La repro se mue en centre d’édition

par Patrice Fumasoli, responsable reprographie, Ci-UNIL

La repro vous accueille désormais dans des locaux neufs équipés des machines les plus récentes. Récit d’un saut quantique.

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© Goss Vitalij – Fotolia.com

Il était une fois un centre d’impression…

L’UNIL dispose d’un centre de reprographie depuis son installation sur le campus de Dorigny, soit depuis des temps immémoriaux. Si à l’époque le fin du fin consistait à reproduire en noir et blanc de grandes quantités de documents parfois reliés sommairement, au 21e siècle les besoins ont évolué. La faute à l’informatique, aux imprimantes laser toujours plus performantes, aux méthodes d’enseignement qui voient les enseignants se contenter d’indiquer à leurs élèves où télécharger des supports de cours au lieu de les faire imprimer pour les distribuer en début de leçon.

…qui devait faire sa mue

Au cours de l’été 2009 le centre de reprographie a été intégré au Centre informatique. L’UNIL avait réalisé qu’un centre d’impression synonyme de photocopieuse géante avait fait son temps. L’heure était-elle à la modernisation ou à la suppression pure et simple, PrintUNIL suffisant peut-être pour produire les supports de cours à la demande ?

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Depuis 2011 PrintUNIL imprime plus que la repro devenant de facto le nouveau centre d’impression de l’UNIL (production de supports de cours de qualité basique). Le succès de ce service repose sur sa décentralisation et sa disponibilité universelle : laptops, smartphones, tablettes, bornes internet, salles de cours.

…pour retrouver sa place dans l’UNIL du 21e siècle

L’évolution d’une reprographie est conditionnée par les délais de résiliation des contrats la liant à ses fournisseurs. Pour imprimer beaucoup et vite il faut en effet disposer de machines volumineuses, coûteuses et pilotées par du personnel qualifié. Le Ci n’a pu modifier que quelques paramètres du contrat signé avec Xerox en juillet 2009. L’impression couleur avait tout de même été ajoutée, et le coût de la page baissé. 3 locaux distincts composaient le service, et des travaux avaient été entrepris pour n’en conserver que 2 (production et accueil/vente). L’idée était de créer des synergies, de limiter la fragmentation dont le service souffrait à l’époque.

La période 2009-2013 a donc été un « round d’observation » (annoncé dans le numéro 26 d’i-Ci, notre ancien journal en ligne), de tests de nouvelles prestations et de mise en place de méthodes de gestion modernes, basées sur des outils informatiques. Pour la rentrée de septembre 2013 le Ci avait toutes les cartes en main pour mettre radicalement à jour son service de reprographie.

Le Ci a une offre qui couvre bientôt l’ensemble des besoins d’impression de l’UNIL (dès l’année prochaine le Ci proposera également PrintOffice, un service de gestion clé en main pour les volumineuses imprimantes multifonctions des facultés et services). Un cas à ma connaissance unique dans les universités suisses :

Prestation 2009 2013
Impression centralisée reprographie Ci
Photocopieurs de couloir Unibat Ci (le même appareil a les 2 fonctions)
Impression décentralisée
(automates PrintUNIL)
Ci
Copy Shop Ci
Impression grand format Unicom Ci
PAO (pour les facultés) Unicom Ci

Ceci permet de proposer une offre d’impression cohérente, allégée de multiples doublons, par conséquent moins coûteuse, plus écologique et… plus facile d’emploi !

…il fallait se mettre à la page

La repro, pour retrouver un rôle utile à l’UNIL, devait se spécialiser et proposer à la communauté des services à valeur ajoutée. Ce qui revient à répondre à la question : qu’est-ce qu’une imprimante multifonction ne peut pas, et ne pourra jamais faire ?

L’UNIL du 21e siècle est une véritable « usine du Savoir » qui produit du texte, en grande quantité. Chaque cours a son polycopié, chaque séminaire a son dossier, chaque étudiant écrit un mémoire, voire une thèse. Les associations ou les nombreux colloques décorent les murs de posters, et les tables des cafétérias de flyers. Sans oublier les couloirs de sections aux vitrines qui exhibent les publications scientifiques.

