OLGA, un outil au service des archives

par Raphael Mottier, consultant en systèmes d’information, Ci-UNIL

Mais que sont les « archives » de l’UNIL et qui est OLGA ? Retour sur les aventures peu ordinaires d’un informaticien au pays des archives.

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© Vladislav Ociacia – Fotolia.com

Un service des archives à la pointe de la technologie

Le Service des archives de l’UNIL (SAUL) existe officiellement depuis 2004, bien que les prémices d’un tel service remontent à 1991 déjà, à l’époque de l’ancien Rectorat.

Sa mission est multiple : non seulement conserver les documents produits par l’université, mais également valoriser ces informations en les mettant au service des autres unités, car, croyez-le ou non, les archives ne sont pas que de vieux documents fragiles et poussiéreux qui n’intéressent que les historiens.

Outre les documents administratifs usuels, le SAUL conserve des milliers de photographies, d’affiches et de vidéos, et plusieurs centaines d’objets de toute nature : médailles, bustes, sceaux, etc. Une bibliothèque historique est également disponible au PAT et aux chercheurs, avec des livres racontant l’université et des collections de publications produites sur le campus… L’InfoCi, cela ne vous rappelle-t-il pas quelque-chose ? Il s’agit du journal papier que le Ci a édité jusqu’en 2003, date de sa mue digitale.

La particularité du SAUL n’est pas tant à chercher du côté de sa mission, mais plutôt dans les outils que ce service met en œuvre pour y arriver.

C’est ainsi qu’un centre de numérisation a été créé en 2010 pour scanner des documents à l’interne comme à l’externe, que des expositions virtuelles ont été créées à l’occasion d’évènements particuliers sur le campus, et que des bases documentaires et un portail d’archives numérisées ont été mis à la disposition du public sur le web.

Peu de hautes écoles en Suisse disposent d’un service d’archives aussi développé que celui de l’UNIL.

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Les archives sous toutes leurs formes
© Jonathan Matray – UNIL, Service des archives

Une méthodologie de gestion de projet éprouvée

La gestion des archives est une activité qui existe depuis l’antiquité et qui a su retrouver ses lettres de noblesse à la fin du Moyen Âge. Présente aujourd’hui sous les termes techniques de Records management ou de GID, cette activité ne consiste pas uniquement à stocker tous les documents produits par une organisation.

En règle générale, seul 20% des documents est conservé de manière permanente, pour l’Histoire, le reste étant purement et simplement détruit une fois la durée d’utilité légale ou administrative échue. Si cette sélection peut paraître arbitraire, elle s’appuie toutefois sur la législation en vigueur et sur les besoins des unités productrices de ces documents : rien n’est détruit sans leur accord !

Le SAUL a ainsi pour objectif de veiller à la bonne gestion et conservation des documents produits dans l’ensemble des services, facultés et instituts de l’UNIL. Quel volume cela représente-t-il, me demanderez-vous ? Imaginez que vous aligniez bout à bout tous ces documents, vous auriez de quoi en faire le tour du campus… et cela ne comprend bien sûr pas les documents électroniques précieusement stockés sur les serveurs du Ci.

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3km linéaires d’archives, de quoi faire le tour du campus ! Source : Google Maps

Gérer autant d’informations nécessite donc de recourir à un outil professionnel, raison pour laquelle le SAUL a lancé au printemps 2011 le projet OLGA (acronyme pour OutiL de Gestion des Archives), dont l’objectif est de mettre en place un outil informatique permettant de gérer et de décrire l’ensemble des archives physiques et électroniques de l’UNIL dans les 3 à 5 ans à venir.

Avec un tel objectif et la charge de travail que cela implique, il s’est vite avéré nécessaire d’appliquer une méthodologie de gestion de projet qui soit sûre et efficace sur la durée. La méthode PMI proposée par le Ci était donc toute indiquée.

Au-delà des attentes, une implication de chacun

La phase d’élaboration du projet a duré près de 10 mois, durant lesquels les besoins des archivistes ont été analysés, le périmètre des fonctionnalités et des utilisateurs défini, la planification du projet en temps, en ressources humaines et en ressources financières évaluée.

Ce n’est finalement qu’au début de novembre 2011 que le projet a pu être validé par son COPIL (COmité de PILotage), avec l’accord de principe de la Direction de l’UNIL et des Archives cantonales vaudoises, dont le SAUL était dépendant jusqu’alors.

Ceci fait, le projet a pu entrer dans sa phase de réalisation. Suite à la rédaction du cahier des charges et à l’appel d’offres ciblé auprès de 13 fournisseurs en Suisse, en France et en Belgique, trois candidats ont été sélectionnés et auditionnés en octobre 2012 par une équipe d’experts aussi hétérogène qu’efficace [NDLA : merci à eux]. Le choix s’est finalement porté sur la société Klee Group et son progiciel Spark Archives.

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Spark Archives, le portail d’archivage hybride – Source : Spark Archives

Ce choix n’est finalement pas si anodin, car les attentes liées au projet OLGA sont multiples. Outre la gestion des archives physiques, c’est toute la problématique des archives électroniques qu’il convient d’anticiper. Spark Archives répond ainsi bien à ce besoin en offrant une gestion complète et transparente des archives physiques et électroniques, ainsi que des possibilités d’interconnexion avec des systèmes tiers comme des outils de GED ou des ERP comme SAP.

Un autre point essentiel est sa capacité à permettre aux unités de gérer elles-mêmes leurs propres archives avant de les verser au SAUL. Là encore, le progiciel choisi permet un pré-archivage des dossiers par les utilisateurs et simplifie les processus de transfert des documents entre les unités et le SAUL.

Enfin, le but d’un tel outil est non seulement de gérer, mais également de capitaliser les informations et de les mettre à la disposition des unités et des chercheurs. Une gestion minutieuse des accès et une plateforme web rapide et efficace, voilà ce que nous promet également Spark Archives.

Rendez-vous est donc donné en 2014 lors d’un prochain article de CiNN pour voir si ces attentes auront pu être comblées, et ainsi faire le point sur la réussite (ou non) du projet OLGA.