Cartographier pour représenter et piloter un système d’information

par Dominique Verguet, urbaniste du système d’information, Ci-UNIL

« Un système d’information est un ensemble organisé de ressources (…) permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (…) dans et entre des organisations » Robert Reix

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Connaître le système d’information pour mieux le piloter, l’organiser et en maîtriser les changements

Le système d’information (SI) est au cœur du fonctionnement de l’institution, il s’inscrit dans une dimension stratégique de l’UNIL et son efficacité en conditionne les performances.

Depuis plusieurs années notre système d’information connaît une imbrication et un empilement d’applications ainsi que de nombreux développements spécifiques qui rendent une visibilité d’ensemble et une évolution compliquées. La direction informatique a pris conscience de la nécessité de modulariser et de décomplexifier son système d’information afin d’en simplifier la gestion, de le rendre plus rapide pour qu’il réponde mieux aux besoins métiers, en résumé, un système d’information plus évolutif et moins coûteux qui saura répondre avec souplesse tant aux évolutions du métier lui-même qu’à celles des technologies de l’information.

Il ne faut pas assimiler système d’information à système informatique. La cartographie est un référentiel d’entreprise et la démarche proposée concerne non seulement la dimension informatique et applicative, mais aussi les dimensions stratégiques, métier, fonctionnelle et organisationnelle. La cartographie vise à représenter un ensemble structuré de tous les éléments qui contribuent à la gestion de l’information dans l’institution que cet ensemble soit informatisé ou non, en totalité ou en partie.

Les objectifs visés par le Centre informatique dans la mise en place de ce référentiel sont :

  • de décrire, en collaboration avec les services, les processus de l’université et faciliter leurs interactions dans le cadre de la recherche de performances et de l’amélioration des fonctionnements
  • de mettre en cohérence les ressources informatiques (application, service, …) avec l’organisation et réciproquement afin d’harmoniser la gestion fonctionnelle et technique et résoudre les dysfonctionnements, les redondances, les trop faibles taux d’utilisation et les incohérences, de développer la mutualisation, et d’accroître la modularité
  • de faciliter la maintenance évolutive en identifiant aisément les conséquences d’une modification d’une partie du système d’information sur le reste du système
  • d’avoir un langage commun facilitant la visibilité et la réutilisation des concepts et des objets du référentiel
  • de restituer ce référentiel et les éléments cartographique adéquats avec les métiers (Unisis, direction, services, …)
  • d’aider à la conduite du changement.

Pourquoi outiller la cartographie ?

La cartographie doit constituer un outil clé pour notre institution et pour qu’elle le reste, sa maintenance et sa mise à jour sont indispensables. Pour cela, il est fondamental de construire une cartographie aux caractéristiques et règles de modélisation bien précises : exactitude, cohérence des modèles, complétude, uniformité du langage, clarté de diffusion et communication.

L’investissement lié à la réalisation des cartes doit être pérennisé par leur mise à jour régulière et surtout intégrée au fonctionnement courant de l’institution, seule condition de leur utilité. Pour garantir cette pérennisation et faire du système d’information un atout, le Centre informatique a fait le choix de l’outil Mega Suite afin de poser les fondements de la construction d’un référentiel d’institution. Contrairement aux outils bureautiques, Mega, qui est un progiciel de cartographie, permet une modélisation multi-couche avec une navigation possible entre cartes, et facilite les analyses d’impact ou analyses croisées et la restitution des informations à toute l’institution.

La démarche et les règles de modélisation

La cartographie d’un système d‘information est à la fois basée sur une approche méthodologique et sur une démarche de communication.

La modélisation comme langage et norme de représentation permet d’analyser, de comprendre et de décomposer un système souvent complexe et abstrait afin de le borner à un ensemble d’objets finis mesurables et maîtrisables.

Cette approche peut être réalisée pour décrire les systèmes existants ou les systèmes cibles. C’est un outil de communication et validation des idées sous une forme commune à l’attention d’une MOE (Maîtrise d’OEuvre) et MOA (Maîtrise d’OuvrAge).

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Plusieurs modèles sont possibles pour une même réalité. Le modèle doit être une représentation simplifiée d’un système réel dans une perspective précise et un objectif précis. Ces 2 critères dirigent le choix de la modélisation : une convention de modélisation a été établie par le Centre informatique pour la mise en place des différents modèles nécessaires à la représentation de notre système.

Le choix du Centre informatique est de considérer les 3 niveaux de vision d’un SI :

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L’entretien d’une cartographie est essentiel pour en faire un bien durable

La démarche cartographique se veut intégrée dans le fonctionnement courant de l’institution en tant qu’outil de pilotage des évolutions. Un tel projet s’inscrit donc dans un axe de communication globale, puisqu’il vise à s’assurer de l’adhésion de la direction de l’UNIL et de l’ensemble des responsables d’unités.

La construction d’un référentiel cartographique nécessite :

  • de collecter les informations
  • d’évaluer la pertinence des ces informations et les pondérer
  • de structurer et organiser ces informations
  • d’entretenir ces informations.

Des mises à jour suivies et régulière de la cartographie s’imposent. Il est indispensable que chaque évolution du système d’information y soit consignée : le Centre informatique va donc instaurer un processus de mise à jour de cette cartographie au cours du cycle de vie de chaque projet et de façon autonome comme un projet à part entière.

Concrètement, la cartographie est un référentiel d’entreprise et sa réalisation se mène comme un projet métier transverse, avec ses propres spécificités. La cartographie est pilotée par l’architecte du SI qui assurera et réalisera les mises à jour du référentiel à la demande des membres des équipes projet. Sa mise en place nécessite un engagement fort car beaucoup d’acteurs différents sont impliqués. La cartographie est une culture qui doit être partagée par tous les membres des équipes projets (MOA, MOE, analystes, développeurs).

Le succès du projet de cartographie repose sur trois grands principes :

  1. utile
  2. utilisé
  3. utilisable.

Tel doit être le fil conducteur qui conditionne l’exploitation et la maintenance du référentiel. En d’autres termes, ces principes doivent être appliqués selon les orientations et axes stratégiques de l’université en cohérence avec les besoins d’évolutions de l’institution.

Pour conclure …

La cartographie as is est un outil indispensable pour construire la cible to be et faire une analyse d’impact sur le système.

« Informer c’est fournir des représentations pour résoudre des problèmes »
Robert Reix