Crashplan@UNIL : 1 an déjà

par Manuel Girardin, coordinateur de support informatique, Ci-UNIL

Le nombre d’adeptes du service de backup des ordinateurs du personnel croît régulièrement. Un sondage montre un logiciel apprécié qui gagnerait à être plus connu.

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© Sergey Nivens – Fotolia

1 an de service et 1 travail de maturité, ça se fête comme une victoire à la Coupe du monde

Le service de sauvegarde Crashplan@UNIL a un an, il est donc temps de faire son bilan intermédiaire. Rappelons tout d’abord son but : proposer un outil simple et efficace de sauvegarde des données des postes de travail des utilisateurs sous contrat avec l’UNIL. Ce service est un parallèle à notre serveur de fichiers central, le NAS, destiné à réceptionner les données volumineuses ou communes à plusieurs personnes ou plusieurs services de l’UNIL. Mis ensemble, ces deux outils sont destinés à garantir au maximum l’intégrité et la sécurité de vos données de travail.

La « crashplanitude » commence gentiment à faire sa place au sein de notre communauté. A tel point que notre stagiaire en maturité professionnelle et commerciale François Bavaud (fier homonyme d’un non moins célèbre professeur de statistique, bien connu entre autres des anciens de l’IMM) en a fait son cheval de bataille pour son année de diplôme. Dans le cadre de son année de MPC, François a travaillé sur la mise en place de ce service, en se basant sur les PV du « groupe de travail Backup » et sur des entretiens avec différents acteurs de ce projet. Il a aussi recueilli l’avis des utilisateurs au moyen d’un sondage auquel vous avez peut-être répondu (si oui, merci !). Son excellent travail met en lumière plusieurs points intéressants (voir l’encadré à la fin de cet article), tant du point de vue du personnel de l’UNIL que de ses étudiants et étudiantes. Nous allons tenter d’aborder l’un ou l’autre de ces aspects dans les lignes qui suivent, en revenant aussi sur les premiers mois d’exploitation de Crashplan.

Crashplan PROe : un nom qui fait peur, mais un produit qui marche

Au début du mois de juillet, 874 fidèles sauvegardent leurs données sur nos serveurs, pour un total de 22 TB (environ 25 Go par utilisateur). Tout cela via les 1065 périphériques qui sont connectés au service. Pour rappel, l’accès à Crashplan est basé sur un principe simple : pour autant que vous soyez sous contrat avec l’UNIL, vous pouvez y avoir accès ! La démarche consiste à s’annoncer à notre help desk pour obtenir le lien de téléchargement de l’application et entrer dans le monde merveilleux des machines qui se sauvegardent toutes seules. L’UNIL dispose actuellement de 2’200 licences personnelles, valables jusqu’en mai 2017. Il y a donc encore de la place, n’hésitez pas à nous rejoindre.

Nous offrons un quota personnel de 50 Go sur nos serveurs répartis sur le campus. D’après les statistiques du mois de juillet, 82% de nos utilisateurs occupent moins de 40 Go d’espace disque. Le quota proposé est donc suffisant pour une grande majorité des utilisateurs, mais il n’en reste pas moins un point à améliorer selon un nombre important de gens ayant répondu au sondage. Nous comprenons aisément cette demande, sachant que les besoins en espace disque de certain(e)s utilisateurs/trices sont potentiellement plus importants (en biologie, en géosciences, mais aussi en cinéma ou en histoire de l’art). Une augmentation de quota demande cependant une certaine réflexion, un peu de temps et… de l’argent. Donc d’ici à ce que tout soit réuni pour pouvoir offrir un peu plus d’espace à nos utilisateurs, le fidèle crashplaneur peut, moyennant une demande motivée qui sera examinée au cas par cas, déposer ses données volumineuses (vidéo, images, archives, etc) sur notre serveur central NAS. L’idée est ici de sauvegarder ses données de travail usuelles via Crashplan (puisqu’elles sont souvent sur le poste de travail de l’utilisateur), et les données volumineuses ou d’archives sur le serveur central. Comme je vous le disais, le NAS et Crashplan sont des services complémentaires 😉
Pour vous aider à paramétrer tout cela, ou si vous avez eu à filtrer votre sauvegarde Crashplan de manière trop stricte à votre goût, nous vous invitons à contacter notre help desk pour que nous vous aidions à mettre en place une stratégie de sauvegarde adéquate. Le but est simple : que vos données soient sécurisées pour prévenir au maximum toute perte !

