PrintOffice, le petit frère de PrintUNIL

par Gilles Ritzmann, groupe services, support & help desk, Ci-UNIL

Le service PrintOffice offre une solution centralisée et rationnelle en matière d’imprimantes multifonctions pour le personnel de l’UNIL.

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© olly – Fotolia.com

L’impression à l’UNIL

Bien que le sujet de la disparition du papier soit toujours à la mode, force est de constater que pour l’instant à l’UNIL, il n’en est rien. En effet, une université produit du texte en grande quantité, dont la plupart finit tôt ou tard par être imprimé. Notre souci est dès lors de proposer une solution rationnelle, intégrée et la plus écologique possible. Tout d’abord lorsqu’on parle d’imprimantes, il faut distinguer deux catégories d’appareils :

  • les imprimantes de bureau
  • les imprimantes multifonctions (MFP, Multi Function Printer).
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Comparaison entre une imprimante de bureau (à gauche) et un MFP (à droite)

Les imprimantes de bureau sont prévues pour satisfaire de petits volumes d’impression et quelques utilisateurs. Les MFP sont de grandes imprimantes (de la taille d’un meuble) prévues pour imprimer des dizaines de milliers de pages par mois.

Actuellement les besoins d’impression suivants sont couverts par des services du Ci :

  • PrintUNIL, destiné aux étudiants
  • la Repro, pour les gros volumes, une finition avancée ou des formats spéciaux
  • la Centrale d’achats propose de petites imprimantes de bureau au personnel de l’UNIL (faibles volumes).

Cependant un besoin majeur n’est pas couvert par ces services : une solution en imprimantes multifonctions pour le personnel de l’UNIL. La conséquence de ce manque est que les services et les facultés commandent des MFP chacun de leur côté depuis des années, et il y a donc aujourd’hui presque autant de modèles que de types de contrats. Malheureusement la multiplication de ces MFP de différentes marques et modèles pose des problèmes de maintenance et de gestion, et limite souvent l’usage d’un MFP à celui d’une photocopieuse, car qui dit fonctions avancées dit serveur intégré dans le système d’information UNIL. C’est en partant de ce constat, grâce à l’expérience acquise dans le projet PrintUNIL, que le Ci lance maintenant le service PrintOffice.

Les atouts de PrintOffice

PrintOffice est un projet qui s’inscrit dans une démarche de gestion centralisée des impressions effectuées sur le campus. L’idée est de proposer aux facultés et services un catalogue restreint à l’essentiel d’imprimantes de type MFP, et de réduire ainsi les coûts d’impression et de maintenance du matériel. Les adhésions à PrintOffice sont conclues par le biais d’un contrat qui définit le partage des responsabilités entre le Ci et les facultés et services de l’UNIL. Le Ci gère et assume les coûts de l’infrastructure, le bénéficiaire ne paie que les copies (et les frais uniques d’installation).

Noir-blanc Couleur
Faibles volumes MFP 1 MFP 2
Gros volumes MFP 3 MFP 4

Quatre modèles de MFP suffisent pour couvrir l’essentiel des besoins d’impressions de la communauté UNIL !

Concrètement, PrintOffice permet aux services et facultés qui souhaitent l’adopter :

  • d’économiser de l’argent (le Ci centralise les contrats et obtient des prix intéressants)
  • de disposer de statistiques d’impression
  • de réduire le gaspillage et de garantir la confidentialité de documents sensibles grâce à l’impression après authentification (selon une étude Ipsos de 2010, environ 20% des pages imprimées sans impression sécurisée sont immédiatement jetées)
  • d’avoir moins d’imprimantes (un MFP remplace plusieurs petites machines)
  • de disposer de machines plus fiables
  • d’adopter un comportement plus responsable et écologique vis-à-vis du besoin d’impression.

