Un zeste de réseau social pour bien préparer son année de mobilité

par Anthony Guye-Vuillème, responsable pôle enseignement et recherche, Ci-UNIL

La consultation web des accords d’échange fait peau neuve et s’enrichit des commentaires des étudiants en mobilité.

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© olly – Fotolia.com

Une solution existante donnant satisfaction, mais vieillissante

Dès 2005, le Ci et le Service des relations internationales (RI) ont mis à disposition des étudiants, chercheurs et enseignants une application internet pour la consultation des accords d’échanges signés entre l’UNIL et ses institutions partenaires, afin qu’ils puissent trouver le plus facilement possible la destination de leurs rêves. Ce service s’adresse également aux étudiants d’autres universités souhaitant rejoindre l’UNIL – on les comprend ! – dans le cadre d’un séjour mobilité ; grâce à ce service, ils doivent pouvoir rapidement identifier les branches qui leur sont offertes en fonction de leur université d’origine. Cette application a toujours fonctionné à satisfaction, mais elle a fini par prendre de l’âge en termes de standards techniques, de présentation et d’ergonomie, et elle a donc été complètement réécrite cette année sur demande des RI.

La nouvelle consultation fait partie de la constellation d’applications Sylvia et exploite la base de données des accords d’échanges gérée par les RI via une application intranet dédiée. Cette base de données comprend environ 2’000 accords, dont 600 actuellement actifs, et regroupe des informations telles que les institutions concernées, les facultés, les disciplines Erasmus, la gestion des signataires et des personnes de contact, les flux prévus par catégorie de personne et niveau d’étude, les bourses mises à disposition, etc.

A l’occasion du développement de cette nouvelle mouture, certaines rubriques de la base de données intranet ont dû être revues. C’est notamment le cas du catalogue ISCED des disciplines Erasmus (établi par l’UNESCO), qui a été mis à jour. Un autre changement de taille a consisté en l’introduction d’une ou plusieurs branches UNIL au niveau de l’accord. La modification des disciplines Erasmus et l’introduction des branches UNIL a d’ailleurs eu un effet collatéral important sur l’application Mobilité, interfacée à la base de données des accords d’échange et utilisée par le Service des affaires socio-culturelles (SASC) pour gérer les étudiants mobiles, qui s’est retrouvée assez profondément impactée et – on l’espère – simplifiée et améliorée.

Une présentation, une ergonomie et des technologies récentes, ainsi que de nouvelles fonctionnalités

Trois entrées distinctes sont proposées pour les étudiants « OUT », les étudiants « IN » et les professeurs et chercheurs de l’UNIL ; dans chaque cas l’utilisateur se voit proposer un ensemble très complet de critères de sélection qu’il peut choisir de renseigner ou non suivant l’étendue de la recherche désirée. On y trouve par exemple :

  • la faculté
  • le niveau d’étude (Bachelor, Master, Doctorat, etc.)
  • la ou les branche(s) concernée(s)
  • la région (Afrique, Amérique du nord, etc.)
  • le pays
  • la ville
  • ou encore le délai de dépôt de candidature.
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Un formulaire de recherche riche et dynamique

Une fois la liste affichée, l’utilisateur a maintenant la possibilité de retrier à sa convenance les accords en fonction du critère de son choix, comme le type d’accord ou la branche, avant d’éventuellement l’imprimer. En plus de pouvoir accéder depuis cet affichage à la fiche détaillée d’un accord, il peut demander l’impression d’une série de fiches en une fois après les avoir sélectionnées avec des cases à cocher. La fiche elle-même est classique et reprend toutes les informations publiques saisies au niveau de l’accord, comme l’adresse de contact, une description du niveau de langue exigé, le délai de candidature, etc.

Une différence importante par rapport à l’ancienne version est que la recherche s’effectue dynamiquement au fur et à mesure de l’entrée des critères, par actualisation de la page déjà chargée, sans redirection ou rechargement. Un comptage du nombre d’accords trouvés se met à jour automatiquement et la liste des accords correspondants peut être obtenue à tout moment. Ce comportement est rendu possible par l’utilisation de technologies récentes comme HTML 5 et CSS 3, et la librairie jQuery joue également un rôle essentiel dans ce mécanisme.

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Une liste des accords trouvés
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La fiche d’un accord

Partager son expérience en ligne

Last but not least, une nouvelle fonctionnalité – déjà très appréciée – est disponible à partir de la fiche pour étudiants « OUT » : la possibilité de consulter l’évaluation et les conseils d’anciens étudiants ayant déjà effectué un séjour à la destination concernée. Chaque automne, le SASC, assisté du groupe Conseil et études du Ci, fait parvenir à l’ensemble des étudiants « OUT » de l’année un questionnaire par lequel une centaine d’informations sur les séjours Erasmus sont récoltées. Le taux de retour est plutôt satisfaisant, puisqu’en moyenne environ 200 étudiants y répondent chaque année sur un total de presque 500.

Les réponses ont été jusqu’à maintenant importées dans le système, mais dès cet automne c’est directement dans Sylvia que les étudiants introduisent leurs données. Pour chaque accord et chaque étudiant s’étant rendu à la destination concernée, ce sont une vingtaine d’informations qui sont affichées de manière anonyme sur une partie du site authentifiée et réservée aux membres de l’UNIL. Les questions sont regroupées en trois thématiques générales : formalités administratives, études et vie courante sur place. Quelques exemples de questions : « Le logement était-il réservé par l’université d’accueil ? », « Quels sont les points forts de l’université d’accueil ? », « Avez-vous des informations ou conseils à donner concernant la vie courante (coût des repas, des transports, budget mensuel à prévoir) ? » etc.

Cerise sur le gâteau : la possibilité offerte à l’utilisateur d’envoyer depuis l’application un message à l’étudiant ayant laissé l’évaluation, par exemple pour lui demander plus de détails sur un point particulier, ceci tout en garantissant l’anonymat de l’étudiant qui décide lui-même de répondre ou non à la sollicitation.

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Un extrait des réponses et conseils fournis par un ancien étudiant

Toujours plus loin…

La mise en production s’est bien passée et les retours sont, de manière générale, très positifs. Les RI ne sont toutefois jamais à cours d’idées, et le Ci est toujours enthousiaste quand il s’agit de simplifier la vie des étudiants et du personnel tout en contribuant à donner une image ouverte et dynamique de l’UNIL. C’est maintenant l’introduction d’une dimension géomatique dans le système qui est évaluée aux niveaux techniques et juridiques. Plus concrètement, le choix de la destination pourrait se faire par sélection et navigation sur une carte du monde affichant la position des universités partenaires, mais ceci est toutefois encore de la musique d’avenir.

Remerciements : l’auteur tient à remercier chaleureusement Marc Pilloud (RI) pour ses précieuses idées et l’important suivi effectué du côté utilisateur, ainsi que Léonard Décaillet et Martine Pichot (société Quod) pour leur travail de développement d’une grande qualité.

Liens :
accords d’échange pour étudiants et doctorants « OUT »
accords d’échange pour étudiants et doctorants internationaux « IN »
accords d’échange pour professeurs et chercheurs
www.unil.ch/echanges