Côté pratique, l’application peut être installée sur un maximum de 4 périphériques. Par exemple, elle peut tourner sur votre ordinateur UNIL, votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur à la maison. Sur ce dernier, on configure le logiciel pour ne sauvegarder que le dossier UNIL, sachant que l’objectif reste de sauvegarder sur nos serveurs vos données de travail. Un des avantage d’une telle configuration est son côté « Dropbox maison ». S’il ne répond pas totalement à la demande d’un service de type Dropbox, Crashplan s’en approche, puisqu’il permet de se promener dans la sauvegarde de ses ordinateurs via la rubrique Restaurer de l’application. Un exemple parlant : le présent article, écrit en partie à l’UNIL et en partie à la maison. C’est certes moins confortable qu’un outil de synchronisation comme Dropbox, mais ça marche aussi.

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L’article récupéré de ma machine de la maison sur mon poste UNIL. Et ça marche aussi depuis backup.unil.ch.

On est plein… mais on pourrait être plus encore

Les quelques éléments précités, et une UNIL productrice de documents en tout genre, nous poussent à mettre l’accent sur une utilisation régulière de ces outils, à informer la communauté sur l’importance de la sauvegarde par des articles dans les médias locaux, mais aussi de manière plus concrète via notre équipe de support.

Le Ci tente en effet d’être proactif dans la diffusion de Crashplan. Pour augmenter le nombre des fidèles adeptes, chaque machine UNIL préparée par un membre de l’équipe du help desk est équipée de Crashplan. Son installation est ensuite proposée à l’utilisateur lors de la mise en place de sa machine. De leur côté, les correspondants informatiques des facultés participent aussi grandement à la diffusion de cet outil dans des zones moins couvertes par le Centre informatique (un bonjour en passant aux correspondants informatiques de la FBM). Grâce à toutes ces bonnes gens, l’augmentation du nombre d’utilisateur du service est ainsi constante (+566 en 2013, +308 entre janvier et juillet 2014) et nous espérons atteindre les 2’000 fidèles à l’aube de l’an 2016.

Alors pourquoi s’en passer ? Surtout que c’est quand même bien plus simple que d’aller faire du sport… Parce que, vous je ne sais pas, mais moi j’y ai rarement été depuis mon dernier papier. La sauvegarde de mes données se portant à merveille, il est vraiment temps que je m’y mette 🙂

En quête de satisfaction

par François Bavaud, stagiaire MPC, Ci-UNIL

Vous avez été 593 membres du personnel à répondre à notre sondage sur les habitudes de sauvegarde, soit un bon taux de réponse de presque 20%. Le but de ce sondage était avant tout de connaître votre avis sur Crashplan, afin d’améliorer ce service encore jeune. Les résultats ont aussi été utilisé pour l’écriture d’un travail de maturité, le mien 😉

Le sondage a montré que vous étiez globalement très satisfaits de ce service. En particulier en ce qui concerne l’utilisation du programme. En effet, vous êtes un grande majorité à trouver que Crashplan est un logiciel facile d’utilisation. Il était très important pour le Centre informatique que ce service puisse être utilisé sans difficulté par la majorité de la communauté universitaire. Pour les quelques personne ayant eu de la peine à utiliser ce service, le help desk s’est montré à la hauteur pour répondre à leurs demandes.

Le seul point noir que le sondage a mis en évidence est que 9% des utilisateurs ne peuvent pas sauvegarder tout ce qu’ils considèrent comme essentiel à leur activité académique en raison du trop faible quota proposé. Si vous faites partie de ces 9%, adressez une demande motivée d’augmentation de votre quota personnel au help desk (nous les examinons au cas par cas). Évidemment, cela ne concerne que le travail académique (et non la dernière saison de Game of Thrones). Il est très important que l’entier de vos données essentielles soit sauvegardé.

Encore merci d’avoir participé à notre enquête. Et souvenez-vous : « Keep calm and backup ! »