », la coordination du tout nécessitant la mise en place d’une structure de gouvernance efficace et agile. L’ouverture des chantiers sera étagée sur la durée du projet, les sept premiers étant déjà activés et portant des noms explicites quant aux thématiques qui y sont abordées :

  • statut étudiant
  • gestion de l’offre d’études
  • facturation et bourses
  • analyse de Gide (le système « maison » en usage à HEC)
  • ergonomie et saisie unique
  • cohérence fonctionnelle
  • mise en œuvre technique.

Chacun d’entre eux est copiloté par un responsable métier et un responsable informatique, et réunit des représentants des usagers du campus impliqués. Toutes les facultés sont représentées et leur degré de participation dépend de la thématique traitée.

Un chantier accompagnement du changement est prévu pour faciliter l’adoption du nouveau logiciel par tous les membres de la communauté. Le personnel administratif, en tant qu’usager quotidien, est impliqué dans la définition des besoins, tandis que les étudiants et enseignants le seront dans le cadre de focus groups. L’évolution des supports matériels (tablettes, smartphones, etc.) permettant les consultations des informations académiques et organisationnelles sont prises en compte par le chantier ergonomie.

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Un nouveau système pour de nouvelles habitudes sur le campus © Syda Productions – Fotolia

Et au niveau technique ?

Le choix fait par la Direction de partir sur un nouveau développement « maison » a été l’occasion de remettre à plat l’ensemble des technologies à utiliser pour EdUnil. C’est une approche générale de type best of Breed qui a été choisie, c’est-à-dire de baser les fonctions cœur de métier développées en interne sur des briques logicielles standards permettant de maximiser autant que possible la pérennité, les performances, l’ergonomie, la sécurité, la sûreté, la maintenabilité et la réutilisabilité du code produit. Il s’agissait également d’être compatible avec les orientations stratégiques du Ci et de renforcer l’efficacité et la complémentarité des développeurs.

Cette entreprise s’est révélée ardue mais passionnante ; le lecteur peu versé dans les techniques de développement nous pardonnera le passage en revue suivant de ces différentes couches logicielles qui sont si importantes pour qu’il ou elle puisse profiter au final d’un système d’utilisation agréable, qui fait ce qu’on attend de lui et pourquoi pas même un peu plus !

Couche logicielle Solutions évaluées et retenues (en gras)
langage de programmation Java, PHP
système de gestion de base de données MySQL, Oracle
framework de développement Symfony, Yii, Zend Framework 2
langage de mise en forme et d’interaction HTML 5, CSS 3, Bootstrap, jQuery Ajax
codage des caractères UTF-8
gestion du code source CVS, Subversion, Git
couche d’abstraction base de données Doctrine, Propel
tests automatisés Selenium, SimpleTest, PHPUnit
production de documents XSL-FO/FOP, fpdf, pdflib

Les choix techniques pour EdUnil

Le tableau ci-dessus résume les choix techniques effectués. Nous n’entrerons pas ici dans le détail de la logique et des critères ayant conduit à cette sélection, mais nous pouvons préciser que, en cas de difficulté à trancher, des prototypes ont été implémentés afin de pouvoir mieux juger chaque candidat ; cela a par exemple été le cas sur l’importante question du framework de développement, qui conditionne très fortement la manière de travailler et de collaborer des développeurs.

En plus de ces outils et standards, nous pouvons dès à présent, grâce au travail du Groupe production et système du Ci, bénéficier d’une architecture de serveurs dite 3-tier découplant la gestion des données de l’exécution des applications, avec tous les bénéfices en termes d’efficacité et de sécurité qui en découlent. On peut également ajouter qu’un système d’échange direct de données entre Sylvia et EdUnil (« CDC ») a été implémenté sur la base de la solution open-source Talend. Finalement et puisque c’est une question toujours très importante pour les usagers d’un système, il faut également préciser que les interfaces, l’ergonomie et d’une manière générale l’expérience utilisateur seront radicalement améliorées par l’utilisation des technologies précédemment citées (HTML 5, Bootstrap, …) mais également par une répartition plus logique des fonctionnalités entre MyUnil et EdUnil.

Un grand merci !

La direction de projet, incarnée par la Vice-rectrice Danielle Chaperon et son adjointe la cheffe de projet Isabelle Dustin, est consciente de l’engagement consenti par une partie du personnel administratif des facultés et des services à l’occasion de cette réalisation. Nous remercions d’ores et déjà chaleureusement les personnes déjà engagées dans ce projet, ainsi que celles que nous contacterons à l’avenir, pour leur précieuse collaboration.