En plus des ces avantages, la solution PrintOffice offre les fonctionnalités suivantes :

  • impression en noir-blanc, en couleur, en recto ou en recto-verso
  • photocopie en noir-blanc, en couleur, en recto ou en recto-verso
  • scan avec OCR (reconnaissance optique des caractères), avec envoi du document vers la boîte email UNIL
  • sélection des options de finitions directement depuis l’imprimante
  • identification des utilisateurs par la Campus Card UNIL (impression sécurisée)

PrintOffice fonctionne selon le principe de l’impression itinérante. Toutes les impressions sont envoyées sur une imprimante virtuelle, elles seront ainsi disponibles sur tous les MFP du système PrintOffice.

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Aperçu de l’interface des imprimantes PrintOffice

PrintOffice m’intéresse, mais en pratique comment ça fonctionne ?

Afin d’apporter un nouveau service au plus proche des besoins du personnel de l’UNIL, le Ci a mis en place un pilote de mai à décembre 2013 en faculté des Lettres. Le système fonctionne et a plu. Nous avons d’ailleurs déjà reçu de nombreuses nouvelles demandes (FGSE, FTSR, CIG). PrintOffice rejoint donc le catalogue des services du Ci, puisque la communauté UNIL en a visiblement besoin.

Concernant l’installation de PrintOffice, que vous soyez sur Windows, Mac ou même sur un appareil mobile, la configuration est facile, voire même automatisée par une application (elle est un peu plus compliquée sur Linux, mais largement à la portée de la majorité des linuxiens). Vous allez pouvoir installer deux imprimantes :

  • PrintOffice (force l’impression en noir-blanc)
  • PrintOffice-Couleur.

La particularité de l’imprimante PrintOffice est de pouvoir imprimer sur un MFP couleur un document en noir et blanc à tout coup au prix noir-blanc. Cette possibilité est d’autant plus intéressante lorsque l’on sait qu’une page imprimée en couleur coûte environ 8 fois plus cher que son homologue monochrome. Il suffit d’un petit lien en couleur ou d’une image (parfois même en noir et blanc), pour que l’imprimante utilise de la couleur. Résultat, il est possible d’avoir imprimé une page qui visuellement n’a pas de couleur et pourtant l’imprimante aura utilisé un mélange de couleur pour imprimer en noir. En bref, l’imprimante PrintOffice permet de forcer l’utilisation du toner noir et ainsi de contourner ce comportement un peu déroutant. A l’opposé, l’imprimante PrintOffice-Couleur permet d’envoyer des jobs d’impression en couleur lorsque nécessaire.

Imprimer sur PrintOffice se fait presque comme d’habitude : il faut envoyer un job depuis votre ordinateur en sélectionnant l’imprimante PrintOffice ou PrintOffice-Couleur. Pour des raisons écologiques et économiques, toutes les impressions seront en recto-verso par défaut. Vous n’aurez ensuite qu’à vous authentifier à l’aide de votre Campus Card sur l’une des imprimantes du système pour retrouver vos documents. Vous pourrez évidemment aussi photocopier ou scanner selon vos besoins.

Dernière subtilité, si vous désirez utiliser des solutions de finitions avancées, comme l’agrafage, plus besoin de vous prendre la tête à chercher les bons paramètres dans les fonctionnalités d’un pilote d’impression souvent cryptique : vous pouvez modifier directement les options de finition sur l’écran de l’imprimante en profitant d’une interface plus claire.

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Comparaison entre le choix des finitions d’agrafage depuis l’imprimante PrintOffice (en haut) et depuis le pilote d’impression (en bas) : l’interface de l’imprimante est plus claire.

Alors, convaincu et prêt à rejoindre la communauté PrintOffice ? Dans ce cas il ne vous reste qu’à appeler notre help desk qui transmettra votre demande à qui de droit. Nous vous contacterons ensuite pour procéder à un rapide audit de votre parc d’imprimantes afin de vous proposer la solution PrintOffice adéquate.

Lien :
– présentation détaillée de PrintOffice