Si en 2013 le sujet de la disparition du papier est à la mode, force est de constater que pour l’instant il n’en est rien. Les étudiants impriment chaque année plus sur les automates PrintUNIL (9.5 millions de pages A4 en 2012 pour plus de 10’000 utilisateurs différents). La repro imprime un volume stable de 8 millions de pages A4 par an depuis 2008, le tiers étant des supports de cours (polycopiés). L’étudiant d’aujourd’hui utilise son ordinateur pour télécharger ses supports de cours sur internet pour les imprimer sur PrintUNIL, le processus d’apprentissage se faisant toujours sur papier. Il produit également des documents de travail qu’il imprime sur PrintUNIL. Les documents importants qui nécessitent une qualité ou une finition supérieures (mémoires, thèses, …) sont produits à la repro. Si un jour l’école n’utilisait plus que des tablettes, alors le papier aurait vécu. Mais, pour qui connaît le monde de l’enseignement primaire et secondaire, ce jour semble encore bien lointain. Quant au livre papier son avenir ne semble pas menacé, même à moyen terme. L’objet est beau, prestigieux, pratique, ne consomme pas d’électricité, ne tombe pas en panne, ne coûte pas cher, est composé d’éléments recyclables et… peut être prêté à un ami qui n’aura pas besoin d’acheter une liseuse compatible pour le lire.

…en engageant des personnes dotées de nouvelles compétences

Qui dit édition dit impression de qualité, reliure premium et PAO (Publication Assistée par Ordinateur). Dans l’équipe de la repro 2009 les compétences PAO étaient absentes et le savoir-faire dans les mains d’un fournisseur externe. Aujourd’hui les compétences ont été internalisées, un imprimeur et un polygraphe ont été engagés. Car les meilleures machines du monde ne servent à rien sans les bonnes personnes.

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L’équipe actuelle qui anime la repro. De gauche à droite : Béatrice Regamey, Patrice Fumasoli, Manuel Girardin, Joël Brechbuehl, David Strummiello.

….en bâtissant de nouveaux locaux

La construction de Géopolis a induit un redéploiement des facultés et des services, dans un esprit de défragmentation. L’Anthropole est fortement impacté par ce processus. Le Ci a donc saisi cette opportunité pour demander un local unifié pour sa reprographie et son antenne help desk du quartier Dorigny.

La repro reste au niveau 2 de l’Anthropole, mais se déplace de quelques mètres. Elle perd quelques mètres carré dans l’aventure, mais disposer d’un local unifié permet de faire mieux avec moins de surface.

3 espaces composent désormais l’antenne du Ci à l’Anthropole 2088 :

  • atelier de production
  • copy shop
  • bureaux (repro/PAO + help desk Dorigny)

…en louant de nouvelles machines au service de nouvelles méthodes

La sélection de nouvelles machines fut un exercice délicat. Entre limites budgétaires, limites spatiales (le local de production ne mesure que 12 mètres de long pour 7 mètres de large) et contraintes fonctionnelles…l’exercice tourna vite à la partie de Tetris ou de Rubix cube ! La mise en concurrence de plusieurs fournisseurs permit également d’amener de nouvelles idées, et de tirer les prix vers le bas.

Nous avons choisi de louer le matériel, afin de maîtriser les coûts et de disposer à long terme des machines les plus récentes. L’idée était de ne payer que ce que l’UNIL consomme réellement : fini donc les contrats qui comprennent des volumes forfaitaires synonymes de stress et de perte d’argent (soit vous dépassez le volume annoncé et payez un supplément, soit vous ne le dépassez pas et offrez au fournisseur x milliers de copies).

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Notre nouvelle ligne de production noir-blanc est capable de tourner à la cadence infernale de 288 pages/minute. Le module de finition Watkiss permet de produire en ligne ou hors ligne des documents agrafés, dos écrasés, avec impression sur la tranche.

Au final nos 2 lignes de production noir-blanc ont été remplacées par une seule plus efficace, et l’imprimante couleur bureautique par 2 imprimantes couleur de classe production. Une machine permettant de produire du livre de poche à la demande a également été sélectionnée. Le recours massif au A3 plié en deux (oui, ça fait du A4) permet de proposer des documents moins chers à la finition plus proche du livre. Les dos de l’équipe n’ont pas été oubliés, puisqu’un chariot qui éjecte le papier à hauteur d’homme (ou de femme !) a aussi été choisi.

…pour devenir un centre d’édition

La repro de l’UNIL peut désormais proposer des produits de haute qualité, comme les nouveaux polycopiés qui ont un look UNIL. En 2003 le Ci avait réalisé l’unification de l’apparence des sites web de l’institution grâce à l’adoption de Jahia, un outil de CMS. En 2013 la repro fait pareil avec les supports de cours, afin de renforcer l’identité et le rayonnement de l’institution.

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Les polycopiés UNIL ont désormais un look officiel, le nom du cours imprimé sur la tranche, et sont dotés d’une reliure agrafée moins chère et plus résistante que la bande thermocollante. Le tout a été réalisé en interne, de la conception à la production.

Posters, impression de masse en noir-blanc et couleur, production de livres à la demande, PAO : la repro est désormais LE partenaire pour tous les besoins de l’UNIL en matière d’impression. Un partenaire tourné vers l’avenir, tant au niveau des services que des produits pensés pour (vous ?) permettre de faire la meilleure impression possible.